123

Министерство внутренних дел Российской Федерации

Белгородский юридический институт

Дрога А.А., Прокопенко А.Н.

ОСНОВЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Учебно-методическое пособие

Белгород - 2012

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Учебно-методическое пособие предназначено для приобретения теоре-

тических знаний и практических умений и навыков оформления организацион- но-распорядительной документации машинописным способом и с использованием современной компьютерной техники, в применении стандартных программных продуктов для автоматизации делопроизводственной деятельности.

Данное пособие содержит необходимую информацию о документировании деятельности подразделения ОВД и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методи- ческих материалов.

Знание вопросов современного документирования практической деятельности и организации работы с документами поможет выпускникам работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении управленческих задач и задач борьбы с преступностью.

Содержание учебно-методического пособия:

теоретический материал; порядок проведения практических занятий;

задания для самоподготовки курсантов; задания для контрольной работы; вопросы для подготовки к итоговому занятию.

Входе занятия необходимо выполнить задания, предусмотренные разделом «Задание на занятие».

Порядок проведения практических занятий.

Курсанты проходят все занятия в порядке, указанном в учебно-методи- ческом пособии.

Впроцессе самоподготовки необходимо:

изучить теоретические вопросы, используя материалы учебно-методи- ческого пособия и рекомендуемую литературу;

выполнить индивидуальные задания; подготовиться к выполнению практических заданий;

подготовить вопросы по каждой теме, которые необходимо уточнить в ходе соответствующего практического занятия.

Отчетность. Работа курсанта оценивается полученными в ходе занятия теоретическими знаниями и качеством выполнения практических заданий. По итогам выполнения каждого задания преподаватель ставит отметку.

3

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство ведется в соответствии с государственными стандар-

тами: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6_30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В Министерстве внутренних дел Российской Федерации в соответствии с

Приказом МВД РФ от 20.06.2012 №615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

Документационное обеспечение управления – вид служебной деятель-

ности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

Современное делопроизводство включает:

обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации – система документации,

созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Организация работы с документами – это обеспечение движения до-

кументов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хра-

4

нения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

В Министерстве внутренних дел Российской Федерации организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления осуществляется управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства и режима, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел. Ответственность за состояние документационного обеспечения управления возлагается на руководителей органов внутренних дел.

2. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

При оформлении документов необходимо соблюдать: правила, обеспечивающие их юридическую силу; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; качество как исторических источников информации.

При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

1.Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.

2.Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.

3.Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

4.Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться

водном и том же значении.

5.Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

6.Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах.

7.Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

8.В документе не должно быть помарок и исправлений.

Каждый документ, как правило, оформляется на бланках и должен иметь строго определенный комплект реквизитов (составных элементов), также стабильный порядок их расположения. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида.

ГОСТ Р 6_30-2003 устанавливает три вида служебных бланков для ор- ганизационно-распорядительных документов:

общий бланк; бланк письма;

5

3. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

01 - государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста-

новки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18- заголовок к тексту;

19- отметка о контроле;

20- текст документа;

21- отметка о наличии приложения;

22- подпись;

23- гриф согласования документа;

24- визы согласования документа;

25- оттиск печати;

26- отметка о заверении копии;

27- отметка об исполнителе;

28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29- отметка о поступлении документа в организацию;

30- идентификатор электронной копии документа;

31– гриф ограничения доступа к документу.

Каждый документ имеет присущий только ему набор реквизитов, однако в любом документе можно условно выделить следующие три части: заголовочную (реквизиты 1-17), содержательную (реквизиты 18-21) и оформляющую (22-31).

Реквизиты 1-14 заголовочной части используются при разработке бланков организационно-распорядительных документов (ОРД) и могут располагаться вдоль верхней стороны листа (продольное расположение) или в левом верхнем углу стандартного листа бумаги (угловое расположение). Способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей даны в схемах на стр. 8-9.

По назначению реквизиты принято делить на две группы. К первой группе относятся реквизиты, несущие сведения только о самом документе: автор, дата, регистрационный номер, подпись, наличие приложения и др. Эта группа реквизитов обязательна для придания документу юридической силы. Ко второй группе относится наиболее важный реквизит – текст документа, отражающий различные вопросы управления, объективной и мыслительной деятельности человека.

7

4. СХЕМА УГЛОВОГО РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

8

5. СХЕМА ПРОДОЛЬНОГО РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

9

6. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

1, 2. Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов центрировано относительно наименования организации. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации». Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ регламентируется соответственно с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021) и с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланках документов, создаваемых

внегосударственных структурах, герб не изображается.

3.Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации или товарного знака (помещается в соответствии с уставом (положением об организации)). При наличии на бланке герба эмблема или товарный знак не воспроизводится. Эмблема или товарный знак располагается на верхнем поле документа центрировано относительно наименования организации. Допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне реквизита «Наименование организации». В МВД России в качестве эмблемы используется специальный знак.

4-7. Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юриди-

ческого лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины по-

становки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор.

8.Реквизит «Наименование организации» указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сокращенное или иноязычное наименование может помещаться на бланке вслед за полным наименованием организации на русском языке. Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций – субъектов РФ. При наличии у предприятия вышестоящей организации, ее на-

10