123
.pdf
8. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Документы после исполнения группируются в дела. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов, которая закрепляется в номенклатуре дел.
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в органе внутренних дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является основным регистрационным документом дел текущего года и основанием их регистрации после окончания ведения в журнале учета законченных производством дел. Порядковые номера дел по номенклатуре дел являются номерами дел текущего года. Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационнопоисковой системы и является основным учетным документом дел текущего года.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в IV квартале текущего года, утверждается руководителем подразделения и вводится в действие с 1 января. При большом количестве дел им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:
к делам приобщаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела и документы, переходящие сроком исполнения на последующий год);
документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных правовых актов МВД России;
вдело включается по одному экземпляру каждого документа;
вделах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле; по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не бо-
лее 40 мм. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и далее.
Несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют заголовку номенклатурного дела. Распорядительные документы группируются в номенклатурные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела. Плановые и отчетные документы включаются в
21
дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления. Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении – в дела последнего года. Письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению.
Оформление дел осуществляется при их заведении и по окончанию года. Оформление дел включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке; приобщение документов в дело; нумерацию листов; составление внутренней описи документов, находящихся в деле; заверительного листа. Оформление дел производится сотрудниками подразделений делопроизводства и режима и других структурных подразделений органа внутренних дел, ответственных за ведение дел. На обложке дела указывается гриф секретности, соответствующий наивысшей степени секретности документов, находящихся в нем, наименование органа внутренних дел и структурного подразделения, номер дела и тома, заголовок дела, дата заведения и окончания дела и срок хранения. Законченное производством дело (том дела) сброшюровывается, на его обложке проставляется дата окончания и инвентарный номер по журналу учета законченных производством дел.
9. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
Контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах. Осуществление контроля является одной из основных обязанностей всех должностных лиц. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.
Контроль исполнения поручений включает:
систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек;
периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений;
осуществление по указанию соответствующих руководителей проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада руководителям;
подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.
На документах, подлежащих контролю проставляется штамп «Контроль», «Особый контроль» и заполняется контрольная карточка в двух экземплярах, после чего подлежащий контролю документ вместе со вторым экземпляром контрольной карточки направляется в соответствующие структурные подразделения, как правило, в день регистрации, а срочные – немедленно.
22
Поручение подлежит выполнению в срок, указанный в контрольной карточке или резолюции соответствующего руководителя. Поручения без указания конкретной даты выполнения, имеющие пометку «Весьма срочно», исполняются в наиболее короткий срок, но не более 3 дней, с пометкой «Срочно» – в 3- дневный срок, имеющие пометку «Оперативно» – в 10-дневный срок, а остальные – в срок не более одного месяца (срок исчисляется с даты подписания поручения). Персональную ответственность за своевременное выполнение поручения несет руководитель подразделения, указанный в резолюции. Снятию с контроля подлежат поручения, по которым выполнены содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы и направлены ответы всем заинтересованным адресатам, результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение.
ФАКУЛЬТАТИВНОЕ ЗАНЯТИЕ № 1
Порядок подготовки и оформления документов. Состав реквизитов документа
Цель: Изучение основных требований при подготовке и оформлении документов. Изучение состава реквизитов документа. Получение навыков расположения реквизитов.
Учебные вопросы:
1.Порядок подготовки и оформления документов.
2.Состав реквизитов документа.
Задание на занятие:
Изучить порядок подготовки и оформления документов, виды служебных бланков для организационно-распорядительных документов.
Изучить состав реквизитов документа.
Порядок проведения занятия.
Вначале занятия преподаватель проверяет наличие обучаемых в учебном взводе, объявляет тему и цели занятия.
Курсанты изучают цели занятия, учебные вопросы, задания, после чего преподаватель осуществляет групповое рассмотрение изученных вопросов.
Втечение 40 минут курсанты под руководством преподавателя изучают порядок подготовки и оформления документов. Во второй половине занятия под руководством преподавателя разбирается состав реквизитов документа. Разбор проводится на доске одним из обучаемых. При этом особое внимание уделяется таким реквизитам, как наименование вида документа, адресат, дата документа, текст, подпись и расшифровка подписи, гриф утверждения, гриф согласования. Реквизиты заголовочной части при выполнении задания не обязательны. В ходе занятия преподаватель указывает, что при оформлении документов необходимо соблюдать: правила, обеспечивающие их юридическую силу; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; качество как исторических ис-
23
точников информации. В конце занятия преподаватель проверяет выполненную работу, подводит итоги занятия. Задание на самоподготовку преподаватель выдает индивидуально каждому курсанту, с учетом его подготовленности.
ЛИТЕРАТУРА
Основная
1.Приказ МВД РФ «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» от 20.06.2012 № 615.
2.Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ // СЗ РФ. 31.07.2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448.
3.Приказ МВД РФ «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации» от 04.12.2006 № 987.
4.Приказ МВД РФ «Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России» от 22.09.2006 № 750 // Российская газе-
та. 23.11.2006. № 263.
5.Постановление Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие Государственного стандарта РФ» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003») от 03.03.2003 № 65-ст. - М., 2003 (Требования к оформлению документов).
6.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28). - М., 1998.
Дополнительная
1.Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 № 59-ФЗ // СЗ РФ. 08.05.2006. № 19. Ст. 2060.
2.Оформление документов: методические рекомендации на основе ГОСТ
Р6.30-2003.
3.Акапьев, В. Л. Основы делопроизводства и машинописи: учебное пособие / В. Л. Акапьев. – Белгород, 2000.
4.Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления: учебнопрактическое пособие / М. Ю. Рогожин. - М., 2009.
ФАКУЛЬТАТИВНОЕ ЗАНЯТИЕ № 2
Изучение схем расположения реквизитов
Цель: Приобретение знаний по расположению реквизитов на угловой и продольной схемах и получение навыков размещения текста в соответствии с ГОСТом.
Учебные вопросы:
1.Расположение реквизитов на продольной и угловой схемах.
2.Список реквизитов организационно-распорядительной документации.
24
Задание на занятие:
Изучить продольную и угловую схему расположения реквизитов. Изучить список реквизитов, используя теоретические сведения данного
пособия.
Порядок проведения занятия.
В начале занятия преподаватель проверяет наличие обучаемых в учебном взводе, объявляет тему и цели занятия.
Курсанты изучают цели занятия, учебные вопросы, задания, после чего преподаватель осуществляет групповое рассмотрение изученных вопросов.
В течение 20 минут под руководством преподавателя рассматривается порядок расположения реквизитов на угловой и продольной схемах. Разбор проводится на доске одним из обучаемых. Во второй части занятия курсантами самостоятельно изучают порядок оформления реквизитов документа. При этом осуществляется привязка к схемам расположения реквизитов. В конце занятия преподаватель проверяет выполненную работу, подводит итоги занятия. Задание на самоподготовку преподаватель выдает индивидуально каждому курсанту, с учетом его подготовленности.
ЛИТЕРАТУРА
Основная
1.Приказ МВД РФ «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» от 20.06.2012 № 615.
2.Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ // СЗ РФ. 31.07.2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448.
3.Приказ МВД РФ «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации» от 04.12.2006 № 987.
4.Приказ МВД РФ «Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России» от 22.09.2006 № 750 // Российская газета. 23.11.2006. № 263.
5.Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта РФ» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). - М., 2003 (Требования к оформлению документов).
6.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28). - М., 1998.
Дополнительная
1. Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 № 59-ФЗ // СЗ РФ. 08.05.2006. № 19. Ст. 2060.
25
2.Оформление документов: методические рекомендации на основе ГОСТ
Р6.30-2003.
3.Акапьев, В. Л. Основы делопроизводства и машинописи: учебное пособие / В. Л. Акапьев. – Белгород, 2000.
4.Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления: учебнопрактическое пособие / М. Ю. Рогожин. - М., 2009.
ФАКУЛЬТАТИВНОЕ ЗАНЯТИЕ № 3
Подготовка и оформление отдельных видов документов
Цель: Изучение основных требований при подготовке и оформлении документов. Получение навыков создания отдельных видов документов.
Учебные вопросы:
1. Создание приказа, рапорта, справки, телефонограммы, письма, выписки из протокола, заявления и акта.
Задание на занятие:
Изучить порядок создания приказа, рапорта, справки, телефонограммы, письма, выписки из протокола, заявления и акта.
Порядок проведения занятия.
Вначале занятия преподаватель проверяет наличие обучаемых в учебном взводе, объявляет тему и цели занятия.
Курсанты изучают цели занятия, учебные вопросы, задания, после чего преподаватель осуществляет групповое рассмотрение изученных вопросов.
Втечение всего отведенного времени курсанты под руководством преподавателя изучают порядок подготовки и оформления таких документов как: приказ, рапорт, справка, телефонограмма, письмо, выписка из протокола, заявление, акт. Разбор проводится на доске одним из обучаемых. В ходе занятия преподаватель указывает, что при оформлении документов необходимо соблюдать: правила, обеспечивающие их юридическую силу; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; качество как исторических источников информации. В конце занятия преподаватель проверяет выполненную работу, подводит итоги занятия. Задание на самоподготовку преподаватель выдает индивидуально каждому курсанту, с учетом его подготовленности.
ЛИТЕРАТУРА
Основная
1.Приказ МВД РФ «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» от 20.06.2012 № 615.
2.Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ // СЗ РФ. 31.07.2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448.
26
3.Приказ МВД РФ «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации» от 04.12.2006 № 987.
4.Приказ МВД РФ «Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России» от 22.09.2006 № 750 // Российская газета. 23.11.2006. № 263.
5.Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта РФ» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). - М., 2003 (Требования к оформлению документов).
6.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28). - М., 1998.
Дополнительная
1.Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 № 59-ФЗ // СЗ РФ. 08.05.2006. № 19. Ст. 2060.
2.Оформление документов: методические рекомендации на основе ГОСТ
Р6.30-2003.
3.Акапьев, В. Л. Основы делопроизводства и машинописи: учебное пособие / В. Л. Акапьев. – Белгород, 2000.
4.Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления: учебнопрактическое пособие / М. Ю. Рогожин. - М., 2009.
ФАКУЛЬТАТИВНОЕ ЗАНЯТИЕ № 4
Составление служебных документов Microsoft Word
Цель: Получение навыков создания отдельных видов документов в MS Word.
Учебные вопросы:
1. Создание приказа, рапорта и справки в MS Word.
Задание на занятие:
Изучить порядок создания приказа, рапорта и справки в MS Word.
Порядок проведения занятия.
В начале занятия преподаватель проверяет наличие обучаемых в учебном взводе, объявляет тему и цели занятия.
Курсанты изучают цели занятия, учебные вопросы, задания, после чего преподаватель осуществляет групповое рассмотрение изученных вопросов.
В течении всего отведенного времени курсанты под руководством преподавателя составляют в MS Word 3 документа: приказ, рапорт и справка в соответствии с продольной и угловой схемами расположения реквизитов. В конце занятия преподаватель проверяет выполненную работу, подводит итоги занятия. Задание на самоподготовку преподаватель выдает индивидуально каждому курсанту, с учетом его подготовленности.
27
ЛИТЕРАТУРА
Основная
1.Приказ МВД РФ «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» от 20.06.2012 № 615.
2.Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ // СЗ РФ. 31.07.2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448.
3.Приказ МВД РФ «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации» от 04.12.2006 № 987.
4.Приказ МВД РФ «Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России» от 22.09.2006 № 750 // Российская газета. 23.11.2006. № 263.
5.Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта РФ» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). - М., 2003 (Требования к оформлению документов).
6.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28). - М., 1998.
Дополнительная
1.Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 № 59-ФЗ // СЗ РФ. 08.05.2006. № 19. Ст. 2060.
2.Оформление документов: методические рекомендации на основе ГОСТ
Р6.30-2003.
3.Акапьев, В. Л. Основы делопроизводства и машинописи: учебное пособие / В. Л. Акапьев. – Белгород, 2000.
4.Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления: учебнопрактическое пособие / М. Ю. Рогожин. - М., 2009.
28
ВАРИАНТЫ ЗАДАНИЙ ДЛЯ САМОПОДГОТОВКИ:
Задание 1.
Составить письмо директору магазина стандартов № 5 о высылке наложенным платежом десяти экземпляров монографии А.Н. Кузнецовой «Машинопись и делопроизводство».
Задание 2.
Составить информационное письмо начальникам учебных заведений МВД России о перечне программных продуктов от имени Начальника Учебно-методического центра Главного управления кадров МВД России с приложением на десяти листах.
Задание 3.
Подготовить приказ начальника института о поощрении студента 522 группы Иванова К.Н.
Задание 4.
Составить благодарственное письмо родителям студента 527 группы Ковалева А.П. Бел ЮИ МВД России от имени начальника института.
Задание 5.
Составить информационное письмо о проведении в Бел ЮИ МВД России международной научно-практической конференции на тему «Проблемы современного делопроизводства».
Задание 6.
Составить акт инвентаризации кабинета информатики.
Задание 7.
Составить телефонограмму поздравления личного состава пятых курсов Бел ЮИ МВД России по случаю присвоения офицерского звания.
Задание 8.
Составить акт передачи персонального компьютера Pentium4 из учебного отдела на кафедру криминалистики Бел ЮИ МВД России.
Задание 9.
Составить письмо директору АО «Белэнергомаш» гражданину Н. по вопросу оказания технической помощи Бел ЮИ МВД России.
Задание 10.
Составить заявление с просьбой разрешить пользоваться Интернетом в ИОЦ института для подготовки курсовой работы студенту 532 группы Берегову А.Н.
Задание 11.
Составить письмо начальнику Бел ЮИ МВД России с просьбой провести курсы повышения квалификации для сотрудников МОБ.
Задание 12.
Составить выписку из протокола заседания суда чести.
ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИТОГОВОГО ЗАНЯТИЯ
Контроль знаний осуществляется с помощью компьютерной программы DЕSIGNER. Курсанты отвечают на вопросы, выбирая из перечня предложенных ответов правильные. Правильных ответов может быть любое количество – от одного до всех. Основное внимание необходимо обратить на внимательное чтение вопросов, поскольку в вопросе, как правило, содержится подсказка на правильный ответ (ответы). Вопросы, приведенные ниже, являются примерными. Формулировка вопросов в компьютерной программе будет другой, однако рассматриваемый материал будет полностью соответствовать указанным вопросам.
29
ПЕРЕЧЕНЬ ПРИМЕРНЫХ ВОПРОСОВ К ЗАЧЕТУ:
1.Что включает в себя понятие «делопроизводство»?
2.С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?
3.Какие способы документирования (запечатления информации) вам известны?
4.В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?
5.Где закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству?
6.Какое понятие «информации» используется документоведами и где оно закреплено?
7.Какое из определений документа вы считаете наиболее полным и по-
чему?
8.Что понимается под юридической силой документа?
9.Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?
10.Как вы понимаете процесс стандартизации документов?
11.Как вы понимаете процесс унификации документов?
12.Какие законодательные акты предписывают обязательность документирования информации?
13.Какие требования к документам изложены в законодательных актах?
14.Какие вопросы работы с документами регламентируются законодательными актами?
15.На кого возложено методическое руководство постановкой делопроизводства в стране?
16.Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству?
17.Какое значение имеет ГОСТ Р 6.30 – 2003? Требования к оформлению документов, его содержание?
18.Для чего составляются перечни документов с указанием сроков хра-
нения?
19.Какие нормативно-методические акты используют в работе с документами кадровые службы?
20.Кто разрабатывает нормативы времени на управленческие виды работ
икак они используются?
21.Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?
22.Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях.
23.Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.
24.Чем отличается общий бланк от бланка для письма?
25.Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «наименование организации»?
26.Что входит в состав реквизита «справочные данные об организации»?
27.Каковы порядок датирования документа и виды дат?
30