5.Создать выражение и нажать кнопку ОК. Поля с исходными данными следует выбирать не из таблиц, а из текущей формы.
6.Закрыть окно свойств.
|
Создание кнопок с помощью мастера |
С |
|
1. |
Открыть форму в режиме конструктора. |
2. |
Убед ться, что на панели элементов управления нажата |
кнопка Мастера, создать на форме элемент управления «Кнопка».
|
ли |
|
|
|
|
3. Выбрать категорию действий и само действие, нажать кнопку |
|||
Далее (Next). |
|
|
|
|
|
4. Ввести текст |
рисунок, располагаемый на кнопке, и на- |
||
жать кнопку Далее (Next). |
|
|
||
|
бА |
|
|
|
|
5. Задать мя кнопки и нажать Готово (Finish). |
|
|
|
|
Основные категор |
действий и сами действия описаны в табл. 4. |
||
|
|
|
Таблица 4 |
|
|
Категория |
Действие |
|
|
|
Переходы по записям |
Найти запись (Find Record) |
|
|
|
(Record Navigation) |
Первая запись (Go To First Record) |
|
|
|
|
Последняя запись (Go To Last Record) |
|
|
|
|
Д |
|
|
|
|
Предыдущая запись (Go To Previous Record) |
|
|
|
|
Следующая запись (Go To Next Record) |
|
|
|
Обработка записей |
Добавить запись (Add Record) |
|
|
|
(Record Operations) |
Сохранить запись (Save Record) |
|
|
|
|
Удалить запись (Delete Record) |
|
|
|
Работа с формой |
Закрыть форму (Close Form) |
|
|
|
(Form Operations) |
Открыть форму (Open Form) |
|
|
|
|
Печать формы (Print Form) |
|
|
|
Работа с отчетом |
Отправить отчет в файл (Send Report To File) |
|
|
|
(Report Operations) |
Печать отчета (Print Report) |
|
|
|
|
Просмотр отчета (Preview Report) |
|
|
|
Приложения |
Выйти из приложения (Quit Application) |
|
|
|
(Application) |
Выполнить приложениеИ(Run Application) |
|
|
|
|
Запустить MS Excel (Run MS Excel) |
|
|
|
|
Запустить MS Word (Run MS Word) |
|
|
|
Разное |
Выполнить запрос (Run Query) |
|
|
|
(Miscellaneous) |
Выполнить макрос (Run Macro) |
|
|
51
Отчеты
Конечным продуктом большинства баз данных является отчет. Отчеты можно вставлять в другие документы или непосредственно распечатывать. В формах и отчетах используется много одинаковых типов элементов управления, к тому же способы их разработки очень похожи. Поскольку в Access можно печатать как формы, так и отчеты, иногда трудно определ ться, что больше подходит для конкретного случая. Рассмотр м основные отличия форм и отчетов.
1. |
Формы предназначены для интерактивного использования, в |
||
то время как отчеты применяются для отображения или печати от- |
|||
С |
|
||
дельных ли |
тоговых значений для групп записей. |
||
2. |
Ввод |
редакт рование данных выполняется только в форме. |
|
3. |
В отчетах зап си можно отображать или печатать в группах, |
||
а формы этого делать не позволяют. |
|||
4. |
Отчеты не о |
просмотра в режиме таблицы. Воз- |
|
еспечивают |
|
||
можен только предвар тельный просмотр перед печатью и просмотр макета отчета в реж ме конструктора.
5.В отчете нельзя изменить значение исходных данных с помощью элементов управления на панели инструментов, как можно было делать с формами.
6.В многоколоночных отчетах количество колонок, их ширина
ипромежуток между ними определяются значениями, заданными в
диалоговом окне «Параметры страницы», а не элементами управления или свойствами, заданными в режиме конструктора.бА
АвтоматическоеДсоздание отчета
1.В окне базы данных выбрать вкладку Отчеты (Reports) и нажать кнопку Создать (New).
2.Выбрать один из пунктов: «Автоотчет: в столбец»
(AutoReport: Columnar) или «Автоотчет: ленточный» (AutoReport: Tabular).
3.Выбрать источник данных (таблицу или запрос) и нажать ОК.И
Создание отчета с помощью мастера
1. В окне базы данных перейти на вкладку Отчеты (Reports) и нажать кнопку Создать (New).
52
2. |
Выбрать пункт «Мастер отчетов» (Report Wizard). |
3. |
Выбрать источник данных (таблицу или запрос) и нажать ОК. |
4. |
Перенести в отчет поля таблицы с помощью кнопки «>» или |
двойным щелчком мыши. При необходимости выбрать вторую таб- |
|
лицу и добавить из нее нужные поля. Нажать кнопку Далее (Next). |
|
С |
|
5. |
Если на шаге 4 были выбраны поля из нескольких таблиц, то |
выбрать вид представления данных, указав таблицу, по которой будет осуществляться групп ровка. Нажать кнопку Далее (Next).
6. Выбрать поля, по которым будет осуществляться группировка данных с помощью кнопки «>». Если необходимо выбрать свой способ групп ровки, то нажать кнопку Группировка (Grouping options), задать нтервалы группировки и нажать кнопку ОК. Нажать кнопку Далее (Next).
7. Задать порядок сортировки данных по одному или нескольполям.
8. |
Для выч слен я итоговых значений в отчете нажать кнопку |
||
ким |
|||
Итоги (Summary options), вы рать нужную функцию (Sum, Avg, |
|||
Min, Max) для нужного поля и нажать кнопку ОК. Нажать кнопку |
|||
Далее (Next). |
|
||
9. |
|
|
вид макета отчета и ориентацию бумаги. Нажать |
|
Выбрать |
||
кнопку Далее. |
|
||
10. |
Выбрать стиль отчета и нажать кнопку алее. |
||
11. |
Ввести название отчета и нажать кнопку Готово (Finish). |
||
|
|
|
А |
|
|
Создание отчетов с помощью конструктора |
|
Если отчеты, создаваемые поДумолчанию (Автоотчет) или с помощью мастеров, не удовлетворяют вашим требованиям, то можно изменить их в режиме конструктора (кнопка Вид (View) на панели инструментов) или разработать новый отчет вручную. ля этого не-
обходимо: |
И |
1.В окне базы данных выбрать вкладку Отчеты (Reports) и нажать кнопку Создать (New).
2.Выбрать в списке пункт «Конструктор» (Design View).
3.Выбрать источник данных (таблицу или запрос) и нажать ОК.
4.Перенести в отчет поля исходной таблицы из списка полей, который можно вывести на экран с помощью кнопки Список полей (Fielf List) на панели инструментов.
5.Добавить в отчет нужные элементы управления.
53
6.Добавить при необходимости разделы для установки сортировки или группирования внутри отчета.
7.охранить отчет.
СОтчет может состоять из следующих разделов:заголовок отчета;верхн й колонт тул;
изаголовок группы;область данных;н жн й колонт тул;
пр мечан е группы;пр мечанбАе отчета.
Заголовок отчета является необязательным разделом, он выводится только од н раз в начале отчета и содержит обычно логотип предпр ят я, заголовок, дату печати отчета и т. д.
Раздел примечаний аналогично заголовку отчета выводится
только один раз в конце отчета и обычно используется для вывода итогов по всему отчету. До авить или убрать заголовок и примечание отчета можно с помощью команды Вид – Заголовок/Примечание отчета (View – Report Header/Footer).
или убрать колонтитулы в отчетеДможно с помощью команды Вид – Колонтитулы (View – Page Header/Footer).
Верхний и нижний колонтитулы появляются соответственно вверху и внизу каждой страницы отчета. Верхний колонтитул может содержать заголовки столбцов табличного отчета. Нижний колонти-
тул обычно содержит номер страницы и итоговые данные. Добавить И
Область данных (Detail) – содержит основную часть данных отчета. Здесь отображается каждая запись таблицы или запроса, для которых создавался отчет.
Заголовок группы является необязательным разделом. Он появляется в начале каждой группы записей. При добавлении этого раздела указывается способ группировки данных в отчете по данному заголовку.
Установить параметры группирования и сортировки данных в отчете можно с помощью команды Вид – Сортировка и группировка (View – Sorting and Grouping). Для вывода заголовка или приме-
54
чания группы следует выбрать пункт «Да» в соответствующей строке
(рис. 15).
СиР с. 15. Сортировка и группировка
Пр мечанбАе группы также является необязательным разделом. Он появляется в конце каждой группы записей и используется для вывода тоговых значений по группам.
Д И
55