Тема 3. Методы проведения кадрового аудита

Основными источниками информации, используемой для проведе­ния аудита персонала, являются:

• законы и инструкции в области управления трудом и трудовыми отношениями;

• трудовые показатели организации;

• результаты анкетирования и интервьюирования работников.

Сложность и многогранность объекта и целей кадрового аудита предполагают использование многообразного методологического инстру­ментария проведения проверки и анализа, который Кибанов А.Я. разделил на три основные группы методов.²⁸ Рассмотрим классификацию Кибанова А.Я. подробнее.

Первая группа методов — организационно-аналитические, предпо­лагающие проверку документации и отчетности, анализ трудовых показа­телей, свидетельствующих о результативности деятельности организации и ее персонала. При этом из общего числа трудовых показателей следует выделить только те, которые в наибольшей степени влияют на эффектив­ность (прибыльность) организации, среди них показатели использования рабочей силы, рабочего времени, качества труда, производительности тру­да, оплаты труда и другие. Источниками данной информации служат до­кументация и отчетность организации, в том числе баланс трудовых ресур­сов организации, описание работ и спецификации, должностные инструк­ции, данные об издержках на наем, увольнение, обучение и переподготов­ку кадров, анкеты и тесты кандидатов на вакантные должности (рабочие места), уровень профессиональной заболеваемости, производственного травматизма и текучести.

Вторая группа — социально-психологические методы, заключаю­щиеся в проведении самостоятельных социологических опросов, анкетиро­вания, индивидуальных и коллективных бесед, интервьюирования работни­ков различных уровней и категорий. Данная группа методов наиболее результативна для оценки удовлетворенности трудом, отношения к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности дея­тельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций.

Третья группа —- экономические методы, позволяющие путем срав­нения экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами и нормативами или со сред­ними или лучшими в отрасли (группе аналогичных организаций) показате­лями оценить: конкурентоспособность организации на рынке труда; эффек­тивность функционирования служб управления персоналом; эффективность самого аудита персонала.

Шлендер П. Э. утверждает, что методологический инструментарий аудитора чрезвычайно широк и базируется главным образом на методах, используемых в экономике труда, статистике, управлении персоналом, социологии, психологии, эргономике, правоведении. И предлагает раз­делить все методы на три группы⁴⁸.

Первая группа методов может быть условно названа организацион­ными. Это собственно аудиторские методики, разрабатываемые в ауди­торских объединениях (организациях) и учитывающие особенности право­вого и технологического ведения аудита, включая специализированную проработку таких вопросов, как последовательность и унификация проце­дур по направлениям комплексной проверки, порядок подготовки доку­ментов, правовые методики, методики организации экспертиз, методики организации исследовании на однотипных предприятиях.

Вторая группа — методы получения информации, аудиторских свиде­тельств. Это методы наблюдения, эксперимента, диагностические методы (тесты, анкеты, социометрия), анализ трудовых процессов, в частности ме­тод структурно-функционального описания трудовой деятельности, со­циометрические методы, методы анализа и оценки внешних источников информации (статистических данных, отраслевых нормативных материа­лов и другие).

Третья группа — методы количественно-качественного анализа, автоматизированной обработки информации: математические, статистиче­ские методы анализа ресурсов, затрат, исчисление средних величин, про­центов, исследования динамики функций.

В рамках указанных групп можно выделить технико-инструментальные, экономические, социально-психологические методы.

Рассмотрим наиболее часто применяемые на практике методы.

Методы описательного профессиографирования: наблюдение, то есть целенаправленное визуальное восприятие и регистрация наиболее важных событий, процессов, явлений, которые, дополненные хронометра­жем, видео- и фотосъемкой рабочего процесса, позволяют с необходимой объективностью получить аудиторские свидетельства; опрос, основанный на непосредственном (интервью) или опосредованном (анкетирование) со­циально-психологическом взаимодействии аудитора с респондентом, по­зволяет имитировать ситуации, чтобы получить информацию непосредст­венно от самого человека о его реальных поступках, планах и намерениях, фактах конкретной деятельности, ее результатах и мотивах, субъективном состоянии, чувствах, склонностях, суждениях; самоотчет работников в про­цессе деятельности; экспертная оценка, когда источником информации ста­новятся эксперты, а основным видом экспертного опроса анкетирование и интервью.

Отличительная особенность описательного профессиографирования, выполняемого аудитором, - повышенная степень сложности полу­чения надежных аудиторских свидетельств: своеобразная закрытость личности, работающей в условиях потенциально (и часто актуально) аг­рессивной управленческой среды, становится типичной, что резко снижа­ет возможности объективной оценки социально-трудовых отношений, факторов мотивации, организационных резервов труда. Но даже в опти­мальных условиях труда, что следует иметь в виду, человеческое действие всегда имеет субъективный личностный смысл, а трудовое поведение часто невыводимо из рациональной логики и не нуждается в таком вы­ведении. Попытка работника объяснить в беседе с аудитором, например, свои состояния, предпочтения, мотивы в рациональных терминах вовсе не свидетельствует о валидности тех или иных оценок.

Методы инструментального профессиографирования включают в себя измерение и оценку показателей факторов среды (температурного ре­жима, запыленности рабочего пространства); регистрацию функционально­го состояния организма работника в процессе труда (степени интенсивности нагрузки, утомления); регистрацию психофизиологических состояний орга­низма (при найме на работу, проведении аттестации, тестирования).

Чащина О.Ю. отдельно выделяет инструментарий для проведения внутреннего кадрового аудита и предлагает четыре укрупненные группы методов²⁹.

Первая группа — правовые, предполагающие проведение юридиче­ской экспертизы кадровой документации компании. Основными методами этой группы являются формально-юридический и сравнительно-правовой. Формально-юридический метод исследования кадровых документов ком­пании предполагает изучение их содержания и сопоставления с обяза­тельными либо рекомендательными предписаниями действующего трудо­вого законодательства. Сравнительно-правовой метод заключается в со­поставлении различных вариантов регулирования однотипных трудовых отношений. В процессе такого сопоставления выбирается наиболее эффективный вариант и выявленные достижения рекомендуются к ис­пользованию.

Вторая группа — организационные, предполагающие изучение кад­ровой документации с точки зрения показателей движения и структуры персонала, кадровой политики, философии персонала, системы и структу­ры управления человеческими ресурсами, моделирования рабочих мест.

Третья группа — социально-психологические, предполагающие проведение социологических опросов работников, анкетирование, интер­вьюирование. Применение социально-психологического инструментария в процессе проведения внутреннего кадрового аудита позволяет оценить удовлетворенность персонала компании своим трудом, его отношение к выполняемой работе, высшему и линейному руководству, эффективность мотивации труда, психологический климат в коллективе, наличие нефор­мальных групп и прочие показатели аналогичного уровня.

Четвертая группа — экономические, предполагающие изучение кадровой документации с точки зрения анализа показателей по труду. Трудовые показатели должны быть изучены при помощи горизонтального и вертикального экономического анализа, что позволяет определить как их структуру, так и динамику за анализируемый период. Показатели по труду необходимо подвергнуть также сравнительному анализу. При этом сравнение должно проводиться не только по внутрифирменным показате­лям, но и по показателям по труду аудируемой компании в сравнении со средними по отрасли либо нормативно установленными показателями. Такое сравнение позволит оценить конкурентоспособность аудируемой организации на рынке труда, уровень эффективности управления персо­налом, состояние кадрового обеспечения.

В настоящее время российский рынок услуг имеет ряд компаний предлагающих услуги по проведению кадрового аудита. Проведенный на­ми анализ методов кадрового аудита, предлагаемых различными фирмами позволяет выделить такие как: анализ документов, внутренних норматив­ных актов, приказов и распоряжений по личному составу; анкетирование руководителей подразделений (приоритетные направления кадровой рабо­ты); интервью с руководителями подразделений по вопросам кадровой ра­боты, управления персоналом: проблемы, сложности, оценки работы кад­рового подразделения; интервью и проведение групповой работы с со­трудниками кадровой службы; метод экспертных оценок; контент-анализ.

Рассмотрим подробнее методы проведения кадрового аудита.

Наблюдение — это один из эмпирических методов сбора информа­ции об организации. Он предполагает целенаправленную систематическую фиксацию проявлений поведения личности, коллектива, группы. Данный метод эффективен для изучения поведенческого уровня организационной культуры; позволяет определить элементы организационной культуры, не­посредственно проявляющие себя на предприятии, а именно:

• Традиции и ритуалы (приема на работу и увольнения, изменения статуса, чествование и награждение работников, проведение праздников);

• Символику (стиль одежды, эмблемы, логотипы);

• Поведение сотрудников;

• Писаные и неписаные правила;

• Коммуникации (специфический язык жестов, жаргон).

Следующий эмпирический метод сбора информации это опрос — он предполагает сбор первичной информации в форме стандартизированной системы вопросов, предъявляемых респонденту. По характеру взаимодей­ствия бывают интервью и анкеты. Опрос — наиболее универсальный и эффективный метод проведения исследований, особенно когда речь идет о сборе первичной информации об организации проводят опросы, чтобы по­лучить сведения о знаниях, убеждениях и предпочтениях сотрудников, степени их удовлетворения.

Также существует такой способ получения информации об элемен­тах функционирования системы управления персоналом, как интервью. С помощью устного опроса по заранее разработанному плану интервьюер беседует с респондентом. Преимущество данного метода состоит в том, что информация, получаемая от респондента, наиболее полная и глубокая; можно учесть отношение респондента к теме опроса или отдельным его поведенческим реакциям, гибко менять формулировки вопросов с учетом заранее полученных ответов.

Анкетирование — один из эмпирических методов, это средство по­лучения информации, оформленное в виде набора вопросов, на которые респондент отвечает самостоятельно по указанным правилам. Данный ме­тод самый распространенный так, как отличается низкими затратами и большим охватом опрашиваемых.

Одним из традиционных методов является тестирование, оно позво­ляет оценить сложные свойства и качества личности, неподдающиеся пря­мому непосредственному наблюдению. Данным методом можно опреде­лить ценностно-мотивационный образ группы, стиль руководства и т.д.

Оценка может производиться экспертным методом на основе экс­пертных оценок руководителей организации сделанных в результате анке­тирования. С целью изучения мнений руководителей организаций необхо­димо разработать анкету, включающую методические приемы для оценки руководителями качеств, необходимых и важных для будущих специали­стов. В методике четко разделены профессиональные и личностные харак­теристики специалиста, которые объективно востребованы на рабочем месте и составляют структуру его конкурентоспособности.

В процессе контент-анализа выбираются смысловые единицы (фик­сирующие фрагменты содержания документов) и единицы счета (фикси­рующие регулярность появления смысловых единиц в документе). Смы­словыми единицами могут быть имена, термины, суждения.

1. Метод фокус-группы заключается в целенаправленном отборе специальных фокус-групп, обычно в количестве от 7 до 15 человек, и об­суждение в их кругу интересующей проблемы под руководством профес­сионального психолога. Такие фокус-группы могут состоять из реальных или потенциальных потребителей товара, представителей определенных социальных слоев, экспертов или авторитетных людей.