Тема 2. Бухгалтерские документы

Изложенный в этой теме материал поможет вам разобраться с порядком оформления хозяйственных операций первичной бухгалтерской документацией. Понять сущность, цели и порядок документооборота организации.

2.1.Понятие о бухгалтерских документах, их классификация

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России от 29 июня 1998 года № 34, в бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция регистрируется на особых бланках – документах.

Документ – это любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Документ (лат. documentum - доказательство) – письменное доказательство, свидетельствующее о происходящем факте. Документ является письменным подтверждением на право совершения хозяйственной операции, ее законченности и хозяйственной целесообразности.

Бухгалтерская документация это часть системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документацией (ОКУД), утвержденной постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №299. Во всех формах документах требуется наличие кода предприятия по ОКПО и кода вида деятельности по ОКВЭД. Таким образом, документ бухгалтерского учета представляет собой надлежащим образом оформленную деловую бумагу, в которой письменно зафиксированы признаки и показатели одной или нескольких хозяйственных операций для отражения их в бухгалтерском учете. Без документального оформления не может быть произведена ни одна запись по счетам бухгалтерского учета. Документы является исходным пунктом бухгалтерского учета.

Сфера применения документов в организации велика. Выделяют пять основных функции документов:

1. Информационная функция.

2. Контрольная функция - на основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операции.

3. Обеспечение сохранности собственности - с помощью документов осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль сохранности имущества собственника и экономической целесообразностью совершаемых хозяйственных операций.

4. Аналитическая функция - документы широко используются для анализа финансово- хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех или иных действий оперативных работников.

5. Юридическая функция - документы имеют доказательную силу, подтверждая факт совершения хозяйственной операции или правильность записи в бухгалтерском учете. Например, товарнотранспортная накладная юридически подтверждает факт поступления в организацию материалов, оборудования и прочих ценностей от поставщика, факт отгрузки готовой продукции покупателю и т.д.

Большое значение имеют документы при ревизии финансовохозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства. Они используются для управления финансово-хозяйственной деятельностью (например, распоряжения на совершение хозяйственных операций даются в форме документов (приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, накладных, командировочных удостоверений и т.д.)). Для работников, исполняющих эти распоряжения (кассиров, кладовщиков и других материально ответственных лиц), документы служат обоснованием совершаемых ими операций.

На основании документов в процессе анализа хозяйственной деятельности может быть дана оценка и установлены причины того или иного состояния управляемой подсистемы (например, ритмичности выполнения производственной программы, контрактов на отгрузку продукции и т.д.).

Учетная (бухгалтерская) документация должна отвечать следующим основным требованиям:

• быть точной, т.е. соответствовать фактически произведенным хозяйственным операциям по их характеру, количественному и денежному выражению;

• простой и ясной, понятной не только работникам учетного аппарата, но и пользователям (работникам налоговой инспекции, банков, менеджерам, предпринимателям, учредителям и т.д.);

• своевременно оформленной и ориентированной на обработку в условиях автоматизации учетного процесса.

Бухгалтерская информация, отражаемая в учетных документах должна быть качественной и эффективной, т.е. формироваться с наименьшими затратами труда и времени.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не предоставляется возможным – непосредственно после её совершения.

Образцы форм документов утверждаются правительственными органами. Такие формы документов называются типовыми или унифицированными. Унифицированные формы бланков содержатся в специально изданных альбомах и носят рекомендательный характер.

Бухгалтерские документы классифицируют по нескольким признакам: