16. Обработка исходящих и внутренних документов.

В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов:

-внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы)

-входящие (поступающие в организацию)

-исходящие (отправляемые в другие организации).

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. В случае если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

• составление чернового документа;

• подготовку проекта документа;

• его согласование (визирование);

• удостоверение документа;

• отправку документа.

Процесс обработки исходящих документов включает следующие этапы:

1. Составление проекта исходящего документа

2. Согласование проекта документа

3. Проверка правильности оформления документа

4. Подписание документа руководителем

5. Регистрация документа

6. Простановка индекса (номера) на документе

7. Проверка правильности адресования документа |

8. Отправка документа адресату

9. Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Стоит заметить, что он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации (предприятия). Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю.

Руководитель предприятия в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается секретарю для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправленного письма или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшивается в дело с перепиской.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов будут:

• проверка правильности оформления проекта документа в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с установленными правилами;

• проверка наличия удостоверяющих реквизитов;

• проставление исходящего регистрационного индекса;

• обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

• сортировку;

• вложение в конверты;

• адресование;

• сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

• правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

• наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙие количества экземпляров количеству адресатов;

• правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце кᴏᴛᴏᴩой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Внутренние документы – которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения (докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления).

Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:

• составление проекта документа;

• согласование;

• проверка правильности оформления;

• подписание документа руководителем;

• регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы:

• передача документа исполнителю;

• контроль его исполнения;

• исполнение;

• подшивка исполненного документа в дело.

Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п) в установленные им сроки. Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля за этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Организационно - распорядительные документы контролирует служба ДОУ; документы других видов руководители или сотрудники соответствующих подразделений.