2. Процедура

1. В целях безопасности в течение рабочей смены с каждого кассового аппарата производится не менее трех изъятий денежных средств, которые после изъятия подлежат хранению в сейфе. Директор магазина обязан выставить ограничение на хранение наличности в ККТ в системе 1C:Предприятие которое должно быть:

• не более чем 60 000 рублей для магазинов с годовым торговым планом более 90 000 000 рублей,

• не более чем 40 000 рублей для магазинов с годовым торговым планом от 30 000 000 руб. до 90 000 000 рублей,

• не более чем 20 000 рублей для магазинов с годовым торговым планом до 30 000 000 рублей.

• в случае, если в магазине установлена система GK – максимальный лимит наличности в кассе составляет 50 000 рублей.

2. Каждый оригинал чека изъятия должен быть подписан директором магазина/ответственным сотрудником магазина, осуществившим транзакцию в момент осуществления изъятия средств из кассы магазина. На чеках изъятий дополнительно должна присутствовать роспись ответственного за изъятия со всех касс магазина в данный день.

3. При каждом изъятии наличных средств из кассы необходимо переносить денежные средства в сейф скрытно, чтобы исключить визуальный контакт посетителей.

4. После доставки денежных средств в офис директора и перед вложением денежных средств в сейф директор магазина/ответственный сотрудник обязан провести повторный пересчёт и убедиться в отсутствии расхождений (для пересчёта денежных средств может быть использована специализированная счетная денежная машинка, при этом пересчитывать денежные средства необходимо не менее двух раз).

5. При пересчёте суммы изъятия в офисе директора дверь должна быть закрыта на ключ или кодовый замок.

6. Все денежные средства, изымаемые директором/ответственным сотрудником магазина из кассы/касс магазина, должны помещаться в сейф.

7. Закрытие кассовой смены в системе магазина должно выполняться ежедневно до 23:50 по местному времени работы магазина.

Инкассация

1. Процедура

Подготовка

1. Подготовка денежных средств к сдаче инкассации начинается не ранее чем за 30 (тридцать) и не позднее чем за 20 (двадцать) минут до предполагаемого времени приезда инкассаторов. В целях минимизации кассовых остатков непосредственно перед началом сбора денежной наличности в сумку ответственные сотрудники магазина производят соответствующее изъятие наличности из кассовых аппаратов магазина.

2. В ходе пересчета купюр, формирования пакета и помещения его в сейф должна быть обеспечена полная непрерывность процесса без отвлечения на посторонние дела ответственного сотрудника, осуществляющего подготовку денежных средств для сдачи в инкассацию.

3. Весь процесс пересчета купюр, формирования инкасационного пакета и помещения его в сейф должен происходить таким образом, чтобы возможно было в последствии предоставить видео подтверждение о размере сдаваемой суммы денежных средств в банк, поэтом весь процесс должен попадать в обзор камеры видеонаблюдения, которая установлена в офисе директора.

4. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает три препроводительных документа: ведомость к сумке, накладную к сумке и квитанцию.

5. С целью контроля за сдачей наличных денежных средств в инкассацию, и возможности отслеживания поступаемых сумм от магазинов на счет компании, необходимо во всех трёх экземплярах препроводительной ведомости по инкассации, в графе «от кого» указывать следующую информацию:

• LDP магазина;

• Город;

• Адрес магазина;

• Бренд;

6. В графе «р/счет №» каждый магазин указывает свой расчетный счет. Данный счет можно узнать у ответственного сотрудника в подразделении казначейства.

7. Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй экземпляр - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки; третий экземпляр - квитанция к сумке с печатью и подписью инкассатора - остается в магазине и подшивается к соответствующему Расходному кассовому ордеру.

8. Сумка с денежной наличностью пломбируется ответственным сотрудником магазина таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие (если инкассация сдается в сумки).

9. После подготовки денежных средств для инкассации, их необходимо поместить обратно в сейф до прибытия сотрудников службы инкассирования Инкассация

1. Перед получением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет директору магазина/ответственному сотруднику документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку (если инкассация сдается в сумки). Директор магазина/ответственный сотрудник предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с денежной наличностью и два экземпляра препроводительной ведомости.

2. Инкассатор-сборщик принимает сумку с денежной наличностью с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает директору магазина/ответственному сотруднику организации порожнюю сумку (если инкассация сдается в сумки) и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы (цифрами и прописью), указанной в явочной карточке Кассиром, суммам в накладной и квитанции к сумке. Также он проверяет соответствие номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего расписывается на квитанции к сумке, ставит печать и дату приема сумки.

3. Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью ответственного сотрудника.

4. Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.

5. В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием денежной наличности прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов.

6. В остальных случаях прием ценностей в магазине осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке. При этом компания оплачивает штраф за повторный заезд. Сумма штрафа может быть взыскана с материально-ответственного лица магазина.

7. В случае отказа от сдачи денежной наличности директор магазина/ответственный сотрудник делает запись в явочной карточке «Отказ» и заверяет ее своей подписью.

8. В общем порядке все магазины инкассируются ежедневно, однако для некоторых магазинов соответствующим приказом может быть установлен лимит минимальной суммы сдачи инкассации. В этом случае, если на конец дня к моменту предполагаемой сдачи инкассации данная минимальная сумма не может быть достигнута, магазин обязан сделать заблаговременный отказ от инкассации. Для этой цели во избежание наложения штрафов на компанию ответственный сотрудник магазина за сдачу инкассации за 3 (три) часа до сдачи инкассации должен позвонить дежурному инкассатору и сообщить об отказе. В этом случае никакой записи в явочной карточке не делается.

9. Сразу же после сдачи денежной наличности инкассаторам директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен сформировать и учесть в системе магазина соответствующий Расходный кассовый ордер на сумму инкассации денежной наличности.

10. В случае использования в магазине системы GK и невозможности при потере соединения с сервером создать и учесть Расходный кассовый ордер, необходимо вручную сформировать Расходный кассовый ордер (Приложение№8. Кассовые документы) и произвести его заполнение, указав фактически переданную сумму сотрудникам инкассации. После восстановления соединения с сервером ответственный сотрудник магазина/директор магазина должен сформировать Расходный кассовый ордер по системе магазина GK на фактически переданную сумму в инкассацию.

1. Какие документы в магазине предусмотрены к ежедневному заполнению\подписанию? Опишите детально правила и сроки ведения таких документов. 2. Опишите процесс проведения пересчета товарных остатков в магазине согласно SOM? Какой срок определен для проведения пересчета товарных остатков? Какой срок учета накладных на основании акта инвентаризации товарных остатков? Когда проводится формирование актов инвентаризации, если пересчет товара проходит днем, в ночное время? Почему необходимо формировать их в эти периоды?

1. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина обязан на ежемесячной основе информировать ответственного сотрудника подразделения по безопасности и защите активов о результатах проведения ежемесячного пересчета товара (дата проведения ежемесячного пересчета товара, дивизион/категория пересчета товара, сумма приходных и расходных накладных созданных в системе магазина на основании ежемесячного пересчета товара) посредством прохождения опроса, размещенного на внутреннем портале или иным способом по требованию ответственного сотрудника подразделения по безопасности и защите активов.

2. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина обязан на ежемесячной основе осуществлять проверку отчета Stocktake на наличие в нем корректных данных по подотчётному магазину, и в случае несогласия с данными, представленными в отчете – инициировать отправку запроса для уточнения корректности данных (форма и инструкция по отправке запроса прилагается к информационному письму с отчетом Stocktake и отправляется по магазинам компании до 6 числа каждого месяца, следующего за отчетным).

3. Полный пересчет товара также должен проводиться:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,

• при смене директора магазина,

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества,

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

• по иным причинам с согласия РОМа, ТОМа, ответственного сотрудника подразделения по безопасности и защите активов.Процедура

Подготовительные мероприятия

1. Порядок на складе магазина должен быть организован таким образом, чтобы в любое время можно было немедленно определить место хранения и найти любой товар, числящийся в системе магазина.

2. Перед началом проведения пересчета товара директор магазина обязан осуществить следующие подготовительные мероприятия:

• За 10 (десять) дней до даты пересчета заполнить Приказ о проведении пересчета товарных остатков (Приложение №7), обеспечить подписание данного приказа всеми сотрудниками магазина и передать для подписания ТОМу.

• Не позднее, чем за 2 (два) дня до даты пересчёта осуществить подготовку к ежемесячному пересчету в соответствии с чек-листом подготовки (Приложение №30) с заполнением всех пунктов чек-листа.

• Организовать проверку наличия информации о местах хранения в системе магазина на каждый артикул, хранящийся на складе магазина, а также соответствия фактических мест хранения всего товара, размещенного на складе магазина, данным системы магазина. Запрещается хранить товар на различных несмежных полках склада магазина.

• Навести порядок, а именно, убрать вещи с пола, осмотреть пространство под стеллажами, разложить отложенные вещи по местам, посчитать вещи на манекенах и в браке (если он еще не утилизирован).

• Обеспечить наличие нанесенных штрих кодовых этикеток на всех полках стеллажей на складе и если пересчет проводится в дисконт-центре, на всем торговом оборудовании в зале (только для магазинов, где установлена система 1С).

• Обеспечить наличие распечатанного плана торгового зала с актуальной расстановкой пронумерованного торгового оборудования.

• Не позднее, чем за два дня до даты пересчёта товара необходимо проверить работоспособность и наличие необходимого количества торгового оборудования. При выявлении неисправности незамедлительно составить обращение на http://hd.ru-webapp.emea.adsint.biz/, а так же заранее проверить и предупредить об артикулах, пересчёт которых по каким-то причинам затруднён.

• Знать о своих внешних недостачах заранее (по отношению к дате пересчета) на основе составляемого в течение месяца Свода внешних краж магазина (Приложение №7), в случае не обнаружения данных вещей во время пересчета завести актуальное количество по этим артикулам в инвентаризационную ведомость системы магазина вручную

• Для магазинов, где установлена система GK, проводится устранение отрицательных остатков в торговом зале

Процедура пересчета

1. Проведение пересчёта полного товарного остатка/группы товаров/дивизионов возможно как в ночное время, так и в течение рабочего дня магазина. Решение о проведении товарных пересчётов в дневное время или в ночное время принимается РОМом совместно с ТОМом.

2. Перед началом пересчета полного товарного остатка/группы товаров/дивизионов Директор магазина должен убедиться в том, что все накладные отражены в системе магазина.

3. Организация процесса пересчёта товарного остатка/группы товаров/дивизионов производится в соответствии с Приложением №3 настоящего Руководства.

4. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина контролирует правильность отображения в системе магазина накладных по результатам пересчёта полного товарного остатка/группы товаров/дивизионов товара в течение 3-х дней после даты проведения пересчёта. Выявленные ошибочные излишки товара подлежат отображению в системе магазина.

5. Приходные и Расходные накладные формируются на основе акта инвентаризации, сформированного в системе магазина и отражаются в системе магазина в течение рабочего дня, следующего за днем/ночью, в которую проводился пересчет (до момента закрытия смены и выгрузки данных в офис следующего дня).

6. По результатам каждого проведенного пересчета товара (независимо от того, подлежал пересчёту полный товарный остаток/группа товаров/дивизион) Директор магазина формирует следующие документы на бумажном носителе в 1 экземпляре:

• Приказ на проведение полного пересчета товарных остатков;

• Описи товарно-материальных ценностей;

• Акт пересчета;

• Отчеты о выявленных излишках \ недостачах;

• Служебная записка;

• Объяснительная записка (только в случаях выявления недостач товара).

7. На каждом из этих документов ставится подпись директора магазина. На Акте пересчета, Отчетах о выявленных излишках \ недостачах и описи товарно-материальных ценностей (в трех разделах) также ставятся подписи всех остальных сотрудников, участвующих в пересчете, и штамп магазина. Перед постановкой подписи в Акте пересчета, сотрудники должны ознакомиться с данными об излишках и недостачах.

• 1. Опишите процесс архивации кассовых и товарных документов согласно SOM. 1.1.11 Кассовый отчет (состоит из документов, в которые входят наличные, безналичные и авансовые платежи):

• Приходные кассовые ордера с прикрепленными к ним кассовыми чеками и Z-отчетами;

• Полный отчет операций терминала за день;

• Инкассация терминала за день с приложенными чеками;

• Расходный кассовый ордер с квитанцией к инкассаторской сумке;

• Журнал операций (для магазинов с системой 1С-Предприятие);

• Сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации (КМ7) (для магазинов с системой GK);

• Титульный лист кассового отчета (КО-4) (для магазинов с системой GK);

• Аудит транзакций (для магазинов с системой GK);

• Справка отчет Кассира- операциониста (КМ-6) (для магазинов с системой GK);

Все документы кассового отчета скрепляются в последовательности, определенной титульным листом отчета.

• Товарный отчет (состоит из документов по движению товара):

• Транспортные документы по поставке товара: ТТН, Транспортная накладная, расходная накладная со склада (приходные накладные из POS системы магазина печатать не нужно).

• Комплект документов по отправке товара (ТТН+расходная накладная с подписью водителя).

• Документы по недостаче товара при поставке, выявленной при водителе (расходная накладная с подписью водителя, Акты расхождений формы 1 и 2).

• Приказ на проведение пересчета и ведомость ИНВ-3 по результатам проведения пересчета товара.

• Расходная накладная, формируемая при списании товара на брак.

• Документы по списанию товара на маркетинговые нужды (расходная накладная с подписью получателя + фото паспорта + фото карты (если необходимо по процедуре)).

• Документы по выдаче премиального купона (расходная накладная с подписью получателя + распечатанный купон).

• Отчет о скидках + документы, подтверждающие правомерность скидки (служебные записки, фото документов о скидках, фото карт юниверс и т.д.)

• Документы на возврат товара от покупателей:

• Акты о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе ошибочно пробитым кассовым чекам);

• Заявления от клиента с подписью о получении денег на возврат/обмен товара с подколотыми чеками продажи и возврата;

• Акты приемки бракованного товара;

• Уведомления.

• Акты о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей и журналы утилизаций.

Информация о сотрудниках магазина

• Конфиденциальная информация о персонале должна надежно храниться отдельно по каждому сотруднику магазина в офисе директора магазина.

• Доступ к личным делам сотрудников магазина должен быть ограничен для всех, кроме сотрудников администрации магазина. Доступ к личным делам сотрудников администрации ограничен для всех, кроме директора магазина.

• Трудовые книжки уволенных сотрудников могут храниться только в сейфе магазина не более чем 1 сутки после даты увольнения сотрудника.

Хранение кассовой документации

• На главной кассе или в офисе менеджера необходимо хранить кассовые документы:

  • карточка регистрации ККТ

  • паспорт ККТ

  • карточка регистрации ЭКЛЗ

  • КМ 1 – КМ 8

  • кассовые книги

Доступ к кассовым документам могут иметь только ответственные сотрудники магазина, в чьи обязательства входит ведение и контроль за ведением кассовых документов согласно должностной инструкции