1. 2. Практическая часть.

2.1 Характеристика организационно-хозяйственной деятельности объекта исследования

В качестве объекта исследования была выбрана крупная Компания (сеть магазинов), работающая на рынке розничной торговли легковыми автомобилями. Структура компании представляет собой холдинг, в который входит группа юридических лиц, некоторые из которых осуществляют закупку и оптовую продажу автомобилей, другие юридические лица (магазины), осуществляют розничную продажу автомобилей. В данной организации исследовалась деятельность отделов учетно-экономического управления, осуществляющих бухгалтерский учет операций с автомобилями («движение» автомобилей, расчеты с поставщиками, расчеты с покупателями).

В результате произведенного исследования были предложены следующие рекомендации.

Организационно-технического характера– внедрение нового программного средства.

В настоящее время для выполнения производственного задания по ведению бухгалтерского учета операций с автомобилями используются следующие программные продукты:

• EXCEL, учетные регистры ПОСТАВКИ на юридические лица (ЮЛ) Компании, осуществляющие закупку и оптовую продажу автомобилей, назначение – по агрегатный учет поставленных автомобилей, учет дат реализации автомобилей

• ACCESS, книги покупок ЮЛ Компании, осуществляющих закупку и оптовую продажу автомобилей, назначение – учет поставленных автомобилей в разрезе поставочных документов (акт приема-передачи, счет-фактура)

• ACCESS, учетные регистры РЕАЛИЗАЦИИ, назначение – учет реализации автомобилей ЮЛ Компании, осуществляющих закупку и оптовую продажу автомобилей, инструмент для изготовления первичных документов (акты приема-передачи, счета-фактуры)

• EXCEL, макросы для обработки нестандартных поставок автомобилей.

Предложение. Внедрить единое информационное пространство за счет разработки программного средства, позволяющего заменить выше названные учетные регистры.

Организационно-управленческого характера– изменение рабочего цикла бухгалтерского учета автомобилей за счет проведения структурных изменений в учетно-экономическом управлении.

В настоящее время при выполнении производственного задания по ведению бухгалтерского учета операций с автомобилями присутствуют факты дублирования разными отделами одних и тех же операций.

Предложение. С целью исключения дублирования операций учета объединить два отдела в один отдел с ревизией производственных заданий.

Вывод. Изменение организационной структуры при сохранении старой технологии учета на взгляд автора является менее эффективным, чем применение новой технологии при сохранении старой организационной структуры, которая в прочем после внедрения новой технологии может быть, а, скорее всего, должна быть, пересмотрена. Поэтому выбираем предложение по внедрению нового программного средства.

2.2 Тэо инновационного проекта по внедрению нового программного средства

Резюме.

В настоящее время ведение бухгалтерского учета операций с автомобилями в отделе учета автомобилей (ОУА) учетно-экономического управления (УЭУ) экономической дирекции осуществляется неэффективно. Во-первых, это проявляется в дублирующем учете одних и тех же первичных документов в различных учетных регистрах ОУА, более того, в других подразделениях УЭУ и бухгалтерского управления (БУ) также ведется учет тех же документов. Во-вторых, применяемое программное обеспечение не позволяет эффективно выполнять задания, связанные с оптимизацией налогов, при сохранении установленных законом сроков сдачи бухгалтерской отчетности. В соответствии с предположением, что объем продаж автомобилей Компанией в обозримом будущем не снизится, а налоговое бремя, лежащее на юридических лицах, образующих Компанию, не станет легче, необходимо срочно принимать меры для решения данной проблемы.

Наиболее перспективным решением данной проблемы является применение новых информационных технологий (ИТ). В силу специфики ведения хозяйственной деятельности Компанией применение информационных систем, предлагаемых рынком информационных технологий, не представляется возможным. Поэтому, предлагается разработка уникальной информационной системы, предоставляющей единое информационное пространство (учетные регистры) для различных подразделений УЭУ и БУ экономической дирекции и наделённой требуемыми функциональными возможностями.

Совместными усилиями сотрудников ОУА и сотрудников управления информационных технологий (УИТ) подготовлено техническое задание на разработку подобной системы. Проектируемая система, за счет организации работы различных подразделений УЭУ и БУ на едином информационном пространстве, позволит существенно повысить эффективность учета за счет отказа от ведения целого ряда баз данных. Более того, данная система позволит сократить в несколько раз сроки решения задач, связанных с оптимизацией налогов.

Разработку данной информационной системы могут осуществить сотрудники УИТ Компании, которые обладают опытом разработки подобных систем и располагают в настоящее время всеми необходимыми для этого ресурсами. В соответствии с разработанным планом для разработки системы необходимы следующие человеческие ресурсы: системный аналитик – 1692 ч, программист – 1864 ч, администратор сети – 36 ч, при этом на создание системы потребуется 3 месяца, а на её внедрение – 1 месяц.

Введение.

В предлагаемом ТЭО инновационного проекта рассматривается вопрос разработки и внедрения информационной системы для ведения бухгалтерского учета операций с автомобилями в подразделениях УЭУ и БУ Компании.

Цели внедрения новой системы:

• повышение эффективности ведения бухгалтерского учета операций с автомобилями в ОУА в части снижения затрат человеческих ресурсов (ЧР);

• повышение результативности ведения бухгалтерского учета операций с автомобилями в части более полного удовлетворения потребностей руководства Компании (оптимизация налогов).

Внедрение новой информационной системы позволит решить следующие задачи:

• оптимизация рабочего цикла бухгалтерского учета операций с автомобилями за счет создания единой базы данных для подразделений УЭУ и БУ и отказа от ведения собственных баз в этих подразделениях

• создание эффективного инструмента для решения задач, связанных с оптимизацией налогов

• оптимизация документооборота между отделами УЭУ и БУ, ответственными за ведение бухгалтерского учета операций с автомобилями, за счет реализации его в самой информационной системе.

В реализацию данного инновационного проекта будут вовлечены:

• УИТ, в задачу которого входит разработка и сопровождение информационной системы

• отдел договоров, отдел учета автомобилей, отдел налогового учета автомобильных фирм, т.е. подразделения которые непосредственно связаны с ведением бухгалтерского учета операций с автомобилями

• директор по экономике, как лицо, принимающее решение

• куратор по направлению учета операций с автомобилями, как лицо ответственное за реализацию данного инновационного проекта.

Настоящее ТЭО инновационного проекта составлено в соответствии со следующими предположениями:

• на протяжении всего времени реализации проекта данное предложение остается актуальным

• УИТ гарантирует выделение требуемых ресурсов на разработку системы

• отсутствие форс-мажорных обстоятельств, например: эпидемии, стихийные бедствия и т.д.

Необходимые ресурсы.

Опишем текущее состояние ресурсов, потребности в них и варианты управления ими.

Маркетинг. Потребителями товаров/услуг ОУА в части ведения бухгалтерского учета операций с автомобилями являются:

• генеральный директор Компании (конечный потребитель) (1)

• отдел налогового учета автомобильных фирм (2)

• отдел договоров (3)

• финансовый отдел (4).

В таблице 2.2.1 приведено описание товаров/услуг, на которые повлияет внедрение новой информационной технологии в терминах его уникальных особенностей и выгод для потребителей.

Таблица 2.2.1 Описание товаров/услуг ОУА в терминах уникальных особенностей и выгод для потребителей

Потребитель	Товар/услуга	Характеристики	Выгоды
(1)	Бухгалтерский учет	1. Наличие утвержденного рабочего цикла. 2. Применение бухгалтерской программы 1С 3. Опытный бухгалтерский коллектив.	1. Решение проблем с налоговыми органами. 2. Оптимизация налогов.
(2)	Учет поставки и реализации автомобилей, учет первичных документов	1. Наличие утвержденного рабочего цикла 2. Ведение учета на компьютере 3. Опытные экономисты	1. Снижение рабочей нагрузки за счет передачи участков первичного учета поставки и реализации в ОУА
(3)	Отчеты о наличии и состояния (правильность заполнения) первичных документов	1. Наличие утвержденного регламента взаимодействия 2. Электронная форма представления отчета	1. Снижение рабочей нагрузки за счет передачи участка учета первичных документов в ОУА 2. Информированность о делопроизводстве поставщиков
(4)	Отчет «Сальдо расчетов с поставщиками»	1. Наличие утвержденного регламента взаимодействия 2. Электронная форма представления отчета	1. Получение необходимых данных для управления финансовыми потоками.

Повышение удовлетворенности конечного потребителя (генерального директора) произойдет за счет снижение затрат человеческих ресурсов на ведение бухгалтерского учета операций с автомобилями в ОУА. Повышение удовлетворенности остальных пользователей осуществится за счет сокращения времени на подготовку отчетов в отчетный период и за счет оптимизации документооборота.

Для управления данным ресурсом, в связи с внедрением новой информационной системы, необходимо разработать и утвердить новый рабочий цикл ведения бухгалтерского учета автомобилей в ОУА

Операции. Для осуществления инновационного проекта необходимо выполнить следующие операции:

• разработать информационную систему

• разработать новый рабочий цикл (РЦ) бухгалтерского учета операций с автомобилями в ОУА

• обучить сотрудников ОУА работе с системой

• инициализировать базу данных информационной системы.

В соответствии с техническим заданием (ТЗ) куратор по направлению учета операций с автомобилями:

• контролирует выполнение требований ТЗ

• следит за соблюдением намеченного графика работ.

При разработке РЦ бухучета операций с автомобилями в ОУА директор по экономике:

• контролирует процесс согласования РЦ с потребителями

• следит за соблюдением сроков написания РЦ.

При обучении сотрудников ОУА работе с информационной системой куратор по направлению учета операций с автомобилями:

• контролирует процесс обучения сотрудников

• следит за соблюдением сроков обучения сотрудников.

При инициализации информационной системы куратор по направлению учета операций с автомобилями:

• контролирует процесс инициализации

• следит за соблюдением сроков инициализации.

Человеческие ресурсы. Для реализации инновационного проекта в плане человеческих ресурсов (ЧР) необходимо решить следующие задачи:

• анализ необходимых человеческих ресурсов для разработки информационной системы

• анализ необходимых человеческих ресурсов для ведения нового рабочего цикла бухгалтерского учета операций с автомобилями

• обучение ЧР для работы с новой системой.

Анализ потребности ЧР для разработки информационной системы был проведен при проектировании плана работ по разработке системы при помощи программы Microsoft Project. В результате составленного плана были получены следующие потребности человеческих ресурсов УИТ:

• системный аналитик – 1692 ч

• программист – 1864 ч

• администратор сети – 36 ч.

Для анализа используемых ЧР в ОУА в настоящее время и необходимых в будущем заполним матрицу основных навыков в предположении, что для ведения бухгалтерского учета операций с автомобилями в настоящее время сотрудники ОУА затрачивают половину рабочего месяца (продолжительность рабочего месяца - 176 часов). Результаты анализа представлены в таблице 2.2.2.

Таблица 2.2.2 Сравнение используемых основных навыков ЧР ОУА в настоящее время и требуемых для выполнения производственной задачи в новых условиях.

№ п/п	Основные навыки	Имеющиеся ЧР										Треб. ЧР	+/-
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	∑
1	Линейный менеджер	60	15	10	5	0	0	0	0	0	90	80	10
2	EXCEL, оператор	0	8	8	8	40	40	40	40	56	240	0	240
3	EXCEL, пользователь	10	33	38	42	10	10	10	10	10	173	30	143
4	Основы бухучета, первичные документы	0	4	4	0	11	5	10	10	0	44	44	0
5	Основы бухучета, книга покупок	0	8	8	0	0	11	10	0	0	37	0	37
6	Основы бухучета, план счетов (41, 46, 76)	8	16	16	0	0	0	0	0	0	40	40	0
7	БД (ACCESS), оператор	0	4	4	0	11	22	10	28	0	79	220	-141
8	БД (ACCESS), пользователь	10	0	0	0	0	0	0	0	0	10	120	-110
9	БД (PARADOX), оператор	0	0	0	33	0	0	0	0	22	55	55	0
10	Основы делопроизводства, учет документов	0	0	0	0	16	0	8	0	0	24	25	-1
Итого:		88	88	88	88	88	88	88	88	88	792	614	178

По результатам проведенного анализа можно сделать следующие выводы:

• в результате внедрения новой информационной системы в ОУА появляется избыток человеческих ресурсов в количестве 178 часов

• внедрение новой информационной системы потребует от ЧР ОУА наличие навыков работы с БД (ACCESS) на 251 час больше.

Внедрение новой информационной технологии предполагает:

• сокращение ЧР в ОУА на 178 часов за счет перевода сотрудника в другое подразделение

• восполнение недостающих навыков ЧР за счет проведения обучения сотрудников ОУА.

Финансы. Описание исходных данных для финансовой оценки проекта.

Инвестиции:

• первый этап «Разработка программного средства» - 270 тыс. руб.

• второй этап «Внедрение программного средства» - 30 тыс. руб.

• итого – 300 тыс. руб.

Доходы. Для оценки финансового результата от производственной деятельности ОУА, ее деятельность представлена в виде формирования отчетов:

• стоимость одного отчета – 627 руб.

• количество отчетов в месяц – 342;

• доход в год– 627000 х 342 х 12 = 2573,2 тыс. руб.

Расходы:

• зарплата:

  • первоначальный ФЗП в месяц – 192 тыс. руб.

  • ставка старшего экономиста в месяц – 21 тыс. руб.

  • новый ФЗП ОУА в год– (192000 – 21000) х 12 = 2052 тыс. руб.

• канцтовары, картриджи для принтеров и прочее:

  • расход бумаги А4 (цена – 180руб за пачку) - 5 пачек в месяц,

  • расход картриджей для принтеров (цена – 2000 рублей за штуку) - 2 в квартал;

  • расход ручек и прочего (на человека в месяц) - 200 рублей;

  • итого в год- 180руб. х 5пачек х 12 + 2000руб. х 2штуки х 4 + 200руб. х 8чел. х 12 = 46000руб.

• обслуживание локальной вычислительной сети (пропорционально числу пользователей):

  • затраты на обслуживание в год – 504 тыс. руб.

  • общее количество пользователей ЛВС – 70 человек

  • итого в год- 504000 / 70чел * 8чел. = 57,6 тыс. руб.

• аренда помещения (пропорционально занимаемой площади):

  • площадь, занимаемая ОУА - 30кв. м

  • стоимость за 1 кв. м в год – 3,6 тыс. руб.

  • итого в год- 3600 х 30кв. м = 108 тыс. руб.

• электроэнергия (пропорционально рабочим местам)

  • общая сумма за год – 360 тыс. руб.

  • общее количество пользователей ЛВС – 70 человек

  • итого в год- 360000 / 70 чел х 8 чел = 41,1 тыс. руб.

• охрана (пропорционально общей численности):

  • общая сумма за год – 900 тыс. руб.

  • общее количество сотрудников – 70 человек;

  • итого в год- 900000 / 70 чел х 8 чел = 102,9 тыс. руб.

В таблице 2.2.3 приведен поток денежных средств и расчет финансовых показателей.

Таблица 2.2.3 Основные потоки денежных средств

Годы	0	1	2	3
Инвестиции, тыс. руб.	-270,0	-30,0
Доход, тыс. руб.		2573,2	2573,2	2573,2
ФЗП ОУА, тыс. руб.		-2052,0	-2052,0	-2052,0
Канцтовары, картриджи, тыс. руб.		-44,5	-44,5	-44,5
Обслуживание ЛВС, тыс. руб.		-57,6	-57,6	-57,6
Аренда помещения, тыс. руб.		-108,0	-108,0	-108,0
Электроэнергия, тыс. руб.		-41,1	-41,1	-41,1
Охрана, тыс. руб.		-102,9	-102,9	-102,9
Денежный поток, тыс. руб. = (1)+(2)+(3)+(4)+(5)+(6)+(7)+(8)	-270,0	137,1	167,1	167,1
Коэф. дисконтирования17	1,0	0,9	0,8	0,8
Текущая стоимость, тыс. руб. =- (9)*(10)	-270,0	124,6	138,1	125,5
Кумулятивный поток, тыс. руб.	-270,0	-145,4	-7,3	118,3
NPV18, тыс. руб.	118,3
IRR19	33%

Заключение.

Разработанный инновационный план по внедрению новой информационной технологии позволит реализовать ведение учета бухгалтерских операций с автомобилями на более высоком технологическом уровне. Что в свою очередь, позволит повысить организационную культуру в ОУА и обеспечить высокое качество выполнения производственных заданий.