Створення звіту за шаблоном

Для того, щоб створити звіт на базі існуючого шаблону, потрібно вибрати елемент Автоотчет: в столбец чи Автоотчет: ленточный у діалоговому вікні Новый отчет. У списку цього ж діалогового вікна необхідно вказати джерело даних – існуючий в базі даних об'єкт (таблицю чи запит), аа основі якого повинен створюватись звіт.

При натисканні кнопки ОК з'явиться вікно, в якому знаходитиметься створений за шаблоном звіт з назвою, яка ідентична назві джерела даних. Для того, щоб цей звіт опинився на вкладці звітів бази даних, потрібно при закритті вікна звіту вибрати кнопку для його збереження.

Створення звіту за допомогою майстра

За допомогою майстра можна створити такі звіти:

• звіт, який відображає дані полів запиту чи таблиці;

• звіт, у якому дані згруповані, та проведено підсумкові обчислення для кожної групи;

• звіт з діаграмою;

• поштові наклейки для розсилки кореспонденції.

Для створення звіту За допомогою майстра потрібно скористатися відповідним ярликом на вкладці Отчеты вікна бази даних або у діалоговому вікні Новый.отчет вибрати елемент Мастер отчетов. У цьому ж вікні можна вибрати джерело даних, проте, як і при роботі з майстром форм, це можна буде зробити на першому кроці майстра. Тут потрібно вибрати усі поля, дані яких повинні –відображатися у звіті.

Якщо у звіті братимуть участь поля зв'язаних таблиць, то програма автоматично групує дані відповідно до встановлених зв'язків. Якщо ж потрібно змінити структуру групування, то такі зміни можна внести на другому кроці майстра. Для цього додають або усувають якесь поле чи змінюють послідовність групування даних за допомогою кнопок Уровень.

Програма автоматично сортує дані у тих полях, де здійснюється групування. Якщо потрібно відсортувати дані й у інших полях, тоді у наступному діалоговому вікні майстра потрібно вказати назви цих полів та порядок сортування. Якщо у сортуванні беруть участь числові поля, то у цьому діалоговому вікні буде знаходитись кнопка Итоги, яка дозволяє відкрити інше діалогове вікно, в якому можна задати спосіб обчислення підсумкових значень для числових полів, де відобразяться всі числові поля, які беруть участь у звггі.

При обчисленнях можна використати такі групові операції як сумування, знаходження мінімального чи максимального значення, обчислення середнього арифметичного. У звіті можуть відображатися дані з підсумками або лише підсумкові значення, а також передбачена можливість обчислення відсотків.

На наступному кроці майстра створення звіту користувач може вибрати спосіб подання даних у звіті, а саме:

• ступенчатый – дані розміщуються відповідно до рівнів групування, утворюючи «східці»;

• блок – дані розміщуються блоками;

• структура 1 та структура 2 – ступінчасте розміщення даних з перекриттям;

• по левому краю 1 та по левому краю 2 – вирівнювання даних усіх рівнів по лівому краю.

У цьому ж вікні можна задати орієнтацію сторінки та задати опцію, яка задаватиме оптимальну ширину полів для того, щоб дані розмістилися на одній сторінці.

Перейшовши у наступне діалогове вікно, користувач зможе підібрати стиль оформлення звіту.

На останньому кроці потрібно присвоїти звіту ім'я та вибрати один із способів продовження роботи після завершення роботи майстра: перегляд звіту чи зміну макету звіту у режимі конструктора.