Додавання ключового поля

При розробці таблиці Access дозволяє визначити одне або більше полів як ключові. Клюсове поле - це поле, за яким однозначно ідентифікуються записи в таблиці. Ключові поля досить корисні (настільки, що якщо спробувати зберегти таблицю без визначення ключового поля на екрані з'явиться діалогове вікно, яке вимагатиме його створення).

Для ключового поля завжди необхідно використовувати дані, які ніколи не будуть повторюватися. Як ключове не можна використовувати таке поле, як прізвище, оскільки неможливо буде мати два записи для одного прізвища.

Для встановлення ключового поля в режимі Конструктор таблиц виберіть поле, яке бажано зробити ключовим. В меню Правка виберіть опцію Ключове поле або клацніть мишкою на кнопці Ключове поле панелі інструментів (на ній зображено ключ). Поруч з вибраним полем відобразиться піктограма ключа.

Зміна структури таблиці

До зміни структури таблиці належать: зміна назви поля, його типу або властивостей; вставка пропущеного поля; вилучення введеного поля; зміна послідовності полів у таблиці; копіювання полів. Ці зміни вносять в режимі конструктора.

Структуру таблиці можна змінювати лише до наповнення її даними. Якщо в таблицю вже введено дані, то зміни в структурі можуть зумовити втрату даних або змінити структуру таблиці буде неможливо.

Зміна назви поля. Виділити стару назву, знищити її та ввести нову.

Зміна типу поля. Потрібно помістити курсор у ячейку, яка знаходиться в стовпці Тип данных у рядку з назвою поля та вибрати зі списку, який розкриється, елемент відповідного типу даних.

Зміна властивостей поля. При активізації рядка з назвою поля у верхній частині вікна конструктора, у нижній частині Свойства поля відображається перелік доступних властивостей певного типу поля, а також їх значення, встановлені за мовчазною згодою. Для зміни параметра потрібно помістити курсор у ячейку з назвою властивості та вибрати відповідне значення зі списку, який відкриється, чи ввести його з клавіатури.

Вставка пропущеного поля. Виділити поле, перед яким слід вставити нове поле, клацнувши мишкою на кнопці ліворуч від назви поля, вибрати команду меню Вставка–Строки, скористатися кнопкою Добавить строки панелі інструментів вікна програми, вибрати команду Добавить строки з контекстного меню або натиснути клавішу <lnsert>.

Видалення поля. Щоб видалити поле, спочатку необхідно його виділити, потім виконати команду Правка–Удалить строку або натиснути клавішу <Delete>.

Зміна послідовності полів у таблиці. Виділити поле, яке необхідно перемістити, і, тримаючи натиснутою ліву кнопку миші (вказівник миші при цьому набуде форми прямокутника), переміщають його так, щоб контрастна лінія опинилась між тими полями, де повинно знаходитись виділене поле. Дія закінчується відпусканням кнопки миші. Поле переміститься на нове місце.

Копіювання полів. Іноді доцільно не переміщати поля, а копіювати їх. Це економить час формування таблиці, у якій багато полів мають однакові параметри. Для того, щоб при створенні нового поля повторно не задавати усі параметри, достатньо скопіювати існуюче поле, тобто:

• виділити поле, яке копіюємо;

• вибрати команду меню Правка–Копировать;

• встановити курсор у рядок проекту таблиці, який буде знаходитись після скопійованого нового поля;

• активізувати команду меню Правка–Вставить.

Після вставки копії необхідно змінити ім’я поля, оскільки Access-таблиця не може містити поля з однаковими іменами.