Проектування бази даних
Перш ніж приступати до створення бази даних, користувачеві необхідно витратити якийсь час на проектування БД.
Основні правила, яких слід дотримуватися при розробці БД:
проаналізуйте існуючі БД (створені вручну або за допомогою комп'ютера); перегляньте форми і звіти, що використовуються; визначте джерело даних (якщо це комп'ютер, з'ясуйте, чи не можна імпортувати дані); перегляньте задачі, які розв'язуються за допомогою БД (і обміркуйте ті, які необхідно розв'язати в майбутньому), наприклад, створення щотижневих звітів, експортування даних, сортування і аналіз (обробка);
поділить дані і задачі, які необхідно розв'язати, їх на групи (наприклад, розмежуйте інформацію про клієнтів і інформацію про платіжні документи), ці групи потім стануть таблицями;
визначіть типи даних, які будуть зберігатися в кожній таблиці (таблиця студентів, наприклад, може вміщувати прізвища, дати народження, адреси і номери телефонів), ці групи даних таблиці називаються полями;
перегляньте загальні елементи таблиць (прізвище студента може бути загальним елементом таблиці студентів і таблиці екзаменів), ці загальні елементи називаються ключовими полями;
продумайте оформлення форм і звітів;
визначте умови вибірки для запитів.
Створення бази даних
Програма Access 2003 дозволяє створювати бази даних двома способами: за допомогою спеціальної програми - майстра створення бази даних або поетапно – поступово створюючи об'єкти (таблиці, запити, форми та інші).
П
ерший
спосіб дозволяє
на основі вибраного зразка (шаблону)
створити файл
нової бази даних з таблицями, формами
та звітами, при
цьому користувач
не втручається у процес налаштування
майбутньої бази
даних (присвоєння властивостей полям,
проектування форм чи
звітів).
Створити свою базу даних на основі існуючого шаблону можна наступним чином. Відкрити вікно СУБД Access.
В
Області задач
вибрати
Создать файл.
В
області Шаблоны
вибрати пункт На моем
компьютере.
Після цього відкриється діалогове вікно, в якому на вкладці Базы данных вибрати шаблон, за яким повинна створюватись база даних.
Вказівки та запитання майстра допомагають вибрати поля таблиць шаблону БД, які будуть використовуватися в новій базі. Такий спосіб створення бази даних не потребує спеціальних умінь та знань.
Другий спосіб дозволяє користувачеві самому визначити структуру бази даних та кожного окремого об'єкта, використовуючи або шаблони окремих об'єктів, або майстри проектування, або режим конструктора.
У цьому випадку спочатку створюють у файловій системі комп'ютера порожній файл бази даних. Для цього у діалоговому вікні запуску програми встановлюють перемикач біля опції Новая база данных. Після натискання кнопки ОК відкриється діалогове вікно Файл новой базы данных. За мовчазною згодою програма присвоює кожному новому файлу бази даних ім'я db1, db2 і т.д. У списку Папка вибирають папку чи диск, де знаходитиметься файл бази даних, у полі Имя файла задають назву файлу та натискають кнопку Создать.
Після цього відкриється вікно нової (порожньої) бази даних, в якому можна розпочинати процес створення об'єктів БД.
