4.3 Використання додаткових можливостей ms Word для створення складних документів

Щоб представити документ у вигляді декількох розділів, слід виконати команду Вставка – Разрыв, у вікні, що з’явиться, вказати, на якій сторінці буде починатися наступний розділ. У текстовому редакторі Word існує два види орієнтації листа: нижкова та альбомна. За допомогою різних розділів користувач має можливість в рамках одного документу додавати листи різної орієнтації. Для цього необхідно у вікні «Параметры страницы»у вкладці «Поля» вибрати необхідну орієнтацію і, обов’язково, у списку, що випадає вказати «Применить к текущему разделу».

Створення буквиці дозволяє оформити першу букву абзацу у вигляді заголовної великого розміру букви, що зробить ваш документ більш професійним і привабливим. Для цього необхідно вибілити потрібне слово або букву, виконати команду Формат – Буквица і вказати її параметри.

Оформлення абзацу у вигляді колонок відбувається за допомогою команди Формат – Колонки при попередньому виділенні фрагменту тексту. У вікні, що з’явиться, встановити кількість колонок, роздільник, якщо необхідно і натиснути кнопку ОК.

Якщо у тексті зустрічаються фрагменти, що повторюються, можна автоматизувати введення цих фрагментів за допомогою засобів автотексту та автозаміни.

Для створення елементу автотексту необхідно виділити фрагмент, який повторюється, і виконати команду Вставка – Автотекст – Создать. У вікні, що з’явиться, дати коротке ім’я елементу автотекста. Для використання автотексту при наборі слід ввести коротке ім’я і натиснути на клавішу F3.

Для створення елементу автозаміни слід виконати команду Сервис – Параметры автозамены. У вікні «Автозамена» в полі «Заменить» ввести коротке ім’я елементу автозаміни, а в полі «На» - повний фрагмент, що повторюється. Для використання автозаміни при наборі слід ввести коротке ім’я і натиснути на клавішу пробіл.

Щоб створити фігурний текст, необхідно виконати команду Вставка – Рисунок – Объект WordArt і ввести необхідний текст.

Засобами текстового редактору MS Word можна створити три виду списків: маркірований, нумерований і багаторівневий. Для створення списків необхідно виконати команду Формат – Список, у вікні, що викриється вибрати одну з запропонованих вкладок. При роботі з багаторівневими списками для створення підпорядкування скористатися кнопками (зменшити відступ, збільшити відступ) на панелі інструментів Форматирование.

Якщо виникає необхідність зробити коментар до будь-якого фрагменту тексту, при цьому не вносити зміни до самого документу, це можна зробити за допомогою інструменту Примечание. Для використання примітки у документі необхідно клацнути в тому місці, де необхідно створити коментар, або виділити потрібний фрагмент тексту і виконати команду Вставка – Примечание.

Звичайні і кінцеві винесення – це винесення, що містять додаткову інформацію за будь-яким питанням. Звичайні винесення з’являються в кінці поточної сторінки документу, кінцеві компілюються у кінці всього документу. Для використання цього інструменту необхідно поставити курсор біля слова, до якого планується зробити винесення, і виконати команду Вставка – Ссылка – Сноска. Пояснення до винесення, розміщується у нижній частині екрану.

Складні математичні вирази, що не можливо ввести за допомогою клавіатури та вставки символів, створюються за допомогою редактору формул, який можна визвати командою Вставка – Объект – Microsof Equation 3.0. На екрані з’явиться робоча область, яка оточена пунктирною рамкою, а також панеллю інструментів Формула, що являє собою набір шаблонів для створення виразів різної складності.

Для вставки рисунку із файлу необхідно виконати команду Вставка – Рисунок – Из файла, після цього вказати місце розташування вибраного файлу. Подальша робота з графічним об’єктом відбувається за допомогою команди контекстного меню Формат рисунка.

У текстовому редакторі MS Word є можливість самотужки створити рисунок або побудувати схему будь-якої складності за допомогою набору автофігур, що розташовані на панелі інструментів «Рисование». Для забезпечення цілісності створеного об’єкту необхідно виконати угрупування його елементів. При цьому використовуюється або клавіша Ctrl, або інструмент та виконуються команда Рисование – Группировать.

Для створення автоматичного підпису для рисунків,таблиць і формул необхідно поставити курсор у потрібному місті виконати команду Вставка – Ссылка – Название. У вікні, що з’явиться, з випадаючого списку обрати необхідний об’єкт (рисунок, таблиця або формула), а в полі «Название» вказати назву об’єкту. Після цих дій є можливість автоматично оформити список ілюстрацій,формул і таблиць. Для цього слід поставити курсор у місце, де необхідно створити цей список, і виконати команду Вставка – Ссылка – Оглавление и указатели, перейти у вкладку «Список иллюстраций», вибрати з випадаючого списку «Название» потрібний об’єкт, вказати параметри за бажанням користувача і натиснути кнопку ОК.

Формування посилань на використану літературу відбувається у декілька етапів. Спочатку в кінці документу ввести найменування використаних інформаційних джерел, відформатувати їх як нумерований список; кожний елемент списку – одне видання. Кожний елемент переліку літератури відформатувати як закладку за допомогою команди Вставка – Закладка, вказати ім’я закладки і натиснути кнопку Добавить. Після цього розташувати текстовий курсор на тому місці документа, де необхідно вставити посилання на інформаційне джерело і виконати команду Вставка – Перекрестная ссылка. У діалоговому вікні Перекрестная ссылка обрати тип посилання Закладка, встановити значення списку «Вставить ссылку на» в положення «Номер абзаца», у вікні «Для какой закладки» обрати ім'я потрібної закладки і натиснути на кнопку Вставить. Дозволяється послідовно вставляти кілька посилань. Якщо до списку посилань було додано нові елементи, їх також необхідно відформатувати як закладку і виконати команду Правка – Связи, натиснути кнопку Обновить і ОК.

Створення змісту виконати автоматично за умови, що заголовки документа повинні бути відформатовані стилями заголовків Word. Використовується 9 стилів заголовків для побудови ієрархічних структур змісту. Найвищій стиль – Заголовок 1, найнижчий – Заголовок 9. Для цього необхідно виділити заголовок і на панелі інструментів Форматирование встановити відповідний стиль. Після цих дій вибирається місце розташування майбутнього змісту, ставиться курсор і виконується команда Вставка – Ссылка – Оглавление и указатели. Перейти на вкладку Оглавление, вибрати формат змісту зі списку форматів, встановити число рівнів заголовків, виставити прапорці Показать номера страниц і Номера страниц по правому краю, вибрати заповнювач, натиснути кнопку ОК.

Обновити зміст або список після внесених змін відбувається після виділення і натискання клавіши F9 або за допомогою команди контекстного меню Обновить.

Колонтитули дозволяють розмістити на всіх сторінках документу будь-яку інформацію, у тому числі і графічну, наприклад, логотип компанії. Для створення колонтитулів необхідно виконати команду Вид – Колонтитулы. При цьому уверху і внизу сторінки документу з'явиться область виділена пунктирної лінією для введення тексту або графічної інформації, а також відповідна панель інструментів.

Якщо виникає необхідність створення колонтитулів, зміст яких б різнився на парних та непарних сторінках, необхідно клацнути по кнопці Параметры страницы, що знаходиться на панелі інструментів Колонтитулы, у діалоговому вікні виставити прапорець Различать колонтитулы четных и нечетных страниц, у полі Начать раздел виставити С нечетной страницы і натиснути кнопку ОК. Якщо в колонтитулі нового розділу повторюється інформація з попереднього розділу, то при введенні нового колонтитула варто простежити, щоб на панелі інструментів Колонтитулы кнопка Как в предыдущем була віджата. Для автоматичної вставки дати у колонтитул слід скористатися кнопкою , що розташована на панелі інструментів Колонтитулы.

Зберегти документ можна за допомогою команди Файл – Сохранить как, визначити ім’я файлу та місце його розташування. Для подальшого збереження змін у файлі достатньо виконати команду Файл – Сохранить.

Для друку документа необхідно виконати команду Файл – Печать.