7.3 Порядок заповнення та подання податковими агентами податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку і сум утриманого з них податку

Одним із елементів будь-якого податку є звітність. Якщо податок нараховується (утримується) і сплачується (перераховується), то виникає обов’язок щодо подання податкової звітності, яка є невід’ємним елементом змісту податкового обов’язку платника податків.

Відповідно до абз. «б» п. 176.2 ст. 176 розділу IV ПКУ та пп. 49.18.2 п. 49.18 ст. 49 ПКУ особи, які відповідно до ПКУ мають статус податкових агентів, зобов’язані подавати, окремо за кожен квартал, протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу, податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, а також суми утриманого з них податку (додаток Д) до органу ДПС за місцем свого розташування.

Якщо останній день строку подання припадає на вихідний або святковий день, то граничним терміном вважається наступний робочий день (п. 49.20 ПКУ і п. 2.1 Порядку № 1020). Такий розрахунок подається тільки у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку податковим агентом протягом звітного періоду.

Форма 1-ДФ Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку затверджені Наказом ДПАУ «Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку» від 24.12.2010 N 1020.

При заповненні розрахунку 1-ДФ податковий агент повинен пам'ятати:

1. розрахунок заповнюється машинописним текстом або друкованими літерами на папері формату А4;

2. інформаційні рядки, які не підлягають заповненню, прокреслюються;

3) не допускаються виправлення, уточнення, закреслення;

4. розрахунок заповнюється у двох примірниках, один із яких після реєстрації його в податковій повертається податковому агенту;

5. у відповідній графі обов’язково вказується номер телефону посадових осіб, які підписали розрахунок;

6. розрахунок повинен бути завірений підписами головного бухгалтера та керівника, а також печаткою - для юридичної особи; підписом фізособи і печаткою (якщо вона в неї є) - для фізособи - податкового агента;

7. заповненню підлягають всі обов’язкові реквізити розрахунку.

Розрахунок за формою № 1ДФ можна подавати на паперовому носії, а також в електронному вигляді за самостійним рішенням податкового агента (пп. 2.3.2 Порядку № 1020). Відповідно до пп. 49.4 ПКУ середні та великі підприємства зобов’язані надавати податкову звітність (в тому числі і розрахунок ф. № 1ДФ) виключно в електронному вигляді.

Порядок заповнення форми 1 ДФ (додаток Д) наступний:

1. Заповнення реквізитів.

• Навпроти напису «Стор.» податковим агентом проставляється номер сторінки податкового розрахунку;

• Відмічається відповідна клітинка «Звітний», «Звітний новий» чи «Уточнюючий» залежно від того, який податковий розрахунок подається. «Звітний» відмічається, якщо розрахунок в звітному періоді подається перший раз. «Звітний новий» - якщо в попередньому розрахунку поданому до органів ДПС виявлено самостійно помилку, а граничний терміні подання ще не настав. «Уточнюючий»- виявлено помилку в розрахунку, поданому раніше, а термін подання вже закінчився;

• Навпроти напису «Порція» податковим агентом проставляється номер порції;

• Зазначається податковий номер юридичної особи - податкового агента, податковий номер або серія та номер паспорта фізичної особи - податкового агента (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті), яка подає розрахунок. Заповнення клітинок проводиться зліва направо (для юридичних осіб доповнюється зліва нулями до восьми цифр, якщо значущих цифр менше 8);

• Відмічається відповідна клітинка «Юридична особа» або «Самозайнята фізична особа»;

• «Працювало у штаті» - проставляється найбільша з місячних за звітний період (на перше число місяця) облікова кількість штатних працівників облікового складу юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи. Облікова кількість штатних працівників облікового складу юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи визначається відповідно до Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 28.09.2005 N 286. зареєстрованої в Міністерстві юстиції України ЗО. 11.2005 за N 1442/11722;

• «Працювало за цивільно-правовими договорами» - кількість працівників за цивільно-правовими договорами у звітному періоді та зовнішні сумісники. Зазначаються найменування юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові самозайнятої фізичної особи, податкова адреса юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи, що подає податковий розрахунок;

• Податковий номер органу ДПС, куди подається розрахунок;

• Найменування органу ДПС, куди подається податковий розрахунок.