Печать диаграмм
Диаграмму, расположенную на одном листе с таблицей, можно распечатать как часть рабочего листа или отдельно. Напечатать диаграмму отдельно от остальной части листа можно, выделив ее, а затем выполнив команду Кнопка «Office» > Печать > Предварительный просмотр для просмотра перед печатью, и, если результат просмотра удовлетворил, можно воспользоваться имеющейся в окне просмотра кнопкой Печать.
Для печати диаграммы вместе с остальной частью листа следует настроить взаимное размещение диаграммы и данных в режиме отображения Разметка страницы, а также другие параметры страницы (см. урок. 6.5). Перед печатью нужно убедиться в том, что ни одна из диаграмм на листе не выделена (для этого можно выделить любую ячейку с данными).
Практическая работа 49. Построение и форматирование диаграмм
Задание 1. Создать таблицу с данными, построить по таблице гистограмму и отформатировать ее, как показано на рис. 6.62.
Рис. 6.62. Пример гистограммы
Последовательность выполнения
1. Создайте необходимую таблицу с данными (см. рис. 6.62).
2. Выделите нужные для диаграммы данные. В данном примере это диапазон A2:D7.
3. На вкладке Вставка нажмите кнопку Гистограмма и выберите нужный вариант диаграммы (см. рис. 6.57). В данном случае выбран объемный вариант гистограммы с группировкой; чтобы получить информацию об имеющихся типах гистограмм, подведите к нему указатель мыши и дождитесь всплывающей подсказки.
4. Если вы правильно выделили диапазон с данными, то после выбора типа диаграммы она будет создана автоматически на текущем листе. Вы можете переместить диаграмму в правую часть экрана и уменьшить ее размеры, чтобы ячейки с данными не были закрыты.
5. На вкладке Конструктор нажмите кнопку Строка/столбец. Обратите внимание, как изменяется вид диаграммы. Снова нажмите кнопку Строка/столбец – диаграмма должна вернуться к первоначальному виду.
6. Попробуйте применить к диаграмме различные макеты и стили, выбирая их на вкладкеКонструктор.
7. Для изменения названия диаграммы выделите его с помощью мыши, затем щелкните кнопкой мыши на тексте, чтобы появился текстовый курсор, и отредактируйте текст. Аналогично можно изменить названия осей.
8. Измените размер и тип шрифта для текстовых элементов диаграммы. Для этого щелкните на нужном элементе правой кнопкой мыши и воспользуйтесь кнопками появившейся панели.
9. Измените тип диаграммы с помощью соответствующей кнопки вкладки Конструктор,например выберите коническую или пирамидальную.
10. Самостоятельно примените другие эффекты форматирования для различных элементов. Если примененный эффект ухудшает вид диаграммы, воспользуйтесь кнопкой Отменить на панели быстрого доступа. Один из вариантов отформатированной гистограммы показан выше (см. рис. 6.62).
Задание 2. Построить и отформатировать круговую диаграмму для отображения результатов выборов в парламент, как показано на рис. 6.63.
Рис. 6.63. Круговая диаграмма
Последовательность выполнения
1. Перейдите на второй лист книги и создайте таблицу с данными (см. рис. 6.63).
2. Выделите диапазоны с данными для диаграммы. В данном примере это диапазон АЗ:В8.
ВНИМАНИЕ
При построении круговых диаграмм в выделенный для диаграммы диапазон нельзя включать строку с итоговыми данными – в этом случае диаграмма будет построена неверно.
3. На вкладке Вставка нажмите кнопку Круговая, выберите тип диаграммы Объемная круговая – диаграмма будет построена автоматически.
4. На вкладке Конструктор примените к диаграмме один из встроенных стилей.
5. Выполните команду Работа с диаграммами > Макет; с помощью кнопок в группе Подписиотключите отображение легенды и попробуйте различные варианты отображения подписей данных.
6. Для получения подписей как на рис. 6.63 выполните в меню кнопки Подписи данныхкоманду Дополнительные параметры подписей данных. В появившемся окне установите следующие флажки: имена категорий, доли, линии выноски и установите переключатель в положение У вершины снаружи.
7. Откройте на ленте вкладку Формат и примените эффекты WordArt для названия диаграммы.
8. Для каждого сектора данных примените цвет, соответствующий названию партии. Для выделения одного сектора круга выделите сначала весь круг щелчком кнопки мыши, а затем щелкните кнопкой мыши на нужном секторе. После этого на вкладке Формат выберите новый стиль фигуры или измените ее заливку.
Задание 3. Построить график изменения курсов валют в течение года (рис. 6.64).
Рис. 6.64. Пример графика
1. Последовательность построения графика аналогична предыдущим примерам: следует создать таблицу, выделить нужный диапазон, выбрать тип диаграммы и разместить ее в удобном месте листа.
2. В графике (см. рис. 6.64) для значений столбца Доллар используется вспомогательная вертикальная ось. Чтобы добиться такого эффекта, откройте на ленте вкладку Макет, в группеТекущий фрагмент выберите из раскрывающегося списка Ряд«Доллар», затем нажмите кнопку Формат выделенного фрагмента. В появившемся окне установите переключатель в положение По вспомогательной оси инажмите кнопку Закрыть.
3. С помощью кнопок в группе Подписи вкладки Макет настройте положение подписей осей и легенды так, как показано на рисунке (см. рис. 6.64).
4. Перейдите на вкладку Формат и отформатируйте различные элементы графика по своему усмотрению.
5. Сохраните результаты работы в книге под именем Диаграммы.
Задание для самостоятельного выполнения
1. Откройте таблицу расчета заработной платы (файл Зарплата) и дополните ее диаграммой. Самостоятельно выберите подходящий тип диаграммы, а также определите диапазон исходных данных. Отформатируйте построенную диаграмму.
2. Аналогично постройте диаграмму по результатам выступления команд в КВН (см. урок 6.3).
Подведение итогов
Вопросы для проверки
? Что такое диаграмма, какие бывают виды диаграмм?
? В каких случаях целесообразно использовать гистограммы, круговые диаграммы, графики?
? Опишите общую последовательность действий при построении диаграммы.
? Какие элементы диаграмм вы знаете?
? Как изменить параметры диаграммы после ее создания?
? Как изменять формат отдельных элементов диаграммы?
? Какими способами можно выполнить печать диаграммы?
Из завершающего урока вы узнаете о специальных методах работы с большими объемами упорядоченных данных или базами данных.
Урок 6.7. Базы данных в Excel
Понятие о базах данных
Программа Excel часто применяется для обработки больших объемов информации, которые представлены в виде упорядоченных списков данных. Примером подобной информации может служить таблица, показанная выше (см. рис. 6.62). Такой список также называют базой данных и применяют к нему следующие термины и правила.
? Верхняя строка списка называется заголовками столбцов и определяет общую структуру списка.
? Все остальные строки списка называются записями. Каждая запись (строка) должна относиться к одному объекту списка. В примере, показанном на рис. 6.65, каждая запись содержит информацию об одном товаре.
? Столбец списка называется полем; в каждом столбце должны находиться данные определенного типа в соответствии с заголовком поля.
? Все записи должны иметь одинаковое количество полей, некоторые поля можно оставить незаполненными.
Рис. 6.65. Пример списка данных
При создании базы данных в Excel следует соблюдать приведенные выше правила и не оставлять полностью пустых строк или столбцов. Можно использовать только одну или несколько верхних строк для создания заголовка списка. Большинство примеров из предыдущих уроков являются списками данных с заголовком в верхней строке.
ПРИМЕЧАНИЕ
Для эффективной работы с базами данных существуют специализированные программы, например Microsoft Access, которая входит в пакет Microsoft Office 2007. База данных в Access обычно состоит из нескольких взаимосвязанных таблиц; в данном уроке будем считать, что база данных состоит из одной таблицы.
Сортировка списков данных
Нередко возникает необходимость отсортировать данные в списке, то есть упорядочить записи по значению определенного поля. В Excel 2007 для сортировки данных имеются команды на двух вкладках ленты:
? в группе Редактирование вкладки Главная есть кнопка Сортировка и фильтр, после нажатия которой появляется меню с командами для сортировки и фильтрации (рис. 6.66, слева);
? на вкладке Данные имеется группа Сортировка и фильтр, кнопки которой (рис. 6.66,справа) соответствуют упомянутым выше командам меню кнопки Сортировкаи фильтр.
Рис. 6.66. Меню кнопки Сортировка и фильтр вкладки Главная (слева) и группа команд Сортировка и фильтр на вкладке Данные (справа)
В Excel существует два способа сортировки: быстрая и настраиваемая. Быстрая сортировка выполняется следующим образом.
1. Сделайте активной любую ячейку с данными в столбце, где нужно выполнить сортировку.
2. Щелкните на кнопке Сортировка и фильтр и выполните одну из команд Сортировка от A до Я и Сортировка от Я до A (см. рис. 6.66, слева). Можно также использовать кнопки в группе команд Сортировка и фильтр (см. рис. 6.66, справа).
3. После выполнения команды Excel автоматически определит диапазон сортировки и упорядочит строки по выбранному столбцу. Если список имеет правильную структуру, то в диапазон сортировки будут включены все имеющиеся записи.
Иногда возникает необходимость отсортировать не весь список, а отдельную группу строк. В таком случае сначала выделяется нужный диапазон, после чего выполняется команда сортировки.
При выделении для сортировки отдельных столбцов может появиться диалоговое окно со следующим выбором:
? расширить диапазон для сортировки;
? сортировать только в пределах выделения;
? отменить сортировку и попытаться правильно выделить диапазон.
ВНИМАНИЕ
При сортировке отдельных столбцов данных существует опасность исказить информацию в списке, перемешав значения столбцов. Для правильной сортировки списка в диапазон нужно включать все имеющиеся столбцы.
СОВЕТ
Если сортировка была выполнена не так, как нужно, выполните команду Отменить длявозврата таблицы к исходному состоянию, после чего попробуйте выполнить сортировку другим способом.
Команды быстрой сортировки позволяют сортировать данные только по одному полю. Для упорядочивания данных по нескольким полям следует воспользоваться настраиваемой сортировкой. Для этого выполните следующие действия.
1. Сделайте активной любую ячейку в списке или выделите для сортировки весь список.
2. Выполните следующую команду: Сортировка и фильтр > Настраиваемая сортировка (см. рис. 6.66, слева) или нажмите кнопку Сортировка в группе Сортировка и фильтр (см. рис. 6.66, справа).
3. В появившемся окне (рис. 6.67) укажите, по какому столбцу следует выполнить сортировку, и укажите ее порядок. Если Excel автоматически не определил заголовки столбцов, установите флажок Мои данные содержат заголовки.
Рис. 6.67. Диалоговое окно сортировки диапазона
4. Для сортировки по нескольким полям нажмите кнопку Добавить уровень и введите параметры второго столбца сортировки. Аналогично можно добавить еще один или несколько уровней. Сортировка будет выполнена после нажатия кнопки OK.
Практическая работа 50. Сортировка списка данных
Задание 1. Упорядочить записи в таблице (см. рис. 6.65) по убыванию цены товара (от большей к меньшей).
Последовательность выполнения
1. Создайте новую книгу и заполните таблицу данными (см. рис. 6.65). Сохраните ее под именемТовары на складе.
2. Сделайте активной любую ячейку с данными в столбце Цена. Не следует выделять несколько ячеек или целый столбец.
3. Выполните команду Сортировка от Я до А, после чего таблица примет вид, показанный на рис. 6.68.
4. Чтобы вернуть таблицу к первоначальному виду, воспользуйтесь кнопкой Отменить на панели быстрого доступа.
Рис. 6.68. Список данных после сортировки по цене товара
Задание 2. В списке товаров (см. рис. 6.65) выполните сортировку по категориям товаров, а в пределах каждой категории – по убыванию цены.
Последовательность выполнения
1. Сделайте активной любую ячейку с данными и нажмите кнопку Сортировка вгруппеСортировка и фильтр вкладки Данные.
2. В списке Сортировать по выберите пункт Название. Если вместо заголовков списка отображаются названия столбцов в Excel, установите флажок Мои данные содержат заголовки.
3. Щелкните на кнопке Добавить уровень и в списке Затем по выберите пункт Цена,$.
4. Установите для пункта Название порядок от А до Я, а для пункта Цена,$ – По убыванию.
5. Нажмите кнопку OK и проверьте правильность сортировки.
Использование фильтров
Вы можете встретиться с задачей отбора записей в объемном списке данных, что занимает продолжительное время. Для этого проще всего использовать встроенные возможности фильтрации данных. Excel 2007 обладает простыми и удобными средствами установки фильтров, которые будут рассмотрены в следующей практической работе.
Практическая работа 51. Отбор записей из списка с помощью фильтра
Задание 1. Отобрать в прайс-листе (см. рис. 6.65) только товары, которые имеются на складе.
Последовательность выполнения
1. Откройте список товаров, который сохранен под именем Товары на складе (см. рис. 6.65).
2. В столбце Наличие выделите любую ячейку со значением Есть.
3. Щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выполните команду Фильтр> Фильтр по значению выделенной ячейки (рис. 6.69). Будет включен режим автофильтра, а в списке останутся только записи, которые соответствуют условию.
4. Для отмены фильтра нажмите кнопку Фильтр на вкладке Данные (см. рис. 6.66, б).
Рис. 6.69. Установка фильтра по значению ячейки
Задание 2. Выбрать из списка все принтеры, которые есть на складе и которые можно заказать.
Последовательность выполнения
1. Для включения режима фильтрации выделите любую ячейку с данными и нажмите кнопкуФильтр на вкладке Данные. В правой части заголовков столбцов списка должны появиться кнопки со стрелками.
2. Сначала отберите все принтеры. Это можно сделать с помощью контекстного меню, как в предыдущем задании, однако есть другой способ:
1) щелкните на кнопке со стрелкой возле заголовка Название;
2) снимите флажок Выделить все, затем установите флажок Принтер и нажмите кнопку OK (рис. 6.70).
3. Для отбора товаров, которые есть на складе или могут быть заказаны, щелкните на кнопке со стрелкой возле заголовка Наличие, снимите флажок Нет и нажмите кнопку OK. При последовательном применении нескольких фильтров они накладываются друг на друга, поэтому в списке останутся только принтеры, которые есть на складе или которые можно заказать.
Задание 3. Выберите из списка только мониторы с ценой менее $300.
Последовательность выполнения
1. Отмените предыдущий фильтр и отберите все мониторы одним из описанных выше способов.
Рис. 6.70. Установка фильтра
2. Щелкните на кнопке со стрелкой возле заголовка Цена и выполните команду Числовые фильтры > меньше.
3. В соответствующее поле введите значение 300 (рис. 6.71) и нажмите кнопку ОК для применения фильтра.
Рис. 6.71. Окно установки фильтра по условию
Итоговые вычисления в таблицах
В Excel имеются средства для расчета итоговых данных в таблицах и их анализа. Например, с помощью команды Промежуточные итоги можно автоматически разделить таблицу на группы и для каждой из них рассчитать итоговые значения.
Мощным инструментом для анализа данных является сводная таблица, с помощью которой можно получить несколько итогов или группировку по нескольким полям. Данные из списка в сводной таблице могут представляться в виде двухмерной таблицы, которая часто удобнее для анализа.
Использование перечисленных возможностей будет рассмотрено в следующей практической работе.
Практическая работа 52. Итоговые вычисления в таблицах
Задание 1. Для таблицы, показанной на рис. 6.72, нужно рассчитать итоговые данные по отдельным датам или товарам с помощью средства Промежуточные итоги.
Рис. 6.72. Книга учета продаж (будет использована в примерах вычисления промежуточных итогов и построения сводной таблицы)
Последовательность выполнения
1. Создайте таблицу (см. рис. 6.72) и сохраните ее под именем Учет продаж.
2. Отсортируйте таблицу по полю, по которому нужно выполнить группировку (в данном примере это сортировка по дате).
3. Сделайте активной любую ячейку в списке данных и нажмите кнопку Промежуточные итоги вгруппе Структура вкладки Данные.
4. Выполните команду Данные > Итоги – весь список будет выделен и появится окноПромежуточные итоги.
5. В данном окне нужно указать поле, при изменении которого следует вычислять итоги, какую итоговую операцию выполнить и по каким полям подсчитать итоги. Для решения задачи следует установить значения полей, как показано на рис. 6.73.
Рис. 6.73. Диалоговое окно Промежуточные итоги
6. Нажмите кнопку OK – Excel выполнит расчет промежуточных итогов (рис. 6.74). Обратите внимание на появившиеся кнопки в левой части окна Excel. С их помощью можно изменять представление списка, скрывая определенные группы данных.
Рис. 6.74. Результат вычисления промежуточных итогов
7. Убрать с листа промежуточные итоги можно, повторно нажав кнопку Промежуточные итогии в появившемся окне (см. рис. 6.73) нажав кнопку Убрать все.
Задание 2. Построить сводную таблицу для книги учета продаж (см. рис. 6.72), из которой можно будет узнать итоговые значения количества товаров и суммы продаж в разрезе как по датам, так и по каждому наименованию товара.