3. Датування та індексація документів

Дата - обов'язковий елемент будь-якого службового документа.

Датується документ в день його підписання або затвердження (за винятком документів колегіальних органів).

Дата ставиться у лівій верхній частині бланку документа разом із індексом у відведеному для цього місці.

Якщо документ оформлений не на бланку – дата ставиться нижче підпису зліва.

Дата оформляється двома способами:

1.Цифровим – елементи дати записують арабськими цифрами: число, місяць, рік, наприклад: 25.11.2012 або 2012.11.25.

2.Словесно-цифровим - вживається у текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру з проставленням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 05 грудня 2012 року.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, відмітки про надходження, виконання та ін.), а також вказується дата при затвердженні та погодженні проектів документів.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Індекс дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його схоронність та контроль за виконанням. Проставляється на бланку у визначеному місці (поряд із датою).

Індекс вхідного документа при його реєстрації складається із порядкового номера з початку року, який може доповнюватися прийнятими умовними позначками груп кореспондентів, виду документа тощо. Наприклад: 285/6, де 285 - порядковий номер документа за журналом реєстрації, 6 - індекс групи кореспондентів (наприклад, для ДПС України це документи від підприємств, установ, організацій).

Індекс вихідного документа може складатися із порядкового номера з початку року та індексу справи за номенклатурою, до складу якого в свою чергу входить номер структурного підрозділу та номер справи. Такий порядок прийнятий в органах ДПС України. Наприклад:119 / 12-17, де 119 - порядковий номер документа з початку року, 12-17 - номер справи за номенклатурою, де зберігається копія вихідного документа (12 - номер структурного підрозділу, 17 - номер справи цього відділу).

Типовою інструкцією з діловодства, затвердженою постановою Кабінетом Міністрів України від 30листопада 2011 року № 1242 передбачено при індексації вихідних документів зазначати спочатку індекс справи за номенклатурою, а потім порядковий номер документа в межах календарного року.

Індекс внутрішнього документа складається з порядкового номера за журналом реєстрації з початку року та індексу справи за номенклатурою справ (розпорядчим документам прийнято присвоювати лише порядкові номери реєстрації).