Класифікація документів

Для кращої роботи з документами, підвищення оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців службові документи прийнято поділяти (класифікувати) за окремими ознаками однорідності.

Класифікація – це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності.

Документи класифікуються за змістом інформації, яку вони несуть, за походженням, за стадіями створення, за ступенем гласності, за термінами зберігання, за призначенням і деякими іншими ознаками.

І. За змістом:

1.Із загальних та адміністративних питань (пов’язані із загальними питаннями управління: накази, інструкції, протоколи, службові листи і т.д.) Це організаційно-розпорядча документація (ОРД).

2.Фінансово-розрахункові документи (платіжні доручення, відомості виплати зарплати, бухгалтерські звіти).

3.Постачально-збутові, комерційні документи (накладні, звіти про реалізацію продукції і т.д.)

II. За призначенням:

1.Організаційні (положення, інструкції, статути, правила та ін.).

2.Розпорядчі (постанови, накази, розпорядження, вказівки,

рішення,ухвали).

3.Інформаційно-довідкові (довідки, акти, доповідні і пояснювальні записки, листи, телеграми, телефонограми , протоколи і ін.).

III .За складністю:

1Прості (охоплює одне питання).

2Складні (охоплює кілька питань).

IV. За місцем складання і використання:

1.Внутрішні.

1.Зовнішні.

V. За напрямом руху:

1.Вхідні.

2.Вихідні.

VI. За способом фіксації інформації:

1.Письмові.

2.Графічні.

3.Фото- і кінодокументи.

4.Фонодокументи.

VIІ. За походженням:

1.Службові .

2.Особові:

2.1. Особові офіційного походження (паспорт, диплом, грамота).

2.2.Документи особового походження (скарги, заяви громадян).

VIIІ. За терміном виконання:

1.Термінові (виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою “Терміново”).

2.Не термінові.

IХ .За формою:

1.Індивідуальні (листи, доповідні і пояснювальні записки).

2.Типові - складаються за зразками, розробленими вищими органами для підвідомчих організацій (інструкції, контракти, договори).

3.Трафаретні – заздалегідь заготовлені бланки документів з постійною інформацією.

Х. За гласністю:

1.Звичайні (не таємні).

2.Таємні (містять державну таємницю).

3.Для службового користування (ДСК).

XІ. За стадіями виготовлення:

1. Оригінали (перші або єдині примірники службових документів).

2. Копії (документи, в яких точно відтворено інформацію оригіналів):

2.1. Відпуск (повна копія оригіналу документа);

2.2. Витяг (копія, що відтворює певну частину документа);

3. Дублікат (повторний примірник документа).

XIІ. За терміном зберігання:

1.Документи постійного зберігання.

2.Документи тривалого зберігання (понад 10 років).

3.Документи тимчасового зберігання (до 10 років).

Лекція 2

Тема 2. Загальні вимоги до складання та оформлення документів

ПЛАН

1.Текст документа та основні вимоги до нього.

2.Заголовок до тексту документа.

2.Адресування документів.

3.Датування та індексація документів.

Література [3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 11]