Сам факт існування любої держави передбачає необхідність управління нею, тими процесами, які відбуваються у житті суспільства. Основні важелі управління прийняття й реалізація документів. Органи управління всіх рівнів від Кабінету міністрів до підприємств, установ, організацій, створюють численні управлінські документи. Від правильності їх складання й оформлення залежить якість прийнятих рішень, можливість одержання ефективних наслідків їх виконання.

Враховуючи зазначене, предметом курсу “Управлінське документування” є:

1. Вивчення основних типів документів, які виникають в процесі управління виробництвом або в діяльності установ і організацій.

2. Класифікація документів.

3. Вивчення порядку складання ділових документів, контролю за їх виконанням.

4. Впорядкування обліку, систематизація службових документів, порядок передачі документів на зберігання в архів установи.

Курс «Управлінське документування » розрахований на 108 годин, з яких:

аудиторних - 54 години, в тому числі:

лекційних - 20 годин,

практичних - 24 години,

семінарських - 10 годин.

Крім цього 10 годин відводиться на індивідуально-консультаційні заняття та 44 години на самостійну роботу студентів.

Суть та основні поняття діловодства

Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами .

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної і ефективної роботи установи, підприємства, організації. У їх повсякденній оперативній роботі з`являється потреба в ділових паперах - службових документах, за допомогою яких оформляються трудові правовідносини з працівниками, здійснюються управлінські зв’язки, необхідні для вирішення поставлених завдань, юридично закріплюються функції, права і обов’язки трудових колективів та окремих посадових осіб.

До основних понять діловодства відносяться: “документ”, “система документування”, “документообіг”.

Документ - це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати і передавати її в часі і просторі.

Документи використовуються у всіх галузях людської діяльності. Інформація в них може фіксуватися різними способами: письмово, графічно, у вигляді малюнка, фотокартки, за допомогою звукозапису.

Службовим документом вважається документ, який створила або отримала установа (інший суб’єкт господарювання) у процесі своєї діяльності.

Особовий документ - це документ, що посвідчує особу власника, його права, обов’язки, суспільний стан, а також може містити біографічні і (або) інші відомості про нього. Особовими документами є внутрішні та закордонні паспорти громадян, службові посвідчення, студентські квитки тощо.

Документом особового походження вважається документ, створений фізичною особою поза службовою діяльністю.

Процес створення документа називається документуванням.

Система документування - це сукупність процесів по створенню всіх видів документації, які відображають діяльність установи , підприємства, організації.

Документування включає в себе всі операції по підготовці, складанню, погодженню, оформленню і виготовленню документа.

Система документування передбачає наявність відповідних вимог і норм створення документів. Ці норми повинні бути закріплені законодавчими актами, відповідними нормативними документами про діловодство, інструкціями.

Комплекс робіт з готовими документами, створеними на конкретному підприємстві, в установі чи організації, а також з одержаними зі сторони називається документообігом. В зміст документообігу включаються такі процеси: приймання документів, реєстрація, контроль виконання, довідково-інформаційна робота, зберігання і використання документації, рух документів по структурних підрозділах і виконавцях.

Нормативне забезпечення системи документування

управлінської діяльності. Державний стандарт на документи

При вирішенні питань організації діловодства на підприємствах, в установах і організаціях слід керуватися державними стандартами на управлінську документацію, іншими нормативними документами з питань організації діловодства.

З 1 вересня 2003 року введено Національний стандарт “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (ДСТУ 4163-2003).

Цей Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створюванні в результаті діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій.

На підставі вимог ДСТУ-4163-2003 розробляються інструкції по діловодству, інші методичні матеріали, в яких конкретизуються питання організації діловодних процесів. Зокрема, Кабінетом Міністрів України затверджена Типова інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, (постанова від 30.11.2011 № 1242).

В системі органів державної податкової служби України діє Типова інструкція з діловодства, затверджена наказом ДПА України від 01.07.98 № 315 із наступними змінами і доповненнями.

До нормативних матеріалів у діловодстві слід також віднести:

-відомчі переліки документальних матеріалів з питань діловодства, які розробляються архівними органами;

-переліки типових документальних матеріалів з визначенням строків зберігання;

-типові номенклатури справ;

-рекомендації та методичні вказівки з питань організації діловодства.

При здійсненні управлінської діяльності організаційно - розпорядчі документи (ОРД) оформляються на папері формату А4 (297 х 210 міліметрів) та А5 (146 х 210 мм). Інколи використовується папір формату А3 (297 - 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць та А6 (105 х 148 мм) для резолюцій (доручень).

Реквізит - це елемент службового документа.

При оформленні ОРД використовується такий склад реквізитів:

01 - зображенняДержавного герба України, герба Автономної Республіки

Крим;

02 - зображення емблеми організації або товарного знака;

03 -зображення державних нагород;

04 - код організації;

05 -код форми документа;

06 -назва організації вищого рівня;

07 -назва організації;

08 - назва структурного підрозділу організації;

9. - довідкові дані про організацію;

10-назва виду документа;

11- дата документа;

12- індекс документа;

13- посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14- місце складання або видання документа;

15- гриф обмеження доступу до документа;

16- адресат;

17- гриф затвердження документа;

18- резолюція;

19- заголовок до тексту документа;

20- відмітка про контроль;

21- текст документа;

22- відмітка про наявність додатків;

23- підпис;

24- гриф погодження документа;

25- візи документа;

26- відбиток печатки;

27- відмітка про засвідчення копії;

28- прізвище виконавця та номер його телефону;

29-відмітка про виконання документа та направлення його до справи;

30- відмітка про наявність документа в електронній формі;

31- відмітка про надходження документа до організації;

32- запис про державну реєстрацію.

У службових документах реквізити слід розташовувати відповідно до вимог, встановлених ДСТУ 4163-2003: ліве поле - 30 мм, праве – 10 мм, верхнє і нижнє - по 20 мм.

Реквізити документів бувають постійні і змінні. Постійні реквізити наносяться при виготовленні бланку чи уніфікованої форми, змінні - при складанні документа.