Методичні вказівки

Інтерфейс програми. Коли відкриваємо програму Microsoft Access, то бачимо такі звичні компоненти: рядок заголовку, рядок меню, панель інструментів, робоча область та рядок стану. Вся робота виконується в робочій області вікна, де можуть розгортатися різноманітні за виглядом та призначенням вікна. На зображенні вікна програми в робочій області зображене вікно бази даних. В рядку заголовку вікна бази даних відображена назва бази даних, після якого через двокрапку йде повідомлення «база данных».

Головне вікно бази даних містить:

1. Кнопки об’єктів – призначені для вибору типу об’єкту, з яким буде виконуватись робота.

Таблиці  зберігають всі дані. База даних може мати багато взаємопов’язаних таблиць.

Запити  призначені для обробки даних з однієї чи декількох таблиць. За допомогою запитів дані упорядковують, відбирають, змінюють, крім цього запити дозволяють виконувати обчислення, використовуючи дані з таблиць.

Форми  дозволяють представляти данні у зручному для перегляду та редагування вигляді.

Звіти  дозволяють відображати та роздруковувати відібрані дані, включаючи результати обчислень та підсумкові значення.

Сторінки  дозволяють виставляти в мережі форми, за допомогою яких можна працювати з базою даних в інтерактивному режимі.

Макроси  це прості команди, що дозволяють автоматизувати основні задачі без програмування. Якщо певні операції з базою виконуються особливо часто, має сенс згрупувати кілька команд в один макрос і призначити для його запуску комбінацію клавіш.

Модулі  це програмні процедури, написані мовою VBА. За їх допомогою можна розширити можливості системи.

2. Кнопки панелі інструментів – призначені для вибору режимів роботи з базою даних:

Открыть – відкриває обраний об'єкт, дозволяючи переглянути дані. Для форм, запитів та таблиць цей режим дозволяє також створювати нові чи змінювати існуючі записи (всі зміни, через які б об’єкти вони не вносились, будуть відображені у відповідних таблицях). Для макросів та модулів замінена кнопкою Запуск.

Конструктор – відкриває структуру обраного об’єкту і дозволяє правити її. Наприклад: якщо це таблиця, у неї можна вводити нові поля чи змінювати властивості існуючих.

Создать – відповідає її назві. Вона служить для створення нових об'єктів.

Таблиці, запити, форми і звіти можна створювати декількома різними способами: автоматично за допомогою Майстра чи вручну в режимі Конструктора.

3. Список об’єктів – відображає перелік створених об’єктів обраного типу.

Особливості створення і збереження бази даних

На відміну від програм Word та Excel, які створюють пусту структуру, при запуску в Access необхідно спочатку дати команду створення файлу бази даних або відкрити файл існуючої бази даних. Зробити це можна за допомогою команд «Создать» чи «Открыть» пункту меню «Файл».

Наступною особливістю є те, що збереження відбувається автоматично. Жодних повідомлень про це не виводиться.

Послідовність дій при виконанні завдання:

1. Відкрийте таблицю «Сотрудники» в режимі таблиці. Для цього скористайтесь кнопкою Открыть.

2. Використовуючи полоси прокрутки, кнопки переходу до запису, продивіться дану таблицю.

3. Закрийте таблицю «Сотрудники».

4. Відкрийте таблицю «Сотрудники» в режимі конструктора і прогляньте.

5. Закрийте таблицю «Сотрудники».

6. Відкрийте запит «Сведения о заказах» в режимі таблиці. Використовуючи полоси прокрутки, кнопки переходу від запису до запису, продивіться дану таблицю.

7. Запишіть в звіт кількість записів в таблиці «Сведения о заказах».

8. Закрийте запит.

9. Відкрийте форму «Сотрудники» в режимі форми. Прогляньте всі записи. Спробуйте самостійно ввести свої дані.

Зверніть увагу на те, що вони запам’ятаються автоматично без вказівки про збереження. Закрийте форму «Сотрудники».

10. Відкрийте Отчет у вікні бази даних. Ви побачите список звітів. Відкрийте звіт «Итоги продаж по объему» в режимі перегляду.

11. Використовуючи полоси прокрутки, кнопки переходу від запису до запису, продивіться всі сторінки звіту. Скільки їх? Запишіть в звіт лабораторної роботи їх кількість.

12. Закрийте звіт.

13. Закрити MS Access.

Завдання 8. Ознайомитися з постановкою задачі та дослідити блок-схему для створення інформаційно-довідкової системи обліку та руху товарів через склад.