5. Порядок проведення нарад, семінарів.

Оперативні, виробничі та інші наради проводяться головою районної у місті ради, заступниками голови районної у місті ради, керуючим справами виконкому, керівниками відділів відповідно до планів роботи цих органів або у разі загальної необхідності.

Ці наради обов'язково протоколюються. Протоколи нарад зберігаються у відповідних від­ділах, службах, комітетах виконкому /розділ ІІ пункт 7 інструкції з ведення діловодства/.

При проведені планових нарад, документи, а саме: плани підготовки наради, порядок проведення наради, список запрошених надаються до заступника за 3 дня до проведення, в термінових випадках за день до проведення.

6. Порядок роботи зі скаргами громадян, строки їх розгляду.

В роботі зі скаргами, заявами та пропозиціями громадян /далі звернення/ і в організації їх особистого прийому виконком керується Конституцією України, Законами України “Про звернення громадян ”, “Про інформацію ” і Положенням про виконавчий комітет.

Всі письмові звернення громадян, незалежно від способу їх надходження, реєструються в загальному відділі. На кожне звернення заводиться єдина реєстраційна картка.

Звернення, у т.ч. заяви і скарги, можуть мати не лише індивідуальний, але і колективний характер. Колективні звернення - це звернення двох і більше осіб (крім подружжя або близьких родичів) з одного або кількох питань.

Після реєстрації звернення громадян передається на розгляд голові районної у місті ради, заступникам голови районної у місті ради та керуючому справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.

У разі їх відсутності - особам, які їх заміщують.

Згідно з резолюціями керівників звернення невідклад­но надсилаються загальним відділом посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, головним виконавцем є особа, зазначена в резолюції першою. Для виконання резолюції цій особі надається право скликати інших виконавців, координувати їх роботу, вимагати від них необхідну інформацію.

Звернення розглядаються в термін, зазначений у резолюції, при її відсутності - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання.

Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються головою ради особисто.

У вищі органи відповіді на звернення громадян надсилаються за підписом голови районної у місті ради або його заступни­ків в залежності від того, хто розглядав його.

Заявникам відповідь підписують керівники відділів виконкому, яким доручено розглядати скаргу, заяву, пропо­зицію. Відповідь готується в двох екземплярах: оригінал - заявнику та копія з матеріалами перевірки, інформаціями, до­повідними записками, поясненнями - виконкому.