Планирование работы агента по обслуживанию судна
Судовладелец обязан информировать агента о местонахождении судна—его позиции (present position).Такая информация позволяет ориентироваться в примерных сроках прибытия судна в порт. Получая от капитана судна и судовладельца нотисы о педполагаемом времени прибытия ( estimated time of arrival, ETA), основные условия чартера и планируемые нужды судна, агент заранее планирует организацию обслуживания судна в порту.
Планирование начинается с прогноза основных событий процесса обслуживания судна. Основные события- это последовательность операций, направленных на достижение цели пребывания судна в порту (погрузка/разгрузка, ремонт, осмотр и др.). Пример плана основных событий для судна, заходящего в порт с целью погрузки, приведен на рис.9.
Далее к плану основных событий «привязывается» план комплексного обслуживания судна, событиями которого являются: бункеровка судна, снабжение водой, продовольствием, расходными материалами, сюрвей, ремонт, смена экипажа и др. операции по заявкам судовладельца и капитана судна. По возможности операции комплексного обслуживания планируют так, что бы они совмещались с основными операциями и не оказывали влияние на сроки, запланированные на обслуживание судна по плану основных событий (рис.9). Пример плана комплексного обслуживания судна, «привязанный» к плану основных событий, приведен на рис.10.
Планы основных событий и комплексного обслуживания судна позволяют агенту спланировать работу по обеспечению запланированных операций. Пример такого плана показан на рис.11.
4.3. Работа агента по обслуживанию судна
4.3.1. До прихода судна в порт
Подготовительная работа агента по обслуживанию судна нажинается с момента получения информации о его подходе. Агент заводит дело, в котором постепенно накапливается информация и документация о всех услугах, оказанных судну, грузу и экипажу в период стоянки судна в порту.
Примерный перечень операций:
1) Оповещение. Первой заботой агента является оповещение грузовой клиентуры о подходе судна с последующим уточнением по мере получения дополнительной информации от капитана судна времени его подхода.
Рreliminary notice подаются в соответствии с условиями чартера (за 15, 10 и 5 сут). Они служат для извещения фрахтователя, грузоотправителя /грузополучателя, экспедитора о предполагаемом
прибытии судна. Нотисы о предполагаемом времени прибытия — estimated time of arrival, ETA (за 96, 72, 48, 24, 12, 6, 4, 2 часа) .Эта информация подается клиентуре, а также стивидорным и снабженческим компаниям и государственным контролирующим организациям.
2) Агент должен позаботиться о заблаговременном номинировании причала для обработки судна и проследить за соблюдением очередности постановки судна к причалу.
3) Агент должен своевременно оформить заявку на рабочую силу.
4) После получения номинации от судовладельца отправляется запрос в Росморпорт и/или в АМП о выставлении счета на предоплату, рассчитывается и отправляется проформа дисбурсментского счета.
5) До подхода судна, агент посылает на судно pre-arrival information, которая содержит:
- информацию на какой волне держать связь;
- информацию о документах, требующихся на комиссии и в порту.
- информацию о перспективах постановки и обработки судна.
- информацию по грузу (количество в штуках и вес, размерения).
- необходимо так же запросить Капитана о дополнительной судовой роли на родственников и посетителей в порту.
6) Агент запрашивает у капитана судна предварительный грузовой план и направляет его стивидорам (оператору терминала).
7) Необходимо согласовать с капитаном судна и капитаном порта порядок захода судна с буксиром или без.
8) Координация лоцманской и буксирной проводки.
9) У экспедитора агент должен проверить наличие поручений, на груз в порту, согласовать учет сталийного времени, определить планируемое начало/окончание груз операций и проинформировать об этом судовладельца и брокеров.
10) Информирование судовладельцев:
- о правилах и обычаях порта,
- о проформе дисбурменского счета;
- о требованиях предъявляемых к судну;
- о характеристиках груза.
11) Уточнение требований санитарно-карантинной службы, таможни, КПП, в бухгалтерии проверить задолженность компании перед портом по предыдущим заходам, при первой же возможности установить связь с капитаном на время стоянки и личный контакт.
12) Агент подает судно в план порта. (АМП, РМП, Таможня , пограничники, санитарная служба и др.) с фиксаций приема.
13) Агент создает бумажное судовое дело и подшивает всю переписку по судну, немедленно распечатывает, подшивает и сохраняет в электронном деле судна любое появившееся электронное сообщение, а также вставляет в дело на последнее место копии судовых регистровых документов. В судовое дело также подшиваются все документы, проходящие через агента (копии грузовых документов, деклараций и сертификатов на 2 языках, заявки судна, судовые документы, роль на приход и отход, итд.) Верхним листом судового дела подшивается обложка, на которой пишутся размерения судна, контактные данные судна (телефон, факс, телекс, е-mail, Имя Капитана), Контактные данные судовладельца, фрахтователя, экспедиторов, отправителей, сюрвейеров по данному судозаходу и другая необходимая информация. Агент создает в компьютере, в файле «текущие суда».
14) Агент должен забрать у экспедиторов поручения с таможенной печатью.
15) Необходимо также запросить у капитана перед заходом в порт, информацию о судовых отходах с заполнением бланка, установленного рекомендацией Хельсинской Комиссии по охране морской среды Балтийского моря №23/1 от 06.03.2002.