22. Особливості підготовки і проведення службової наради

Наради - це форма ділового спілкування, що передбачає обговорення ділових ситуацій і проблем з метою колективного пошуку найбільш доцільних шляхів їх вирішення.

Переваги нарад: на них відбувається різнобічний розгляд проблем із залученням різних фахівців; наради забезпечують оперативну підготовку альтернативних варіантів рішення проблем; наради дають додаткову можливість для пізнання особистих і ділових якостей беруть участь у них партнерів, проведення нарад дає певний психологічний ефект: на кожного його учасника впливає атмосфера колективного обговорення, емоційну поведінку беруть участь, підтекст висловлювань та ін Однак ці достоїнства нарад можуть проявитися лише тоді, коли нарадами не зловживають і їх ретельно готують.

Три види нарад: проблемне, інструктивний і оперативне. Для пошуку оптимального вирішення проблеми за допомогою дискусії використовується проблемне нараду. Порядок його проведення передбачає: доповідь; відповіді на запитання; дебати; колективну вироблення рішення.

У разі необхідності передати розпорядження по вертикальній схемі управління зверху вниз для їх якнайшвидшого виконання використовують інструктивний нараду. Порядок його проведення включає такі важливі моменти як: конкретизацію та роз'яснення розпоряджень; відповіді на питання, призначення строків виконання та відповідальних.

Найчастіше виникає необхідність отримання інформації про поточний стан справ на ділянках, у підрозділах фірми, організації. У цих цілях проводять оперативне (диспетчерське) нараду. Порядок проведення такої наради включає: заслуховування доповідей підлеглих про стан справ на місцях, попутне дозвіл виниклих проблем на основі отриманої інформації.

Щоб нарада дало бажаний результат, його необхідно серйозно готувати. У період підготовки наради керівник повинен: чітко визначити порядок дня, ключову проблему і бажаний коло учасників (не більше 8 - 10 осіб); довести до учасників наради дату, час і місце зустрічі, а також ключову проблему і порядок дня. Час та дата повинні збігатися з днем, який традиційно відводиться для такого роду діяльності. Непередбачені наради можливі лише як виключення; ознайомити учасників наради з довідковими та інформаційними матеріалами, які належать до обговорюваної проблеми; продумати регламент наради. Приблизний розрахунок може бути таким: загальний час проведення - не більше 1,5 - 2 годин роботи, перерви на 10 хвилин після 45-50 хвилин роботи. Якщо в порядку денному наради передбачається обговорення кількох питань, то психологічно вірніше буде внести на розгляд спочатку більш прості, які потребують менше часу і розумової енергії; підготувати приміщення для проведення наради. У ньому повинні забезпечуватися необхідне освітлення, оптимальна температура (+22-24 градуси), провітрюваність, необхідна наочність: (скажімо так: від крейди і дошки до відеотехніки). Крім того, кожен учасник повинен мати можливість не тільки сісти, а й записати почуте, накидати план свого виступу, розкласти необхідні документи і матеріали.

Діловий настрій наради залежить від його початку, а точніше, від поведінки керівника на початку наради. Він повинен: розпочати точно вчасно в невеликому вступному слові чітко сформулювати мету і завдання наради; узгодити правила і регламент наради; призначити відповідального за ведення протоколу наради; не починати наради з критики і розносу підлеглих. Якщо ви почали з критичних реплік, то вважайте, що ваше нарада на цьому закінчилося.

Доповідь (основну інформацію) повинні відрізняти: конкретність і конструктивність; зрозумілість мови і використовуваних термінів; наочність; впевненість.

У ході обговорення головної проблеми наради керівник повинен: спочатку надати слово для виступу молодшим за статусом та посадою; не переривати виступи в дебатах (за винятком порушення регламенту і неконкретності виступу); забезпечити неупередженість в оцінці виступів; час від часу перемикати увагу учасників на аналіз процесу обговорення (які позиції визначилися, в чому бар'єри, труднощі та ін); не давати можливості піти в сторону від головної проблеми, втопити пошук рішення проблеми в пустопорожньою говорильні.

На закінчення наради керівник: підводить підсумки обговорення; свою думку викладає в прийнятому рішенні (хоча іноді своє рішення він може прийняти і після наради, обдумавши всі запропоновані варіанти); дякує всім учасникам наради за роботу. Після проведення наради керівник повинен: організувати доведення прийнятих рішень до безпосередніх виконавців; організувати контроль за виконанням прийнятих на нараді рішень.