6.2. Оформление реквизитов основной части документа

Реквизит “текст документа” - главный реквизит доку­мента. Он должен быть кратким, отвечать юридическим и эстетическим требованиям и соответствовать заголовку к тексту.

Для стиля служебных документов характерно упот­ребление устойчивых словосочетаний, поскольку в дело­вой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. Служеб­ные документы отличает официально-деловой стиль, пере­писка ведется от третьего лица, местоимения заменяются существительными.

В распорядительных документах, отражающих прин­цип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся рапорта, заявления, объяснительные записки.

Кроме того, в служебных документах часто используют­ся аббревиатуры, сокращенные слова и словосочетания, что уменьшает объем документов и ускоряет восприятие информации.

Текст документа делится на абзацы - простейшие его компоненты, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относи­тельной смысловой законченностью. Начало абзаца печа­тается после 5 печатных знаков от границы левого поля.

Обычно абзац содержит не более двух-трех предложе­ний, с него начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сде­лать небольшие остановки при его чтении. Тексты сложных, больших по объему документов (инструкции, протоколы, справки и др.) делятся на части (разделы, подразделы, пункты и подпункты), нумеруемые арабски­ми цифрами.

Текст управленческого документа может быть унифи­цированным и представлен в виде трафарета, анкеты, таб­лицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информации. Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредото­чивает внимание не на том, как написать, а что написать. При этом нет необходимости составлять черновики, ис­ключается пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Для всех таблиц в тексте, за исключением таблиц приложений, используется сквозная нумерация арабскими цифрами.

Таблицы используются в плановых, отчетных, финан­совых и других документах.

Реквизит “отметка о наличии приложений”.

В основной части документа после текста ставятся отметки о наличии приложений, если они имеются. Приложениями могут стать любые направляемые с сопроводительным письмом документы:

• утвержденные или введенные в действие распорядительными документами (уставы, инструкции, положению и т.п.);

• дополняющие или поясняющие содержание основного документа (таблицы, справки и т.п.).

Реквизит располагается непосредственно от границы левого поля после текста перед подписью. Если полно< наименование приложения к документу упоминается тексте, то отметка о наличии приложения оформляется сокращенной форме, например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Приложения к документу могут не указываться в тек сте, в этом случае в отметке о приложении дается перечень документов, входящих в приложение, с ем количества листов и экземпляров, например:

Приложение: 1. План работы отдела на 20 л. в 2 экз.

2. Справка о состоянии оперативной обстановки на 15л. в 2 экз.

Приложением к документу может являться и док с приложением, в этом случае отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание его приложении и общее количество листов, например

Приложение: устав института и приложение к нему, всего на 25

Если приложение к документу составлено в единствен ном экземпляре или приложения сброшюрованы, то количество экземпляров или листов можно не указываться например:

Приложение: “Графические материалы” в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения офор­мляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз., в первый адрес.

Документы-приложения должны иметь все необходи­мые реквизиты: наименование вида документа, заголо­вок, дату, подпись и др. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на ;его связь с основным документом, например:

Приложение 1

к приказу начальника АО “Гранит”

17.08.2002 № 12