7.6. Составление и оформление актов

Акт - документ, составленный группой лиц, подтвер­ждающий установленные ими факты.

Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа “АКТ”, место со­ставления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты располагаются в установ­ленном порядке. Схемы расположения реквизитов акта представлены в приложениях 17, 18.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом. Заголов­ком к тексту является содержание события (например, “О списании имущества”).

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с долж­ностными лицами, деятельность которых расследуется.

Текст акта состоит из вводной и основной частей. Во вводной части указывается основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный доку­мент, договор и т.д.) и перечисляются лица, составившие акт (председатель, члены комиссии).

В основной части акта дается краткое описание проде­ланной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы и предложения.

При необходимости допускается включать в акт зак­лючительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце текста указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземп­ляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После от­метки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту.

При составлении актов ревизий и обследований их со­держание согласовывается с должностными лицами, дея­тельность которых отражается в акте.

Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лица­ми, участвовавшими в его составлении. При несогласии одного из членов комиссии им составляется особое мнение на отдельном листе и прилагается к акту.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и дру­гим важным вопросам) необходимо утверждение руково­дителем организации и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу. Кроме того, утвержде­нию подлежат акты, предписывающие выполнение опре­деленных действий. Акт утверждается руководителем, чей распорядительный документ (распоряжение) явился осно­ванием для составителя акта.

Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

7.7. Составление и оформление должностных инструкций

Должностная инструкция - это нормативный доку­мент, в котором определены функции, права и обязанно­сти должностного лица организации (сотрудника). На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается инспекто­ром по кадрам, согласовывается с юрисконсультом орга­низации и утверждается руководителем. Она содержит следующие разделы: