3. Виды управленческих документов

Под видом документа принято понимать классифика­ционную группировку документов, выполняющих одно­родные функции.

Организационные документы

Устав - это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления.

Текст устава может содержать следующие разделы:

3. Общие положения.

4. Акционерный капитал (уставный капитал).

5. Порядок деятельности.

6. Управление.

7. Учет и отчетность; распределение прибыли.

8. Прочие накопления.

9. Прекращение деятельности.

Положения - это нормативные акты, имеющие сводный кодифицированный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы государственных органов (их структурных подразделений). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц, совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Текст положения может включать разделы:

1. 1Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения и связи.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

Инструкции - это правовые акты, издаваемые органом государственного управления (или утверждаемые его руководителем) для установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Как вид инструкции можно выделить должностную инструкцию.

Планы - это документы, устанавливающие перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.

Распорядительные документы

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими или местными органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, иных республиканских органов государственного управления, местных администраций, учреждений, организаций, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией.По юридической природе приказ может быть как нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, так и актом применения норм права (назначение на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случаях: создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и иных подобных документов.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности организации, ее материально-техническое обеспечение, научно-техническую работу, информационное и документационное обеспечение деятельности, некоторые другие виды работ.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений.

Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации, а в отдельных случаях он может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями пре-

имущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными органами.

Справочно-информационные документы

Акт- документ, составляемый группой лиц, подтвер­ждающий установленные ими факты (акты инвентариза­ции, приема-передачи документов, материальных ценностей и др.).

Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей. Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя организации или структурного подразделения и др.

Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совеща­ниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол ведется, как правило, во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится его магнитная звукозапись, протокол составляется после расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (протокол уча­сткового инспектора, протокол инспектора ДПС ГАИ и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, про­токолы согласования цены и др. Докладная записка (рапорт) - документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка (рапорт) может быть составлена как по инициативе авто­ра, так и по указанию руководства (отчетные докладные записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов и др.).

Справка - это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов.

Различают справки служебные (отражающие основ­ную деятельность) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения (справки о месте работы, о заработной плате и др.). Разновидностью слу­жебных справок является сводка. Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. Как правило, сводка оформляется в виде таблиц, графиков.

Справки, отражающие основную деятельность орга­низации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию. Внутренние справ­ки составляются для представления руководству органи­зации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполне­нии мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления работника составляются, как правило, по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольне­нии, о предоставлении отпуска и т.п.

Однако можно выделить и такой вид заявления, как за­явление гражданина в связи с реализацией своих прав и

обязанностей (например: прописка, получение паспорта, установка телефона и др.).

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия или факта, составляемый работником организации и представляемый вышестояще­му должностному лицу.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения, уведомления о чем-либо.

По характеру информации письма можно разделить на сопроводительные, письма-приглашения, информационные, письма-извещения, письма-напоминания, гарантийные, инициативные, письма-ответы.

В сопроводительном письме адресата информируют о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок ис­полнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.п.

В письме-приглашении адресату предлагают принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Такое письмо может быть адресовано как конкретным лицам, так и учреждениям.

В информационном письме адресату сообщают о ка­ком-либо факте или мероприятии.

Письмо-извещение по стилю близко к письму-приглаше­нию и информационному письму. Оно составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.

Письмо-подтверждение содержит сообщения о полу­чении какого-либо отправления (письма, телеграммы, бандероли, ценностей и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Гарантийное письмо - это документ, обеспечивающий исполнение определенных обязательств. В нем содержат­ся гарантии оплаты, предоставления места работы, условий для проведения исследований. Несоблюдение гарантий, из­ложенных в таком письме, влечет за собой ответственность, поэтому текст письма должен быть предельно четким и ясным.

Инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. В таком письме содержится предложение или просьба к адресату решить какой-либо вопрос. Это самый распро­страненный вид писем, тематика которых не ограничена. Их характер предполагает варианты ответов на постав­ленный вопрос: положительный или отрицательный.

Письмо-ответ по своему содержанию носит зависи­мый характер от инициативного письма, поскольку тема их текста уже задана и остается изложить решение постав­ленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Заключение - документ, содержащий мнение, вывод органа, комиссии, специалиста по какому-либо вопросу.

Телеграмма (телефонограмма) - вид документа, опре­деляемый способом передачи информации по каналам те­леграфной (телефонной) связи. Своевременность передачи и получения информации способствует своевременности и правильности принятия решения. Для обеспечения сроч­ного получения информации ее передают по телеграфу (телефону). Для передачи факсимильной копии докумен­та, а также схем, чертежей и других изображений исполь­зуются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения).

Телекс - обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети (телеграмма, посланная по телетайпу).

факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носи­теле копия документа (письменного, графического, изоб­разительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой доку­мент на бумажном носителе - приказ, распоряжение, до-' говор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информа­ционных сообщений. Факсограмма при соблюдении уста­новленных правил обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специ­альном заверении.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Электронное сообщение - документ, переданный “элек­тронной почтой” по системе связи между ЭВМ, получае­мый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма)

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

В целях сокращения времени, затрачиваемого на со­ставление документов, повышения культуры документационного обеспечения управления применяются бланки.

Под бланком понимается стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведе­но место для информации переменной.

Документы государственных организаций должны оформляться на бланках с изображением Государственно­го герба Республики Беларусь, содержать комплекс обя­зательных реквизитов (юридически значимых сведений о нем) при соблюдении порядка их расположения (см. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 “Об упорядочении изготовления и использования блан­ков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь” и Стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-95 “Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распоря­дительной документации. Требования к оформлению до­кументов”: Утвержден и введен в действие постановлением Белстандарта от 20 октября 1995 г. № 11). .

Оформление отдельных документов допускается не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений), но с обязательным сохранением необхо­димых реквизитов. Документы оформляются, главным образом, на бумаге формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их объем превышает 200 доку­ментов в год. Рукописное оформление документов долж­но соответствовать его машинному оформлению, то есть должны быть сохранены состав и расположение реквизи­тов, нумерация страниц.

Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

Для документов установлены размеры технических полей: с левой стороны - не менее 30 мм; с правой сторо­ны - не менее 8 мм; верхнее и нижнее поле - не менее 20 мм. Меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но поля большие по размеру допустимы.

Число реквизитов, характеризующих документы, оп­ределяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для многих документов число реквизитов строго определено. Отсутствие или не­правильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает его недействительным. Для ряда доку­ментов, выдаваемых государственными органами, состав реквизитов документов установлен в законодательных и иных нормативных правовых актах.

В структуре документа любого вида выделяются три составные части - заголовочная, основная и офор­мляющая.

Реквизитами заголовочной части документа являются:

Государственный герб;

эмблема организации;

изображение наград;

код организации; код документа;

наименование министерства или иных республиканских органов государственного управления;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

почтовый адрес;

коммуникационные данные;

название вида документа;

дата документа;

индекс документа;

ссылка на индекс и дату входящего документа;

место составления или издания документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле. .

В основной части располагаются текст документа и отметка о наличии приложений

В состав реквизитов оформляющей части входят:

подпись;

гриф согласования;

визы;

печать;

отметка о заверении копии;

фамилия исполнителя и номер его телефона;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о переносе данных на машинный носитель; регистрационный штамп документа.

На практике для составления управленческих доку­ментов используется значительно меньшее количество реквизитов. Оно зависит от места организации в системе органов государственного управления, вида документа (входящий, исходящий, внутреннего пользования), ряда других факторов.

Схемы бланков государственных организаций для организационно-распорядительных документов и писем с продольным расположением реквизитов на белорусском _и русском языках представлены в приложениях 1 и 2.

Схема расположения основных реквизитов на внутренних документах, не требующих размещения Госу­дарственного герба, представлена в приложении 3 (распо­ложение реквизитов угловое).

Возникает вопрос о том, какие изменения Указ Пре­зидента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 вно­сит в практику делопроизводства, определяемую до его подписания стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38- 95 Внимательное изучение обоих нормативных актов пока­зывает, что применение положений стандарта частично ограничено предписаниями названного Указа в части офор­мления организационно-распорядительных документов государственных организаций, на которых обязательно расположение Государственного герба Республики Бела­русь. Однако положения стандарта остаются в силе для оформления всех видов документов, на которых изобра­жение Государственного герба не требуется. Таким обра­зом, Указ Президента корректирует существующую практику оформления документов с изображением Государственного герба.

Стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-95 предусмат­ривал как угловое, так и центрированное расположение Государственного герба в зависимости от выбранного вида расположения реквизитов. Оформление остальных реквизитов допускалось на одном из государственных языков: русском или белорусском по выбору. Использо­вание двух государственных языков не предусматрива­лось.

В соответствии с Указом Президента Республики Бела­русь № 357 организационно-распорядительные докумен­ты и письма государственных организаций составляются только на бланках установленной формы с изображени­ем Государственного герба. Условленная форма бланка организационно - распорядительного документа предусматривает:

1. размещение Государственного герба строго посере­дине рабочего поля документа;

2. оформление на обоих государственных языках (рус­ском и белорусском) следующих реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов: наиме­нование вышестоящей организации; наименование организации; наименование вида документа; место состав­ления документа. При этом реквизиты располагаются: на русском языке - справа; на белорусском языке - слева (приложение 1);

3. оформление на обоих государственных языках (рус­ском и белорусском) следующих реквизитов на бланках для писем: наименование вышестоящей организации; наименование организации; почтовый адрес; коммуника­ционные данные. При этом реквизиты располагаются аналогично расположению реквизитов на бланках орга­низационно-распорядительных документов: на русском языке - справа; на белорусском языке - слева (приложе­ние 2). Исключение составляют такие реквизиты, как дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа (если требуется), которые размещаются только слева (со стороны размеще­ния реквизитов на белорусском языке).

Возникают вопросы о том, как оформлять остальные реквизиты, требуемые для составления конкретного вида документа: на обоих государственных языках, только на русском либо только на белорусском языке, как разме­щать эти реквизиты. При документировании это имеет большое значение, поскольку организационно-распоря­дительные документы могут содержать много других рек­визитов, которые наносятся на бланк составителем документа:

в заголовочной части - это гриф ограничения доступа; адресат; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту;

в основной части - это текст и отметка о наличии приложений;

в оформляющей части - это подпись, гриф согласо­вания; визы; отметка о заверении копии; фамилия испол­нителя и номер его телефона; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на машинный носитель; регистрационный штамп документа.

В связи с тем, что из положений упомянутого Указа Президента прямой ответ на выше поставленные вопросы не вытекает, следует использовать положения стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-95. Правильность такого вывода не только обоснована юридически, но и очевидна с точки зрения практической целесообразности. Оформле­ние большого количества оставшихся реквизитов на двух языках (русском и белорусском) необоснованно услож­нит составление организационно-распорядительных до­кументов, а в ряде случаев сделает это невозможным. Тексты, составленные на двух языках и оформленные в две колонки, могут вызвать разное толкование, потребуют специальных филологических знаний работников.

Так как же оформлять оставшиеся реквизиты? Во-пер­вых, на одном из государственных языков: либо русском, либо белорусском. Во-вторых, использовать определен­ные стандартом правила углового либо продольного расположения реквизитов.

Продольное расположение оставшихся реквизитов целе­сообразно при составлении и оформлении распорядительных документов: приказов, распоряжений, указаний, решений.

Угловое расположение оставшихся реквизитов целесообразно при составлении и оформлении других видов организационно-распорядительных документов, требую­щих большого количества реквизитов, когда угловое рас­положение становится не просто целесообразным, но и единственно возможным.

Для распорядительных документов (приказов, распо­ряжений, решений, указаний) на бланке потребуется раз­местить следующие реквизиты: гриф ограничения доступа (если он необходим), заголовок к тексту, текст, подпись. Данные реквизиты следует оформлять на одном из госу­дарственных языков (по выбору) и размещать в соответ­ствии с принятой практикой продольно (центрировано).

В приложении 4 показана схема расположения вышепере­численных реквизитов на бланке.

В приложении 5 показана схема углового расположе­ния основных реквизитов на бланке организационно-рас­порядительных документов.