Реквизиты оформляющей части документа.
(23) Реквизит «Подпись». Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу полностью оформленным, проверенным и согласованным. Подпись помещается под текстом письма. В состав подписи входят: наименование должностного лица, подписывающего документ; личная подпись и ее расшифровка. Например,
Заместитель министра подпись и.И.Иванов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
(24) Реквизит «Гриф согласования» используется при внешнем согласовании документа с общественными организациями, с подведомственными организациями или вышестоящими организациями. Этот реквизит включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ, подпись с расшифровкой и дату согласования. Например, СОГЛАСОВАНО
Министр обороны РБ
Подпись А.А.Алешин
21.09.2003
при наличии одного грифа согласования его следует располагать под реквизитом подпись от края левого поля документа; два грифа -–на одном уровне; несколько грифов размещаются на документе или на отдельном листе двумя вертикальными рядами.
(25) Реквизит «Виза» оформляется при внутреннем согласовании проекта документа с каким – либо должностным лицом. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Реквизит включает в себя указание должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Например, Юристконсульт
Подпись В.П. Лосев
23.06.2003
(26) Реквизит «Печать». На документах, требующих удостоверения их юридической силы, ставится гербовая печать для подтверждения подлинности. Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.
(27) Реквизит « Отметка об исполнителе ( составителе документа)». Включает фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и помещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу мелким шрифтом. Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ для уточнения различных деталей.
(28) Реквизит «Отметка о заверении копии». Организация может засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в самой организации. Копия , снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа. На первом листе копии в правом верхнем углу указывается слово «Копия» или «Выписка» без кавычек. На документе, с которого снята копия, проставляется отметка о том, кем и когда она выдана, а на самой копии – отметка о местонахождении подлинника. Копии или выписки документов, должны иметь отметку, проставляемую под реквизитом «Подпись». Отметка оформляется по образцу:
Верно
Инспектор отдела кадров
подпись И.П.Комаров
16.08.2003
(29) Реквизит « Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» ставится исполнителем на нижнем поле первого листа документа, слева. Отметка включает слово « в дело», номер дела, в которое подшивается исполненные документ, личную подпись исполнителя и дату направления документа в дело. Например,
В дело 02-4
Подпись
Дата
(30) Реквизит « Отметка о переносе данных на машинный носитель» ставится на нижнем поле документа и включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.
(31) Реквизит «Отметка о поступлении ( регистрационный штамп документа)» проставляется на нижнем поле первого листа поступившего документа справа. Штамп содержит сокращенное наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный номер документа.
ПО «Гранит»
03.05.2003
Вх. № 00124
(32) Реквизит «Предупредительный знак» свидетельствует о том, что до нижней границы служебного поля осталось 5 машинописных строк.
Все 32 реквизита одновременно на одном бланке не могут быть размещены, так как по своему назначению одни из них исключают присутствие других.
Ниже приведен пример письма – ответа организации, занимающейся охранными системами, на запрос одной из организаций. Внимательно рассмотрите расположение реквизитов и их оформление.
ОКПО 45789
----------------
ОКУД 235689
Директору ЗАО «БелИнвест»
Федорову С. П.
ОАО « РИО» 32, ул. Антонова, Минск,
227043, Республика Беларусь
2
0,
пр. Машерова, Минск
220074, Республика Беларусь
Тел./факс.: 257-89-78
Р/с 231458975236
В АКБ «Поиск» Николаеву В.П.
Прошу
рассмотреть перечень систем
25.05.2003 № 07/-08/523 и дать предложения до 05.06.2003
Н
а
№ 03-79/104 от 23.05.2003
(подпись Федорова С.
П.)
28.05.2003
ПИСЬМО – ОТВЕТ.
О
системах безопасности
ОАО «РИО»
Уважаемый
Сергей Петрович!
Благодарим Вас за запрос по установке системы безопасности информации. По Вашей просьбе направляем технические описания интересующих Вас систем. Заранее Вам благодарны за сотрудничество.
П
риложение
: на 35 л. в 1 экз.
Коммерческий директор ( подпись) К.В. Коблев
Котов 251 58 78
В
ЗАО «БелИнвест»
28.05.2003
№ 212