- •Общие положения
- •Классификация документов
- •Электронные документы
- •3. Виды управленческих документов
- •Организационные документы
- •Общие положения.
- •1Общие положения.
- •Распорядительные документы
- •Особенности оформления управленческих документов с помощью компьютерных печатающих устройств
- •5. Систематизация управленческих документов
- •5.1. Табель унифицированных форм документов
- •Альбом унифицированных форм документов
- •5.3. Номенклатура дел
- •6. Оформление реквизитов
- •6.1. Оформление реквизитов заголовочной части документа
- •6.2. Оформление реквизитов основной части документа
- •6.3. Реквизиты оформляющей части документа
- •7. Основные правила составления и оформления управленческих документов
- •7.1. Общие требования к стилю и лексике управленческих документов
- •7.2.Составление и оформление писем
- •7.3. Составление и оформление докладных записок (рапортов)
- •7.4. Составление и оформление приказов
- •7.5. Составление и оформление протоколов
- •7.6. Составление и оформление актов
- •7.7. Составление и оформление должностных инструкций
- •Общие положения;
- •7.8. Особенности оформления телефонограмм
- •7.9. Особенности оформления справок
- •7.9. Особенности оформления заявлений
- •7.11. Особенности оформления объяснительной записки
- •7.12. Особенности оформления отчета
- •1. Общие положения
- •Оформление реквизитов заголовочной части документа.
- •Название вида документа
- •Подпись дата
- •Оформление реквизитов основной части документа.
- •Реквизиты оформляющей части документа.
- •Заместитель министра подпись и.И.Иванов
- •П одготовлен ответ
- •Отметка об исполнении Отметка о переносе Регистрационный
- •Общие положения 3
Подпись дата
В резолюции не следует повторять содержание документа, при нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима для конкретизации предыдущей.
(19) Реквизит « Заголовок к тексту» должен максимально кратко и точно отражать содержание документа, грамматически согласовываться с названием вида документа и отвечать на вопрос «О чем?» или «Чего?». Например, ПРИКАЗ о назначении на должность. АКТ приема-передачи и т.д. заголовок не должен превышать двух строк и пишется от границы левого служебного поля
(20) Реквизит «Отметка о контроле» обозначается буквой «К» и наносится от руки красным цветом или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Является единственным реквизитом, который располагается на полях документа на уровне заголовка.
Оформление реквизитов основной части документа.
(21) Реквизит «Текст документа» – главный реквизит документа. Он должен быть кратким, отвечать юридическим и эстетическим требованиям и соответствовать заголовку к тексту. Текст документа на формате А4 печатается через 1,5 межстрочный интервал. Через один межстрочный интервал печатают документы на формате А5. Текст документа делится на абзацы – простейшие его компоненты, состоящие из одной или нескольких фраз, характеризующихся единством и относительной смысловой законченностью. Начало абзаца печатается после 5 печатных знаков от границы левого поля. Нормальным считается абзац , содержащий не более 2-3 предложений. Текст более сложных документов делится на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Текст управленческого документа может быть унифицированным и представлен в виде трафарета, анкеты или таблицы. Под трафаретом понимается заранее отпечатанный текст с постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией. Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа. Текст письма обычно делится на две смысловые части. В первой части указывается основание или причина документа, а во второй делаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
(22) Реквизит «Отметка о наличии приложений». В основной части документа после текста в некоторых случаях ставятся отметки о наличии приложений, если они имеются. Приложением могут стать любые сопроводительные документы к данному. Например, в приказе доводится информация об исключении учащихся из учебного заведения. После текста ставится отметка о том, что существует приложение, в котором перечислены фамилии всех отчисленных учащихся. Данный реквизит располагается непосредственно от границы левого поля после текста перед подписью. Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложений выглядит следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Название приложения к документу может не указываться в тексте. В этом случае в отметке о приложении дается полный перечень документов, входящих в приложение. Например
Приложение: 1. План работы отдела на 20 л. в 2 экз.
2. Справка о состоянии оборудования на 15 л. в 2 экз.