2. Альбом унифицированных форм документов

Альбом унифицированных форм документов - это сбор­ник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности орга­низации.

Унифицированная форма документа - это бланк с рек­визитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.

Цель разработки альбома - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка альбома предполагает унификацию форм документов организации. Унификация форм документов заключается в:

• определении информации, необходимой и достаточ­ной для решения конкретных задач управления;

• установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

• унификации текста документа.

В основе разработки унифицированных текстов доку­ментов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупнос­ти; переменная - информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, пере­менная информация вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например текст в форме трафарета и таблицы и др.

Трафарет - форма представления грамматически связ­ного текста, содержащая постоянную информацию и про­белы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характе­ристикой ряда объектов по определенному набору при­знаков.

Анкета - форма представления текста, содержащая ха­рактеристику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщен­ные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу “вопрос -ответ”, например:

Фамилия_________________________________________

Имя__________________________________________________

Отчество__________________________________________

Дата рождения_________________________________

Место рождения________________________________

Пол___________________________________________________

Образование____________________________________

Все унифицированные формы документов группируются в Альбом унифицированных форм документов, порядок их расположения должен соответствовать Табелю унифицированных форм документов. Формы документов, включенных в альбом, должны проходить экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений' альбом утверждается руководителем организации.

5.3. Номенклатура дел

Для систематизации, учета и распределения исполнен­ных документов в дела составляется номенклатура дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, создающихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформлен­ный в установленном порядке.

Номенклатура дел является классификационным спра­вочником, обязательным для составления во всех госу­дарственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразде­лениями.

Номенклатура дел является схемой построения спра­вочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Различают три вида номенклатур: типовая, примерная и конкретная номенклатура дел отдельной организации.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабаты­ваются службами документационного обеспечения уп­равления (ДОУ) министерств и других республиканских органов управления для подведомственных организаций и утверждаются их руководителями.

Перед утверждением типовые и примерные номенкла­туры дел согласовываются с Центральной экспертной] комиссией (ЦЭК) и Национальным центром по архива и делопроизводству Республики Беларусь.

Типовая номенклатура дел составляется для однород ных по характеру деятельности и структуре организации

Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает пример­ный состав дел и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений службой ДОУ, подписывается руководите­лем организации, согласовывается экспертной комиссией архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем органи­зации не позднее ноября - декабря текущего года. Форма сводной номенклатуры дел представлена в приложении 7.

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номен­клатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нее из других орга­низаций. При этом изучаются положения (устав) органи­зации и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудни­ков, типовой ведомственный перечень документов с ука­занием сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и временного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации. В номенклатуру дел включаются также до­кументы общественных организаций.

Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, распо­ложенных в соответствии с утвержденной структурой организации.

В первой графе номенклатуры дел указываются индек­сы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса струк­турного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения, например: 01-1,01-2, ...,02-1,02-2, ...и т.д.

Во второй графе номенклатуры указываются заголов­ки дел. При этом в разделе может быть использована сле­дующая последовательность наименований дел:

• организационно-распорядительная документация;

• плановая документация;

• отчетная документация;

• документация, относящаяся к выполнению вопро­сов основной деятельности;

• документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

• документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, до­кументация руководства организации, документация кол­легиального органа и т.д.

Третья графа номенклатуры дел заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, по­этому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

Пятая графа номенклатуры дел “Примечание” заполняется в течение срока действия номенклатуры дел служ­бой ДОУ. В ней проставляются отметки о заведении дел о переходящих делах, о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных под разделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный архив и т.п. Использование главы “Примечание” повышает качество и эффективность номенклатуры дел.