7.3. Составление и оформление докладных записок (рапортов)

Докладная записка (рапорт) может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка (рапорт) представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя -руководителю подразделения или организации.

Внутренняя докладная записка (рапорт) передается не­посредственно через службу документационного обеспе­чения управления (секретариаты, канцелярии) и потому имеет ограниченный набор реквизитов: наименование организации, наименование структурного подразделения, вид документа, дату и регистрационный номер, заголо­вок к тексту, адресат, текст, отметку о наличии приложе­ний (если имеются), подпись.

В процессе документооборота на докладной записке (рапорте) оформляются реквизиты “резолюция” и “виза”. Поскольку докладная записка (рапорт) по почте не дос­тавляется, адресат включает в себя ограниченный состав реквизитов: должность лица, его фамилию и инициалы. В силовых структурах реквизиты “адресат” и “подпись” включают специальные (воинские) звания.

Внутренние докладные записки (рапорта) составляют­ся на стандартном листе бумаги. Общая схема располо­жения основных реквизитов внутренней докладной записки ^рапорта) показана в приложении 10

Внешние докладные записки (рапорта) составляются на общем бланке организации. Общая схема расположе­ния основных реквизитов внешней докладной записки (рапорта) содержится в приложении 11.

Текст докладной записки (рапорта) состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для его написания. Во второй части - анализ сложившейся ситу­ации), возможные варианты развития событий или выхо­да из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мне­нию составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами.

Вторая часть, аналитическая, может отсутствовать. В таком случае текст докладной записки (рапорта) состоит только из вводной и заключительной частей.

7.4. Составление и оформление приказов

Приказы руководителей государственных организа­ций составляются на бланках с изображением Государ­ственного герба Республики Беларусь (приложение 1).

Приказ должен содержать следующие обязательные реквизиты: герб; наименование организации, издающей документ; название вида документа; дату и регистрацион­ный номер; место издания; заголовок; текст; подпись. При этом визы в проекте приказа проставляются на оборотной стороне последнего листа документа и на копиях не вос­производятся.

Схема расположения реквизитов приказа содержится в приложении 12.

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: вступительной и распорядительной.

В первой части, вступительной, указываются основа­ния для издания приказа; если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть можно опустить. Во второй части, распорядительной, приказа, начинающейся со слова “ПРИКАЗЫВАЮ”, ука­зывается конкретная работа и сроки ее окончания.

Распорядительная часть делится на пункты и подпунк­ты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом пред­писывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащий поруче­ние, включает: сведения об исполнителе или исполните­лях; предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. Каждый пункт или подпункт рас­порядительной части приказа должен содержать только одно предписываемое действие с конкретным сроком ис­полнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие (действия) носит постоянный характер. Количе­ство исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Распорядительная часть приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пун­ктов документа. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может означать, что контроль за исполне­нием документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издается.

Если приказ отменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-либо его положе­ния, последний пункт приказа должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункты документа) с указани­ем его даты, номера и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот “Считать утратившим силу приказ

№ от_______________ ”.

В распорядительную часть не следует включать пункт “Приказ довести до сведения...”. Подразделения, должно­стные лица, до сведения которых доводится документ, пе­речисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа. При необходимости ознакомления с содержа­нием документа всех работников учреждения это положе­ние не действует. В этом случае пункт “Приказ довести до сведения всех работников” обязателен.

Документы, издаваемые в развитие распорядительных актов вышестоящих органов, не должны воспроизводить их содержание.

При оформлении приказов по личному составу в тек­сте приказа отсутствует вступительная часть. Пункты рас­порядительной части данного документа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, пе­ревод, увольнение и т.д. В заголовке к тексту указывает­ся: “По личному составу”.

Проекты приказов, распоряжений оформляются на гербовых бланках формата А4 и подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. При наличии замечаний (дополнений) к проекту составитель проекта корректирует его. Согласованный

проект приказа с замечаниями визирующих лиц и заключением составителя на замечания представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Если к приказу имеется приложение (графики, схемы, таблицы), в тексте в соответствующих пунктах распоря­дительной части даются ссылки: (приложение 1), (прило­жение 2). На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово “Приложение” (если при­ложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту относится приложение, например:

Приложение 2 к

п. 3 приказа

от 21.03.2002 №8

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, инструкция и т.д.), то в соответ­ствующем пункте распорядительной части делается отмет­ка: (прилагается), а на приложении в верхнем углу размещается гриф утверждения документа.

Особенности составления и оформления распоряжений, решений и указаний

Распоряжения, решения и указания оформляют на гербовых бланках. Для составления данных распоряди­тельных документов используют те же реквизиты, которые применяют при составлении и оформлении приказов. Исключение составляет лишь реквизит “вид документа”, который соответствует названию распорядительного до­кумента.

Распорядительные части текстов этих документов на­чинаются соответствующими словами, которые пишутся прописными буквами без кавычек:

распоряжение, указание - ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ;

решение - РЕШИЛИ.