- •Общие положения
- •Классификация документов
- •Электронные документы
- •3. Виды управленческих документов
- •Организационные документы
- •Общие положения.
- •1Общие положения.
- •Распорядительные документы
- •Особенности оформления управленческих документов с помощью компьютерных печатающих устройств
- •5. Систематизация управленческих документов
- •5.1. Табель унифицированных форм документов
- •Альбом унифицированных форм документов
- •5.3. Номенклатура дел
- •6. Оформление реквизитов
- •6.1. Оформление реквизитов заголовочной части документа
- •6.2. Оформление реквизитов основной части документа
- •6.3. Реквизиты оформляющей части документа
- •7. Основные правила составления и оформления управленческих документов
- •7.1. Общие требования к стилю и лексике управленческих документов
- •7.2.Составление и оформление писем
- •7.3. Составление и оформление докладных записок (рапортов)
- •7.4. Составление и оформление приказов
- •7.5. Составление и оформление протоколов
- •7.6. Составление и оформление актов
- •7.7. Составление и оформление должностных инструкций
- •Общие положения;
- •7.8. Особенности оформления телефонограмм
- •7.9. Особенности оформления справок
- •7.9. Особенности оформления заявлений
- •7.11. Особенности оформления объяснительной записки
- •7.12. Особенности оформления отчета
- •1. Общие положения
- •Оформление реквизитов заголовочной части документа.
- •Название вида документа
- •Подпись дата
- •Оформление реквизитов основной части документа.
- •Реквизиты оформляющей части документа.
- •Заместитель министра подпись и.И.Иванов
- •П одготовлен ответ
- •Отметка об исполнении Отметка о переносе Регистрационный
- •Общие положения 3
7.2.Составление и оформление писем
Письма государственных организаций и учреждений составляются на бланках с изображением Государственного герба Республики Беларусь (приложение 2).
Письма оформляются на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема текста. Реквизитами письма являются: Государственный герб Республики Беларусь (эмблема фирмы); наименование организации - автора документа; почтовый адрес организации; коммуникационные данные; дата и регистрационный индекс; адресат; ссылка на индекс и дату входящего документа (при необходимости); гриф ограничения доступа (при необходимости); заголовок к тексту; текст; подпись; сведения об исполнителе (при необходимости).
Схема расположения реквизитов на бланке письма с изображением Государственного герба Республики Беларусь содержится в приложении 8. Данная схема характерна для деловых писем государственных организаций.
Схема расположения реквизитов на бланке письма без изображения Государственного герба Республики Беларусь, но с изображением эмблемы организации показана в приложении 9. Такая схема расположения реквизитов характерна для деловых писем организаций, которым не предоставлено право использования Государственного герба Республики Беларусь. Заголовок к тексту должны иметь только письма, оформленные на бланке формата А4. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
Текст (содержание) письма должен касаться одного вопроса и быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны предоставляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса освещаться кратко и ясно. Простые письма обычно состоят из одной - двух частей (например, вступления и заключения). Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В основной части письма излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п).
В зависимости от назначения письма, от того, на чем автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер организации. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью организации.