1. Общие положения

Делопроизводство, или документационное обеспечение управления, представляет собой деятельность, охва­тывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций. Различают следующие виды делопроизводства : общее, специальное, по делам и обращениям граждан, секретное.

Задачами делопроизводства в организациях являются:

• изготовление необходимых документов;

• отражение работы организации в документах;

• обеспечение быстрого поиска нужной информации;

• контроль за своевременным исполнением и правильным оформлением документов;

• сохранность коммерческой (государственной, слу­жебной) тайны;

• экономия затрат времени и сил работников органи­зации.

Структура делопроизводства включает документиро­вание и документооборот. В свою очередь документиро­вание состоит из двух частей: системы документации и _системы документирования.

Документирование строго регламентировано норма­тивными актами, основными из которых в настоящее время являются: 1) Указ Президента Республики Беларусь от 18 июня 2000 г. № 357 “Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Го­сударственного герба Республики Беларусь”; 2) стандарт республики Беларусь СТБ 6.38-95 “Унифицированные си­стем документации Республики Беларусь. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов”: Утвержден и введен в дей­ствие постановлением Белстандарта от 20 октября 1995 г. № 11.

Под документированием понимается запись (фикса­ция) информации на различных носителях по установлен­ным правилам.

Система документации - это совокупность документов, определенным образом упорядоченных, взаимосвязан­ных и составляющих целостное системное образование.

В учреждениях и организациях система документации определяется номенклатурой дел - систематизированным перечнем наименований дел, оформленных в установлен­ном порядке, образующихся в процессе деятельности орга­низации (учреждения), с указанием сроков их хранения.

Документооборот - это процесс прохождения доку­мента по инстанциям с момента его создания (получения) и до завершения исполнения (отправки).

Процесс документооборота состоит из следующих стадий:

1. Прием и первоначальная обработка документов и кор­респонденции (ознакомление, сортировка, регистрация, рассмотрение документов руководителями, наложение резо­люций).

2. Непосредственное исполнение документов.

Указанная стадия в свою очередь имеет несколько эта­пов: подготовительный (включающий в себя составление черновиков (проекта), согласовательный (визирование, утверждение и т.п) и завершающий (техническое изготов­ление, размножение).

При этом следует учитывать, что на подготовительном и согласовательном этапах осуществляется документиро­вание (создание нового документа, необходимого для исполнения поставленных задач). Возникает вопрос о том, в какой момент времени процесс документирования пере-

ходит в процесс документооборота. Таким переходным моментом следует считать регистрацию вновь созданного документа, поэтому под регистрацией принято считать фиксацию факта создания или поступления в организацию документа.

Этот вывод имеет существенное значение, поскольку только исполнитель несет ответственность за создание нового документа и он может считать свою задачу выпол­ненной лишь после регистрации документа, который до этого момента времени теоретически не существует. В связи с этим неопытный исполнитель может попасть в невыгодную для себя ситуацию, если потеряет контроль над проектом документа до его регистрации, в результа­те чего он будет утерян.

3. Отправка документов и корреспонденции.

4. Контроль и проверка исполнения документов.

5. Хранение документов.

Выполнение задач делопроизводства возлагается на секретариаты (канцелярии), которые обеспечивают прием и регистрацию документов; учет документации, поступа­ющей в организацию, отправляемой или хранящейся; передачу документов исполнителям; контроль за испол­нением Документов.