Робота з фільтрами і запитами

Бази даних можуть містити тисячі і десятки тисяч записів.

Типову задачу опрацювання даних формулюють так: серед записів відшукати в БД ті, які задовольняють деякий критерій (умову), і вивести їх на екран, папір чи створити з них іншу таблицю.

Для відшукання потрібних даних використовують команду Найти (кнопка на панелі інструментів), а також фільтри і запити.

Команда Правка  Найти дає змогу відшукати записи у великій таблиці за деякою нескладною умовою пошуку у всій базі чи в конкретному полі.

Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних на екран чи папір. На відміну від команди Найти тут зайві записи не висвітлюються. Є три типи фільтрів: фільтр за вибраним, фільтр за формою і розширений фільтр. Доступ до команд роботи з фільтрами можна отримати одним із трьох способів:

1. виконати команду основного меню Записи  Фильтр;

2. виконати команду з контекстного меню;

3. скористатися кнопками команд на панелі інструментів:

• Фильтр по выделенному ;

• Изменить фильтр ;

• Применение фильтра/Удалить фильтр .

Щоб повернути початкове відображення таблиці після застосування фільтру, натисніть Удалить фильтр .

Для шукання даних користувач будує умови: прості і складені.

Прості умови – це числа, тексти, вирази, математичні співвідношення, наприклад: 5; “Артист”; Артист; >3; =4; <>3; <date() – усі дати до вчора включно; Like[А-Г] – прізвища, які починаються на А, Б, В, Г; Like “Ap*” – слова, які починаються на Ap; 69???? – шестизначні номери телефонів, які починаються на 69, тощо. Умови записуються відповідно до правил мови SQL.

Складені умови – це умови, побудовані з простих за допомогою логічних операцій not (не), and (і), or (або). Наприклад, not 2; between 3 and 4; between date() – 30 and date() – дати за минулі 30 днів від сьогоднішньої, between 21/4/99 and 21/5/99 – між двома датами.

У конструкторах фільтрів і запитів умови вводять у рядок умов. Умови, які стосуються різних полів і мають сполучник (логічну операцію) “и”, записують в одному рядку конструктора умов. Умови, які стосуються одного поля і мають сполучник “или”, розташовують одну під одною.

Запит – це засіб відшукання записів, перетворення таблиць і створення на їхній основі нових. На відміну від фільтра запит є структурним елементом бази даних, що має назву, яка поміщається на закладку Запросы головного вікна БД.

Розрізняють декілька типів запитів. Найпростішим є звичайний запит (інша назва запрос на выборку), який відображає на екрані вибрані з БД записи. Ці запити не змінюють таблиці БД.

Для створення нової таблиці, що міститиме вибрані записи, внесення змін у таблиці використовують запросы на преобразование.

Тип запиту можна змінювати командами Запросы  Тип запроса.

Запит створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою Майстра запиту на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту.

Щоб створити запит вручну, треба виконати таку послідовність команд, стартуючи з головного вікна бази даних:

Вікно БД  Запросы  Создать  Конструктор  ОК  Добавить таблицу, наприклад, Таблица1  закривають вікно Добавление таблицы – Закрыть.

Отримують вікно (бланк) Конструктора запитів, яке потрібно буде заповнити (рис. 80). Конструювання запиту складається з декількох етапів.

Рис. 80. Вікно Конструктора запиту

1. Рядок Поле міститиме назви полів, які користувач хоче відобразити у запиті. Щоб заповнити цей рядок, у вікні таблиці Таблица1 вибирають усі чи потрібні поля і перетягують їх у рядок Поле на бланку. Інший спосіб: рядок Поле заповнюють, клацнувшу в ньому і вибравши назву кожного поля із запропонованого списку.

2. Задають, якщо потрібно, режим упорядкування записів (методом вибору режиму зі списку поля Сортировка) і режим відображення полів на екрані (поле Вывод на экран).

3. Вводять умови пошуку в рядок Условие отбора.

4. Щоб запустити запит на виконання, виконують команди Запрос  Запуск чи натискають на кнопку запуску, на якій зображено знак оклику .

5. Для редагування запиту треба повернутися в режим конструктора.

6. У разі потреби змінюють тип запиту командою з меню Запрос  вибирають потрібний тип із запропонованого списку.

7. Коли запит готовий, закривають конструктор зі збереженням запиту з певною назвою у файлі БД.

Загальна схема роботи із запитами на внесення змін така:

1. виконують звичайний запит на вибірку записів;

2. змінюють тип запиту, наприклад на створення нової таблиці;

3. запускають запит на виконання – буде створена нова таблиця з відібраними записами.

Окрім згаданих вище, є й інші типи запитів: перекрестный, результат роботи якого нагадує зведену електронну таблицю; на виявлення записів, що повторюються – повторяющиеся записи; на виявлення записів, що не мають підпорядкованих записів у якійсь іншій таблиці – записи без подчиненных.