4. Создание, оформление, использование списков с помощью ms Excel

4.1. Списки

Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы.

На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы.

При создании списка Excel процесс распознавания и изменения содержимого списка можно упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих средств.

К каждому столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные.

В список можно добавить строку итогов. При щелчке мышью по ячейке в строке итогов появляется раскрывающийся список обобщенных функций. Изменить размер списка можно с помощью перемещения метки изменения размера, находящейся в нижнем углу рамки списка.

Преимущества списков

• Сортировка и фильтрация списков.   Списки можно сортировать по возрастанию, по убыванию или в заданном пользователем порядке. Можно также фильтровать списки, чтобы отображать только данные, соответствующие указанному критерию.

• Обеспечение целостности данных.     Для списков можно использовать встроенные в Excel средства проверки данных. Например, в определенном столбце списка можно разрешить использовать только числа или даты.

• Форматирование объектов списка.    Ячейки списка можно форматировать точно так же, как и ячейки листа.

4.2. Фильтрация

Фильтр — это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца. В Microsoft Excel доступны две команды для фильтрации списков:

• Автофильтр, включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора;

• Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Автофильтр

При использовании команды Автофильтр справа от названий столбцов в фильтруемом списке появляются кнопки со стрелками.

Фильтрованный список

Microsoft Excel обозначает отфильтрованные элементы голубым цветом.

Пользовательский автофильтр используется для вывода строк, содержащих то или иное значение. Пользовательский Автофильтр также можно использовать для вывода строк, отвечающих несколькими условиям для столбца, например строк, содержащих значения из конкретного диапазона.

Расширенный фильтр

С помощью команды Расширенный фильтр можно фильтровать список так же, как и с помощью команды Автофильтр, но при этом не отображаются раскрывающиеся списки для столбцов. Вместо этого в отдельном диапазоне условий над списком вводятся условия, в соответствии с которыми требуется произвести фильтрацию. Диапазон условий позволяет произвести фильтрацию при более сложных условиях отбора.

Несколько условий для одного столбца

При наличии для одного столбца двух и более условий отбора введите эти условия отбора непосредственно друг под другом в отдельные строки.

Одно условие для нескольких столбцов

Для того чтобы найти в нескольких столбцах данные, отвечающие одному условию отбора, введите все условия отбора в одну строку диапазона условий отбора.

Включение итогов

В отчете сводной таблицы автоматически создаются общие и промежуточные итоги. Если исходный лист содержит промежуточные и общие итоги, созданные в меню Данные командой Итоги, воспользуйтесь этой командой, чтобы удалить их перед созданием отчета.

Использование мастера сводных таблиц и диаграмм

С помощью данного мастера можно получать любые данные, а также создавать источники данных, запускать имеющиеся запросы и создавать новые.

Другой отчет сводной таблицы

При создании нового отчета сводной таблицы или сводной диаграммы Microsoft Excel сохраняет данные для отчета в файле рабочей книги, так как каждый новый отчет требует дополнительной памяти и дискового пространства. Однако при использовании существующего отчета для создания нового в той же рабочей книге оба отчета используют одну копию данных. Из-за повторного использования области хранения размер файла рабочей книги уменьшается и меньше данных хранятся в памяти.