1.2.6.4. Правила оформления справок

Справка - это документ, содержащий описание или подтверждение определенных фактов или событий. В отличие от докладных записок справка не требует принятия каких-либо действий от руководителя предприятия.

Справки подразделяются на:

1) аналитические.

Аналитические справки содержат информацию по проблеме, требующей решения. Текст такой справки состоит из трех частей:

- изложение основания составления;

- анализ ситуации;

- выводы и предложения;

2) отчетные.

Отчетные справки содержат итоговые сведения о результатах деятельности;

3) информационные.

Справки информационного характера составляются для информирования о положении дел как на предприятии, так и в структурных подразделениях.

Кроме того, справки подразделяются на:

1) внешние.

Внешние справки оформляются на бланке предприятия и подписываются руководителем предприятия;

2) внутренние.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе формата А4 и подписываются руководителем структурного подразделения.

Текст справок может быть оформлен в виде таблицы, а также включать разделы и подразделы.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Служба персонала Генеральному директору│

│ А.А. Петрову │

│СПРАВКА │

│ │

│25 ноября 2006 г. N 51 │

│ │

│О численности персонала │

├────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┤

│ Наименование │ Количество │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│Всего на предприятии: │ │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│В том числе: │ │

├────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┤

│ │

│Начальник службы персонала А.К. Васин │

│__________________________ _________________ _____________________│

│ (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 36. Образец оформления справки

1.3. Номенклатура дел

Для обеспечения учета и хранения дел на предприятии формируется номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащихся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов, с указанием сроков хранения.

Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ. Ежедневно на предприятии разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Быстрый поиск документов возможен лишь при группировке документов в дела по характерным признакам.

На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

Номенклатура дел подписывается архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах:

- один хранится в деле в службе делопроизводства;

- второй является рабочим в этой службе;

- третий передается в ведомственный архив предприятия.

Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает в себя реквизиты:

1) наименование предприятия;

2) наименование вида документа;

3) дата;

4) индекс;

5) место составления;

6) гриф утверждения;

7) заголовок к тексту;

8) текст;

9) подпись;

10) гриф согласования.

См.: рис. 37. Образец оформления номенклатуры дел.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. По окончании календарного года к номенклатуре дел, составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Рис. 37. Образец оформления номенклатуры дел

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ │

│ Генеральный директор │

│________ N _________ ОАО "Комбинат по выпуску│

│___________________ молочной продукции" │

│(место составления) ____________ А.А. Петров│

│ "__" ___________ 20__ г.│

│На ____________ год │

│ │

├───────────┬──────────────┬──────────────┬────────────────────┬──────────┤

│Индекс дела│Заголовок дела│Кол-во ед. хр.│ Срок хранения и │Примечание│

│ │ │ │ N статей по перечню│ │

├───────────┼──────────────┼──────────────┼────────────────────┼──────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

├───────────┴──────────────┴──────────────┴────────────────────┴──────────┤

│ Название раздела │

├───────────┬──────────────┬──────────────┬────────────────────┬──────────┤

├───────────┼──────────────┼──────────────┼────────────────────┼──────────┤

├───────────┴──────────────┴──────────────┴────────────────────┴──────────┤

│ │

│Наименование должности руководителя │

│службы ДОУ организации ________________ _____________________│

│ (личная подпись) (расшифровка подписи)│

│ │

│"__" __________ 20__ г. │

│ │

│Виза руководителя архива │

│лица, ответственного за архив) │

│ │

│СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО │

│Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения│

│от __________ N ____________ от __________ N ____________ │

│ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘