Глава 5. Образцы документов, необходимые при оформлении отпуска

Отпуск, согласно ТК РФ, подразделяется на:

1) ежегодный оплачиваемый;

2) ежегодный дополнительный оплачиваемый;

3) дополнительный оплачиваемый отпуск (работникам, обучающимся в образовательных учреждениях (ученический отпуск));

4) без сохранения заработной платы;

5) по беременности и родам;

6) по уходу за ребенком;

7) работникам, усыновившим ребенка.

Предоставление отпуска работнику оформляется приказом, подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и объявляется работнику под расписку.

В настоящее время существует унифицированная форма Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 и обязательная для юридических лиц всех форм собственности (рис. 115).

См.: рис. 115. Образец приказа о предоставлении отпуска.

Рис. 115. Образец приказа о предоставлении отпуска

Унифицированная форма N Т-6

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о предоставлении отпуска работнику <*>

--------------------------------

<*> Текст не приводится.

5.1. Ежегодный оплачиваемый отпуск

Все работники предприятия имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, включая субботу и воскресенье, без учета праздничных дней. Однако ТК РФ предусмотрены следующие исключения:

- ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до восемнадцати лет предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ);

- педагогическим работникам образовательного учреждения предоставляется ежегодный основной удлиненный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется Правительством РФ (ст. 334 ТК РФ);

- работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. 291 ТК РФ);

- работникам, занятым на сезонных работах, предоставляются оплачиваемые отпуска из расчета два календарных дня за каждый месяц работы (ст. 295 ТК РФ).

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы на предприятии. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

1) женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

2) работникам в возрасте до восемнадцати лет;

3) работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

4) в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудникам осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков, с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

График отпусков - это локальный нормативный акт организации, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году, содержащий сведения о времени распределения отпусков между работниками всех структурных подразделений. Его применяют для равномерного распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам, с учетом действующего законодательства, специфики деятельности предприятия и пожелания работников. График отпусков начинают составлять в октябре или ноябре текущего года, т.к. в соответствии со ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть утвержден работодателем не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, то есть до 16 декабря.

См.: рис. 116. Образец графика отпусков.

Существует два варианта составления графика:

1. Руководители отделов, департаментов, цехов и т.д. изначально готовят графики отпусков в своих подразделениях. Затем они передаются в отдел кадров, специалисты которого анализируют их, вносят свои корректировки с учетом имеющихся льгот у работников. Однако ограничиваться согласованием графика только с работниками нельзя; т.к. руководитель подразделения при его составлении планирует работу своего подразделения и к тому же смещение времени отпусков одних работников может повлечь изменения для других работников. Закончив работу со всеми структурными единицами организации, отдел кадров приступает к формированию сводного, единого графика организации. Именно он и является тем документом, который предусмотрен статьей 123 ТК РФ.

2. Специалист службы персонала проводит опросы всех работников предприятия. Но опять же исключать из этого процесса руководителей структурных подразделений не следует - именно они оценивают очередность предоставления отпусков, исходя из производственной необходимости.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать ту категорию работников, которым, согласно федеральным законам, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по желанию в удобное время:

1) работникам в возрасте до восемнадцати лет (ст. 267 ТК РФ);

2) работникам из числа граждан, награжденных знаком "Почетный донор России", а также знаком "Почетный донор СССР" (ст. 11 Закона РФ от 9 июня 1993 г. N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");

3) работникам из числа граждан, подвергшихся радиации вследствие катастрофы на ЧАЭС (п. 9 ст. 14 Закона РФ "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС" от 15 мая 1991 г. N 1244-1);

4) мужу в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы в данной организации (ст. 123 ТК РФ).

Удлиненный отпуск (продолжительностью более 28 календарных дней) работодатель обязан предоставить следующим работникам:

работники в возрасте до 18 лет - 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);

педагогические работники образовательных учреждений - 42, 56 календарных дней (конкретная продолжительность установлена Постановлением Правительства РФ от 01.10.2002 N 724, ТК РФ - ст. 334);

инвалиды, занятые в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, - не менее 30 календарных дней (ст. 23 ФЗ от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации", с изм. на 29.05.2002);

граждане пожилого возраста и инвалиды, проживающие в стационарных учреждениях социального обслуживания, работающие на условиях трудового договора, - 30 календарных дней (ст. 13 ФЗ от 02.08.1995 N 122-ФЗ "О социальном обслуживании граждан пожилого возраста и инвалидов");

государственные служащие - не менее 30 календарных дней, для отдельных категорий отпуск может быть большей продолжительности (ст. 18 ФЗ от 31.07.1995 N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации", с изм. на 07.11.2000);

муниципальные служащие - не менее 30 календарных дней, для отдельных категорий отпуск может быть большей продолжительности (ст. 17 ФЗ от 08.01.1998 N 8-ФЗ "Об основах муниципальной службы в Российской Федерации", с изм. на 25.07.2002);

судьи - 30 рабочих дней, 45 рабочих дней - в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, и в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями, где установлены коэффициенты к заработной плате, 51 рабочий день - в районах Крайнего Севера (ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 N 3132-1 "О статусе судей в Российской Федерации", с изм. на 15.12.2001);

работники прокуратуры (прокуроры и следователи, научные и педагогические работники) - 30 календарных дней (ст. 41.4 ФЗ от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре РФ", с изм. на 25.07.2002), 54 календарных дня - в районах Крайнего Севера, 46 календарных дней - в приравненных к районам Крайнего Севера местностях;

прокуроры и следователи, работающие в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями, - не менее 45 календарных дней. Конкретная продолжительность установлена Правительством РФ (Постановление 06.03.1996 N 242) - 54 календарных дня - в районах Крайнего Севера, 46 календарных дней - в приравненных к районам Крайнего Севера местностях;

сотрудники налоговой полиции - 30 календарных дней, 45 календарных дней - при прохождении службы в местностях с тяжелыми климатическими условиями (ст. 13 Закона РФ от 24.06.1993 N 5238-1 "О федеральных органах налоговой полиции", с изм. на 25.07.2002, Положение о прохождении службы в органах налоговой полиции Российской Федерации (Постановление Верховного Совета РФ от 20.05.1993 N 4991-1, с изм. на 30.06.2002));

сотрудники милиции - 30 суток плюс время, необходимое для проезда к месту проведения отпуска и обратно (ст. 20 Закона РФ от 18.04.1991 N 1026-1 "О милиции", с изм. на 25.04.2002);

сотрудники таможенных органов - 30 календарных дней без учета времени следования к месту проведения отпуска и обратно (ст. 36 ФЗ от 21.07.1997 N 114-ФЗ "О службе в таможенных органах РФ", с изм. на 25.07.2002);

члены Совета Федерации, депутаты Государственной Думы - 48 рабочих дней (ст. 28 и 40 ФЗ от 08.05.1994 N 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации", с изм. на 25.07.2002);

помощник члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, работающий по трудовому договору до 36 рабочих дней;

граждане, занятые на работах с химическим оружием, - 56 календарных дней по первой группе работ, 49 календарных дней - по второй группе работ (ст. 5 ФЗ от 07.11.2000 N 136-ФЗ "О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием", с изм. на 25.07.2002);

спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований - 30 суток - имеющие непрерывный стаж работы в профессиональных аварийно-спасательных службах, профессиональных аварийно-спасательных формированиях на должностях спасателей до 10 лет, 35 суток - имеющие стаж работы в указанных выше службах и формированиях более 10 лет, 40 суток - имеющие стаж работы в указанных выше службах и формированиях более 15 лет (ст. 28 ФЗ от 22.08.1995 N 151-ФЗ "Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей", с изм. на 24.03.2001).

Что касается отпусков научных работников, имеющих ученую степень, то в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 949 "О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень" предоставление удлиненных отпусков докторам наук - 48 рабочих дней, а кандидатам наук - 36 рабочих дней является не обязанностью, а правом научных учреждений (организаций), финансируемых из федерального бюджета. Указанные отпуска предоставляются научным работникам, занимающим штатные должности, ученые степени по которым предусмотрены тарифно-квалификационными требованиями, согласованными и утвержденными в установленном порядке.

Во всех случаях, когда работодатель обязан предоставить отпуск в определенный графиком или работником срок, не допускается сокращение отпуска пропорционально отработанному периоду рабочего года.

Для того, чтобы сделать уход в отпуск равномерным, в расчет берется ежемесячное нахождение в отпусках от 10 до 30% работников конкретного подразделения предприятия. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности.

График отпусков утверждается руководителем организации и согласовывается с руководителем кадровой службы и с выборным профсоюзным органом (при его наличии).

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала под роспись. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Согласно ст. 286 ТК РФ лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Поэтому необходимо уточнить, когда планируется предоставление отпуска по основному месту работы, и попросить работника представить соответствующее подтверждение.

Рис. 116. Образец графика отпусков

Унифицированная форма N Т-7

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

ГРАФИК ОТПУСКОВ <*>

--------------------------------

<*> Текст не приводится.