1.2.6.2. Правила оформления служебной записки

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) такого вида документа, как служебная записка, нет. Однако на практике она широко используется для обеспечения связи объектов управления на горизонтальном уровне.

Служебная записка направляется от одного руководителя к другому или от одного работника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. Иначе это будет докладная записка.

В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т.д. Например, в цехе необходимо произвести ремонт. Начальник цеха в служебной записке попросит начальника ремонтно-строительного цеха произвести необходимый ремонт (рис. 34). Оформляется служебная записка так же, как и докладная.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Цех по производству масла Начальнику │

│ ремонтно-строительного цеха│

│СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Окорочкову А.О. │

│ │

│19 ноября 2006 г. N 121 │

│ │

│О проведении ремонтных работ │

│в службе персонала │

│ │

│ Прошу провести следующие работы по ремонту в службе персонала: │

│ 1. Покрасить рамы окон и подоконники. │

│ 2. Покрасить потолок. │

│ 3. Наклеить обои. │

│ │

│Руководитель службы персонала А.И. Ковальчук │

│_____________________________ ________________ _____________________│

│ (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 34. Образец оформления служебной записки

1.2.6.3. Правила оформления объяснительной записки

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник предприятия в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные записки пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (рис. 35). Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко на предприятиях используются и специальные бланки.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Цех по производству масла Начальнику цеха Котову П.А.│

│ │

│ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА │

│ │

│25 ноября 2006 г. N 51 │

│ │

│Об отсутствии │

│на рабочем месте │

│ │

│ 12 ноября 2006 г. я отсутствовал на рабочем месте с 10.00 до 12.00│

│в связи с необходимостью навестить жену в больнице. │

│ Поскольку сменного мастера Н.Н. Продажного в 10.00 не было на месте, я│

│не мог уведомить его о причине своего отсутствия и попросил об этом│

│слесаря-ремонтника А.О. Миронова. Считаю, что правил внутреннего│

│трудового распорядка я не нарушал, так как отсутствовал на работе по│

│уважительной причине и в течение непродолжительного времени. │

│ │

│ Грузчик И.И. Дурнов │

│___________ ________________ _____________________│

│(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 35. Образец оформления объяснительной записки