3.4. Личная карточка (форма т-2)

Личная карточка Т-2 заполняется сотрудником службы персонала на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и составляется в одном экземпляре на конкретного работника.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.

Работая с формой Т-2, сотрудник службы персонала должен знать, что правил по ведению личных карточек (кроме Инструкции Госкомстата) нет. Соответственно, каждый по-своему решает сложные вопросы по ее заполнению, при этом придерживаясь сложившихся определенных норм по ведению личных карточек.

Личная карточка Т-2 заполняется на основании следующих документов сотрудника:

1. Паспорт (или иной документ удостоверения личности).

2. Трудовая книжка.

3. Военный билет.

4. Документ об окончании учебного заведения.

5. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

6. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.

7. Приказ о приеме на работу.

При заполнении строк и граф, по которым сведения документально не могут быть подтверждены (раздел X "Дополнительные сведения"), необходимые данные заносятся в личную карточку со слов самого работника. Все изменения данных о работнике (например, изменение фамилии, получение образования и т.п.) вносятся дополнительно.

При кодировании сведений в личной карточке необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами.

Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

При отсутствии записей или отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой.

При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами.

Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год (например, 23.04.1998).

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 года N 26).

Давайте подробно рассмотрим, как необходимо правильно заполнить личную карточку работника (рис. 99).

См.: рис. 99. Образец личной карточки работника.

"Наименование организации". Указывается наименование организации работодателя.

"Табельный номер" работника не должен превышать 6 цифр и присваивается каждому вновь принятому и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения. Повторное использование табельных номеров возможно лишь не ранее чем через три года после увольнения.

"Идентификационный номер налогоплательщика", или ИНН физического лица. Указывается согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе физического лица, выданному по месту жительства на территории Российской Федерации.

"Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования". Указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и самим страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.

"Алфавит". Указывается первая буква (или несколько первых букв) фамилии работника.

"Характер работы". В данной графе отражаются сведения о том, какой характер носит данная работа (постоянная, временная, сезонная и т.д.).

"Вид работы". В данной графе указывается, является ли данная работа основной или будет осуществляться по совместительству.

"Пол". В данную графу заносится пол работника. Полностью "мужской" или "женский". Можно с указанием только первой буквы ("м" или "ж" соответственно).