Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Учебник ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ.doc
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.07.2025
Размер:
5.17 Mб
Скачать

1.2.5. Правила написания резолюции на документе

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату (рис. 30). Оформление резолюции допускается на отдельном листе.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Сидоровой Н.В. │

│Писемской Н.А. │

│Прошу подготовить проект │

│договора с консалтинговой группой │

│"Калиостро" к 25.07.2006 │

│______________________________ │

│Личная подпись │

│"__" ________ 20__ г. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 30. Образец написания резолюции

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

1.2.6. Правила оформления докладной, служебной

и объяснительной записок

Большую часть документов, обеспечивающих информационный обмен между предприятиями и структурными подразделениями, составляют докладные, служебные, объяснительные записки, справки, отчеты, акты и т.д. Рассмотрим, как составляются и оформляются вышеперечисленные документы.

Согласно ГОСТу, текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала на стандартном листе бумаги с указанием следующих реквизитов:

указание на автора. Предприятие, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка;

наименование адресата. Кому направляется документ;

наименование вида документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами через два межстрочных интервала. Например, "ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА", "СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА";

дата составления и регистрационный номер. Данные реквизиты пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (01.01.2006) или буквенно-цифровым способом (1 января 2006 г.). У внешнего документа она является датой подписания, а у внутреннего документа - датой составления;

заголовок к тексту. Заголовок должен раскрывать краткое содержание текста. Например:

"О нарушении трудовой дисциплины", "О приобретении трудовых книжек";

- текст;

- подпись составителя с указанием должности.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

Правильное указание реквизитов в документах напрямую влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.

1.2.6.1. Правила оформления докладной записки

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041) - это документ, адресованный руководителю предприятия или руководителю структурного подразделения, в котором излагается определенный вопрос с выводами и предложениями составителя с целью побудить руководство к принятию определенного решения. Однако докладные записки могут носить и чисто информационный характер. В них обычно содержится информация о ходе выполнения определенных работ.

Иными словами, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне.

Докладные записки подразделяются на:

внутренние - адресованные руководителю предприятия.

Внутренние докладные записки могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Расположение реквизитов данного документа может быть угловое (рис. 31) или продольное (рис. 32).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Наименование Адресат │

│структурного подразделения │

│ │

│ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА │

│ │

│______________ N ________ │

│ │

│заголовок к тексту │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 31. Образец оформления докладной записки

с угловым расположением реквизитов

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Наименование структурного подразделения │

│ │

│ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА │

│ │

│______________ N ________ │

│ │

│ │

│ Адресат │

│ заголовок к тексту │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 32. Образец оформления докладной записки

с продольным расположением реквизитов

Текст докладной записки состоит из следующих частей (рис. 33):

- констатирующей.

В данной части излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для написания докладной записки;

- анализирующей.

Данная часть содержит анализ сложившейся ситуации и возможные варианты ее решения;

- резюмирующей.

Заключительная часть докладной записки включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Второй части в докладной записке может и не быть. В таком случае документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки;

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Цех по производству масла Генеральному директору ОАО "Комбинат│

│ по выработке молочной продукции" │

│ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА А.А. Петрову │

│ │

│15 ноября 2006 г. N 64 │

│ │

│О ненадлежащем выполнении │

│трудовых обязанностей Н.А. Ивановым │

│ │

│ Согласно Приказу от 29 октября 2006 г. N 165, Н.А. Иванов принят на│

│работу в цех по производству масла наладчиком пищевого оборудования│

│5 разряда с трехмесячным сроком предварительного испытания. │

│ Н.А. Иванов ненадлежащим образом выполняет свои трудовые обязанности.│

│Так, 1 ноября 2006 г. ему было поручено выполнение работы по наладке│

│фасовочного аппарата. Работа Н.А. Ивановым завершена не была, вследствие│

│чего был привлечен к выполнению данной работы наладчик В.В. Васильев. │

│ Считаю, что наладчику пищевого оборудования Н.А. Иванову необходимо│

│объявить замечание в соответствии со ст. 192 - 193 ТК РФ. Проект приказа│

│о наложении дисциплинарного взыскания (замечания) прилагаю к настоящей│

│докладной записке. │

│ │

│Начальник цеха ________________ И.И. Сидоров │

│______________ _____________________│

│ (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 33. Образец оформления докладной записки

докладные записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами и оформляются на бланке данного предприятия.