1.2.2. Правила визирования документа

Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, его необходимо завизировать. Визирование - это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.

Существует два вида виз: виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования упоминается в ГОСТ Р 6.30-2003 и имеет стандартную форму. Виза ознакомления в ГОСТе не упомянута, и поэтому составляется в свободной форме. Чем же отличаются эти два вида виз?

Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем предприятия, то есть визируется еще не документ, а его проект. Визируют документ только те лица, которых затрагивает содержание документа. Например, при переводе сотрудника на другую работу документ визирует сотрудник службы персонала, специалист по нормированию труда или бухгалтер, указывая при этом заработную плату работника, а также руководитель того подразделения, куда переводится работник. Проставляя свою визу, начальник отдела подтверждает, что он извещен о прибытии нового сотрудника и согласен с таким положением дел. И наконец, документ визирует юрист, подтверждая, что при переводе не были нарушены нормы трудового законодательства.

Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в предприятии, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из предприятия, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (рис. 21).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Л.И. Леонова │

│Начальник производства ______________ _____________________ │

│ (подпись) (расшифровка подписи) │

│25.08.2006 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 21. Образец оформления визирования документа

При наличии замечаний к документу их излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу (рис. 22).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Замечания прилагаются │

│ Л.А. Иванчук │

│Юрисконсульт ______________ _____________________ │

│ (подпись) (расшифровка подписи) │

│25.08.2006 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 22. Образец оформления визирования документа

с изложением замечаний

Визу ознакомления ставит работник, подтверждая этим, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.

Виза ознакомления включает в себя фразу, подтверждающую, что работник ознакомлен с документом. Например, "с актом ознакомлен" (рис. 23). Ниже или на той же строке располагается подпись работника, ее расшифровка (фамилия и инициалы) и дата. Если с документом знакомятся несколько работников, то в визу советуем включить и наименование должности каждого из них (рис. 24). Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Манохин Д.А. Манохин │

│С актом ознакомлен _________ _____________________ │

│ (подпись) (расшифровка подписи) │

│22.09.2006 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 23. Образец оформления визы ознакомления

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│С приказом ознакомлены: │

│ Иванов И.И. Иванов │

│Начальник отдела сбыта _________ _____________________ │

│ (подпись) (расшифровка подписи) │

│20.09.2006 │

│ Попов В.Р. Попов │

│Начальник отдела снабжения __________ _____________________ │

│ (подпись) (расшифровка подписи) │

│20.09.2006 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 24. Образец оформления визы ознакомления

несколькими работниками

Документы, которые остаются на предприятии, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне, а на многостраничных документах - на обороте последнего листа. Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в организации. При этом визы располагаются на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Так обычно визируют договоры или протоколы.

Проект кадрового документа обязательно визируется начальником отдела службы персонала и юристом, а при необходимости - должностными лицами других структурных подразделений. Перечень документов, подлежащих визированию, со списком лиц, визирующих данные документы, приведен в таблице 1.

Таблица 1

Документ	Должностное лицо, визирующее документ
Приказ о приеме на работу (Т-1, Т-1а).	Начальник отдела службы персонала, начальник подразделения, в которое принимается работник, специалист по нормированию труда или бухгалтер, юрист.
Приказ о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а).	Начальник отдела службы персонала, начальник подразделения, где работает работник, юрист.
Приказ о переводе (Т-5, Т-5а).	Начальник отдела службы персонала, начальник подразделения, куда переводится работник, специалист по нормированию труда или бухгалтер, юрист.
Приказ о поощрении (Т-11, Т-11а), установлении надбавки к зарплате, изменении должностного оклада.	Начальник отдела службы персонала, начальник подразделения, где работает работник, специалист по нормированию труда или бухгалтер, юрист.
Приказ о направлении в командировку (Т-9, Т-9а).	Начальник отдела службы персонала, начальник подразделения, где работает работник, главный бухгалтер, юрист.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания.	Начальник отдела службы персонала, начальник подразделения, где работает работник, юрист.
Приказ об увольнении (Т-8, Т-8а)	Начальник отдела службы персонала, начальник подразделения, где работал работник, юрист.

Директор предприятия рассматривает все замечания и дает разработчику письменное заключение о дальнейшей работе с проектом. Если директор установит, что проект нуждается в доработке, он определяет разработчику срок для устранения всех недостатков. Если после доработки проекта его содержание претерпело существенные изменения, проводится повторное визирование проекта документа.

По сложившемуся обычаю документы визируют следующие должностные лица:

- исполнитель, подготовивший документ;

- руководитель подразделения, подготовившего документ;

- руководители заинтересованных подразделений;

- руководитель финансовой или бухгалтерской службы, если в документе затрагиваются финансовые вопросы;

- заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

- руководитель предприятия, если документ подписывает его заместитель;

- руководитель юридической службы или юрист.

Этот список можно изменять в соответствии со структурой и потребностями предприятия. Например, на многих предприятиях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя, ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.