1.2.1. Правила оформления писем

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2006 г. следует оформлять 05.06.2006.

Однако допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2006 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2006.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. А ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование предприятия" и "Справочные данные о предприятии". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование предприятия и его структурного подразделения указывают в именительном падеже (рис. 5).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Минсельхоз │

│ Департамент по переработке │

│ сельскохозяйственной продукции│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 5. Образец написания адресата

При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже (рис. 6).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Генеральному директору │

│ ОАО "Комбинат по переработке│

│ молочной продукции" │

│ А.А. Петрову │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 6. Образец написания адресата должностного лица

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного предприятия, то их следует указывать обобщенно (рис. 7).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Администрации районов│

│ Самарской области │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 7. Образец написания адресата при отправке документа

в несколько однородных организаций

Каждую строку реквизита "Адресат" допускается центрировать по отношению к самой длинной строке (рис. 8).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Главному бухгалтеру │

│ холдинга "Молочные реки"│

│ Н.В. Сусликову │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 8. Образец написания адресата с центрированием

по отношению к самой длинной строке

В случае рассылки документов более чем четырем адресатам составляют список рассылки документов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например, при адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес (рис. 9).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Государственное учреждение │

│ Всероссийский научно-исследовательский │

│ институт документоведения и архивного дела│

│ Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 9. Образец написания адресата с указанием

почтового адреса

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес (рис. 10).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Иваницкому О.П. │

│ ул. Новомосковская, д. 5, кв. 12,│

│ г. Петровск, Кировский р-н │

│ Ленинградской обл., 112564 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 10. Образец написания адресата - физического лица

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?) (например, Приказ о создании аттестационной комиссии) или чего? (кого?) (например, Должностная инструкция менеджера по персоналу).

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Оформлять текст документа можно в виде:

анкеты. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например "имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков;

таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф;

связного текста.

Связный текст в основном состоит из двух частей:

1) в первой части указывают причины, основания, цели составления документа;

2) во второй, заключительной, части - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы - только распорядительную часть без констатирующей части, а письма и заявления - лишь просьбу без пояснения.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование предприятия - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В таких документах, как приказ, распоряжение и т.д., издаваемых на предприятии, действующем на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству предприятия, текст излагают от первого лица единственного числа - "приказываю", "предлагаю", "прошу".

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа - "постановляет", "решил".

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа - "приказываем", "решили".

В протоколе текст излагают от третьего лица множественного числа, например "слушали", "выступили", "постановили", "решили".

В документах, устанавливающих права и обязанности предприятия или его структурных подразделений, например в положении или инструкции, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы, например в акте, справке, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа - "отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила".

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа - "просим направить", "направляем на рассмотрение";

- от первого лица единственного числа - "считаю необходимым", "прошу выделить";

- от третьего лица единственного числа - "министерство не возражает", "ВНИИ считает возможным".

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом.

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют (рис. 11).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Приложение: │

│Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. │

│Правила подготовки и оформления документов Управления регионального │

│кредитования на 7 л. в 2 экз. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 11. Образец записи о наличии приложения,

не указанного в тексте

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. А в случае, когда к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом.

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

В тех случаях, когда приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом.

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительным документам, таким, как постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения, на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (рис. 12).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Приложение N 2 │

│ к Приказу Росархива│

│ от 05.06.2006 N 319│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 12. Образец оформления записи о наличии приложения

в распорядительных документах

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки (рис. 13).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 │

│ к Приказу Минздрава России│

│ от 05.06.2003 N 251 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 13. Образец оформления записи о наличии приложения

в распорядительных документах центрированной относительно

самой длинной строки

В состав реквизита "Подпись" входят (рис. 14):

1. Наименование должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен не на бланке предприятия, то наименование должности должно быть полное. Если документ оформлен на бланке предприятия, то наименование должности должно быть сокращенное.

2. Личная подпись.

3. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Вице-президент Ассоциации А.А. Борисевич │

│региональных предприятий _________________ _____________________ │

│ (личная подпись) (расшифровка подписи) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 14. Образец оформления реквизита "Подпись"

В реквизите "Подпись" допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки (рис. 15).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Исполнительный директор │

│ОАО "Комбинат по выпуску Н.А. Федоров │

│молочной продукции" ________________ _____________________ │

│ (личная подпись) (расшифровка подписи) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 15. Образец оформления реквизита "Подпись"

центрированной относительно самой длинной строки

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают (рис. 16).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ А.А. Борисевич │

│Генеральный директор ________________ _____________________ │

│ (личная подпись) (расшифровка подписи) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 16. Образец оформления реквизита "Подпись"

на бланке должностного лица

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (рис. 17).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ А.А. Борисевич │

│Генеральный директор ________________ _____________________ │

│ (личная подпись) (расшифровка подписи) │

│ │

│ Д.А. Сорокин │

│Главный бухгалтер ________________ _____________________ │

│ (личная подпись) (расшифровка подписи) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 17. Образец оформления подписи документа

несколькими должностными лицами

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (рис. 18).

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Заместитель директора Заместитель директора │

│по научной работе по научной работе │

│ │

│ Ю.Г. Демидов К.И. Игнатьев │

│________________ _____________________ ________________ _____________________│

│(личная подпись) (расшифровка подписи) (личная подпись) (расшифровка подписи)│

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 18. Образец оформления подписи документа несколькими

должностными лицами равных должностей

При подписании совместного документа первый лист на бланке не оформляют.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (рис. 19).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ В.Д. Банасюкевич │

│Председатель комиссии ________________ _____________________ │

│ (личная подпись) (расшифровка подписи) │

│ │

│ А.Н. Сокова │

│Члены комиссии ________________ _____________________ │

│ (личная подпись) (расшифровка подписи) │

│ │

│ А.С. Красавин │

│ ________________ _____________________ │

│ (личная подпись) (расшифровка подписи) │

│ │

│ О.И. Рысков │

│ ________________ _____________________ │

│ (личная подпись) (расшифровка подписи) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 19. Образец оформления подписи документа комиссией

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (рис. 20).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│В.А. Жуков │

│ │

│924-45-67 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 20. Образец оформления отметки

об исполнителе документа

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Документы заверяют печатью предприятия.