2. Составление и оформление документов

2.1. Бланк документа

В управленческой деятельности документы изготавливаются на бланках или стандартных листах бумаги с использованием необходимых для каждого вида документов реквизитов. На бланках изготавливают служебные письма, распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения, указания), протоколы, акты и некоторые другие документы. Большинство внутренних информационно-справочных документов (докладные записки, служебные записки, объяснительные записки, заявления, справки, сводки, списки и др.) изготавливают на стандартных листах бумаги без бланка.

Часть документов организации создается с использованием унифицированных форм, имеющих кроме реквизитов бланка еще и унифицированный текст в виде трафарета, таблицы или анкеты, например, широко используются унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, справки с места работы, трудового договора, командировочного удостоверения и некоторых других документов.

Бланк – лист бумаги стандартного формата, на котором типографским или иным способом нанесены реквизиты организации – автора документа. Для изготовления бланков могут использоваться компьютерные шаблоны бланков.

Виды бланков документов, правила их изготовления устанавливаются государственными стандартами на документы, а в каждой конкретной организации закрепляются в Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству).

Требования к бланкам таких документов, как приказ, постановление, распоряжение, протокол, акт, служебное письмо и др. установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Для изготовления бланков документов используются 2 стандартных формата бумаги – А4 и А5.

Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и имеют размеры (в мм):

А0	841х1189	А6	105х148
А1	594х841	А7	74х105
А2	420х594	А8	52х74
А3	297х420	А9	37х52
А4	210х297	А10	26х37
А5	148х210	А11	18х26

Требования к бланкам установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.2. Реквизиты документа

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты документов:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4. код организации;

5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6. идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7. код формы документа;

8. наименование организации;

9. справочные данные об организации;

10. наименование вида документа;

11. дата документа;

12. регистрационный номер документа;

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. место составления или издания документа;

15. адресат;

16. гриф утверждения документа;

17. резолюция;

18. заголовок к тексту;

19. отметка о контроле;

20. текст документа;

21. отметка о наличии приложения;

22. подпись;

23. гриф согласования документа;

24. визы согласования документа;

25. оттиск печати;

26. отметка о заверении копии;

27. отметка об исполнителе;

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. отметка о поступлении документа в организацию;

30. идентификатор электронной копии документа.

Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Кроме того, применение реквизитов ускоряет и облегчает подготовку документа и последующую работу исполнителя с документом, позволяет применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.