5. Текущее хранение документов

5.1. Номенклатура дел

Для того чтобы документами было удобно пользоваться, они должны быть систематизированы и сформированы в дела. Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. От того, как систематизированы документы, в значительной степени зависит обеспечение их сохранности, поиск и использование в последующей деятельности организации.

В основе систематизации документов лежит их классификация по признакам сходства или различия. Наиболее простой и распространенной схемой классификации документов в делопроизводстве является номенклатура дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура дел – это план группировки исполненных документов в дела.

Номенклатура дел выполняет в делопроизводстве одновременно несколько функций:

• систематизации документов и дел (наименование дела по номенклатуре и индекс дела переносятся в качестве заголовка дела на его обложку и определяют состав документов дела);

• поиска документов и дел (по номенклатуре дел мы определяем, в каком деле может находиться тот или иной документ, кроме того, индекс дела по номенклатуре может входить в состав регистрационного номера документа);

• экспертизы ценности документов (в номенклатуре дел устанавливается срок хранения документов, что является первым этапом экспертизы их ценности);

• учета документов (по номенклатуре дел устанавливается количество заведенных в организации дел, по номенклатуре осуществляется передача документов на архивное хранение).

• Существует три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная).

• Типовая номенклатура дел является нормативным документом, она устанавливает типовой состав дел с единой системой их индексации для однородных по характеру деятельности и структуре организаций какой-либо отрасли.

Типовая номенклатура дел обязательна для применения. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер, она устанавливает приблизительный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются министерствами и ведомствами Российской Федерации, крупными организациями, предприятиями, имеющими систему подведомственных организаций. Типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с организациями Федеральной архивной службы.

Индивидуальная номенклатура дел должна быть в каждой организации. Если для учреждений определенного типа разработана типовая или примерная номенклатура дел, индивидуальная разрабатывается на их основе, при отсутствии типовой или примерной - самостоятельно.

Классификационная схема номенклатуры дел

Номенклатура дел организации состоит из разделов. Разделы номенклатуры дел могут соответствовать элементам внутренней структуры учреждения (управления, департаменты, отделы и т.д.) или направлениям деятельности (функциям) учреждения.

Если номенклатура строится по структурному принципу, ее разделы и их последовательность должны соответствовать утвержденной структуре организации. Первым разделом, как правило, является раздел "Канцелярия" ("Служба делопроизводства", "Секретариат", "Управление делами" и т.д.). Если в организации нет службы делопроизводства как самостоятельного подразделения, первым разделом идет раздел "Руководство". Затем следуют разделы, соответствующие функциональным подразделениям, осуществляющим основную деятельность организации, после – разделы "Отдел кадров", "Бухгалтерия", "Административно-хозяйственная служба" и др. вспомогательные подразделения.

В номенклатуре дел, построенной по функциональной схеме, разделами являются управленческие функции или виды деятельности организации, которые располагаются по их значимости. Например:

• Дирекция (Руководство);

• Учебная работа;

• Воспитательная работа;

• Производственное обучение и т.д.

Номенклатура дел организации составляется службой делопроизводства из разделов, представляющих собой номенклатуры дел подразделений или направлений деятельности, поэтому ее называют сводной номенклатурой дел.