4.7. Технология контроля исполнения документов

Документы, поступающие и создаваемые в учреждении подразделяются на контролируемые и неконтролируемые. К контролируемым относятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения. Эти документы включают в себя две группы документов:

• документы, контролируемые в службе контроля;

• документы (плановые, по материально-техническому обеспечению, бухучету и отчетности и др. специальных систем документации), контролируемые в соответствующих подразделениях.

Для правильной организации контроля исполнения документов в учреждении должен быть Перечень документов, подлежащих контролю в канцелярии, который целесообразно включить в Инструкцию по делопроизводству. В этот перечень включаются документы правительственных и вышестоящих органов, распорядительные документы руководства организации, обращения граждан, документы, поступающие из других организаций, требующие исполнения.

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

• • постановка документов на контроль;

• • проверка своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей;

• • предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

• • снятие документа с контроля;

• • направление исполненного документа в дело;

• • учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

• • информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

Постановка документов на контроль

На контроль поступают только зарегистрированные документы. При постановке документа на контроль на левом поле на уровне заголовка к тексту делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом "Контроль".

Проверка своевременности доведения документов до исполнителей

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль, а не с момента передачи исполнителю. Для этого работник, на ответственности которого лежит передача документов исполнителям, передает исполнителю документ с двумя экземплярами РКК, один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя в получении документа возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки.

Если в исполнении документа занято несколько исполнителей из разных подразделений, подлинник документа направляют ответственному исполнителю, остальным - копии документа.

При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию вместе с документом пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Предварительная проверка и регулирование хода исполнения

В течение срока исполнения служба контроля или секретарь регулярно проверяет ход исполнения документа. Для этого ежедневно в первом разделе картотеки проверяются РКК текущего дня и за 3-5 дней до исполнения. Эта работа необходима для напоминания исполнителям о приближении срока исполнения документа. В крупных организациях исполнителям рассылаются письменные напоминания, в небольших организациях достаточно напомнить исполнителю по телефону о приближении срока исполнения документа.

Напоминания о приближении сроков исполнения документов могут формироваться в виде таблицы, включающей всех исполнителей одного подразделения, имеющих документы с приближающимися сроками исполнения, например:

____________________________________________________________________

(наименование подразделения)

Фамилия исполнителя	Вид документа, дата и № документа	Краткое содержание	Срок исполнения
1	2	3	4

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются на оборотной стороне РКК.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее трех дней до окончания этого срока обращается к руководителю организации, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. Если это не сделано, документ считается неисполненным.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу контроля для внесения изменений в РКК (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.