Образец докладной записки

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10 марта 2010 г. № 9__ Об увеличении штатной численности отдела Краскову С.С.		Генеральному директору агентства г-ну И.Л. Петрову

Прошу подобрать двух кандидатов на должности менеджеров в отдел новых проектов.

Подпись руководителя 11.03.2010

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена нами из аналитического журнала “Эксперт”).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также для подготовки оперативной информации о рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела Личная подпись И.А.Чернышова

Образец служебной записки

БУХГАЛТЕРИЯ

Начальнику договорно-

правового отдела

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

П.Д. Реутову

_02.04.2010__ № 12

В связи с тем, что в настоящее время ведется работа по организации автоматизированного учета расчетов с поставщиками продукции, просим Вас предоставить информацию о заключенных договорах по прилагаемой форме, а также обеспечить регулярное предоставление такой информации по вновь заключаемым договорам.

Главный бухгалтер М.П. Смагина

3.4. Акт

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В управленческой деятельности используется множество разновидностей актов: обследования; испытаний; приема-сдачи (объектов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); сдачи-приемки (работ); ревизии; инвентаризации и др.

Для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей) или комиссиями, состав которых утверждается руководителем организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие фактические сведения и аналитические данные.

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В случае если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива “Феникс.

Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например:

"В период с 15.09.2009 по 18.09.2009 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на …".

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, выводы, предложения и заключения.

Акт может содержать выводы, рекомендации и предложения, составляющие заключительную часть акта.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях акты утверждаются руководителем организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.