Оформление дел

Первоначальное оформление дел проводится при их формировании (см. раздел "Формирование дел"), затем – по завершении года при окончании дела.

В зависимости от срока хранения дела оформляются полностью или частично. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, оформляются полностью. Дела временного (до 10 лет) хранения оформляются частично.

Полное оформление предусматривает:

• подшивка в твердую обложку или переплет дела;

• нумерация листов дела;

• составление листа-заверителя дела;

• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

• оформление реквизитов обложки дела.

На эти дела составляются описи дел.

Дела временного (до 10 лет) хранения в твердую обложку не подшиваются, листы в них не нумеруются, дела хранятся в папках-скоросшивателях. Описи дел на них не составляются.

Внутренняя опись документов дела составляется в личных делах и делах временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, если заголовок дела не полностью раскрывает содержание документов.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _____________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ___________________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись Подпись Расшифровка подписи

Дата

---------------------------------------------------------

По окончании года в обложку дела вносятся необходимые уточнения, в частности, проверяется соответствие заголовка дела и даты содержанию и датам документов, подшитых в деле. Если необходимо, в заголовок дела вносятся уточнения. При обнаружении в деле документов за более ранние годы на обложке под датой записывается: "Имеются документы за ...... годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), на каждом из них указываются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении календарных дат число и год пишутся арабскими цифрами, месяц – словом.

Если в течение времени, к которому относятся документы, изменялось название организации или структурного подразделения, на обложке дела дописывается новое название.

Срок хранения дела указывают по номенклатуре дел. Сведения о номере фонда, описи, дела заполняют в архиве. Количество листов дела выносят на обложку из заверительной надписи.

Заверительная надпись помещается в конце дела, она оформляется на бумаге формата А4 следующим образом:

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _______________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано _185 (сто восемьдесят пять)___ лист(ов).

(цифрами и прописью)

В том числе: литерные

номера листов _______11а, 11б, 146а, 146б, 146в______

пропущенные номера листов 166___________________

_3_ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
Имеются физические повреждения (разрыв и склейка)	87
Вложена копия взамен утраченного подлинника	149

Наименование должности работника Подпись Г.Г. Федорова

12.02.2010

Фонд №_________

Опись № _______

Дело № _________