Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

После завершения работы по составлению описей дел проводится работа по составлению актов на уничтожение документов. Акт составляется по следующей форме:

Как правило, акт составляется на все дела, выделенные к уничтожению. Если дела относятся к разным подразделениям, название подразделения указывается перед группой дел данного подразделения.

Акты, также как и описи, рассматриваются экспертной комиссией. Акты утверждаются руководителем организации, но только после утверждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожить дела с истекшими сроками хранения, включенные в акты.

Если организация передает документы на хранение в архив, то документами, на основании которых проводится эта передача, являются описи дел. Как правило, в архив организации документы передаются по истечении двухлетнего срока хранения их в подразделениях. Если с какими-то делами ведется постоянная работа, они могут оставаться в подразделении более длительное время.

При передаче дел в архив проверяется правильность их формирования, оформления, соответствия по количеству. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

Если структурное подразделение организации ликвидируется, все имеющиеся документы подразделения формируются в дела, проводится оформление дел и передача их в архив организации.

_____________________________________________________________________________

(Наименование организации)

_____________________________________________________________________________

(Наименование структурного подразделения)

		УТВЕРЖДАЮ
		Наименование должности руководителя подразделения Подпись Расшифровка Подписи Дата

Опись № _______

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения5	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено __________________________________ ед. хр. с № ______________

(цифрами и прописью)

по № ________________, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата

СОГЛАСОВАНО 6 Протокол ЭК структурного подразделения от ____________ № ________

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

Наименование организации		УТВЕРЖДАЮ
А К Т ________________№_______ Место составления о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению		Наименование руководителя организации Подпись Расшифровка Подписи Дата

На основании ________________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

____________________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _____________________________________________

(название фонда)

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого _________________________________________ ед. хр. за __________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ___________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________ № _________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ___________ № _______

Оборотная сторона

Документы в количестве ________________________________________________________ ед. хр.,

(цифрами и подписью)

весом _______________________ кг сданы в ____________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________ № _____________

Наименование должности работника

организации, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива (службы делопроизводства), внесшего

изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата