Наименование организации

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

ДЕЛО № ___________ том № _________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(заголовок дела)

____________________________________________________________________________

(Крайние даты)

На ____________ листах

Хранить ___________

Фонд №_______

Опись № _____

Дело №_______

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Все надписи на обложках дел следует делать черными светостойкими чернилами, четко, чтобы они легко читались.

Дела переплетаются или прошиваются в твердой обложке на 3-4 прокола прочной нитью. Металлические скрепки из дел удаляют, при длительном хранении они приводят к порче документов.

Листы дела нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в верхнем правом углу. Если во время нумерации были пропущены листы, на них ставится номер предыдущего листа с добавлением литер "а", "б", "в" и т.д. Таким же образом поступают, если несколько соседних листов были пронумерованы одной цифрой. Все исправления вносятся в заверительную надпись дела.

Составление описей дел

В организации, в каждом структурном подразделении ежегодно под непосредственным методическим руководством архива составляются описи дел. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел составляются на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу для их учета, обеспечения сохранности и поиска. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. На дела, сроки хранения которых истекли, составляются акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень дел, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются в структурных подразделениях секретарями или работниками, ответственными за делопроизводство при методической помощи архивистов.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (с. 77) и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

• порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

• при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

• графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Совокупность сведений описи, характеризующих одно дело, называется описательной статьей.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел подписывается работником, ответственным за ее составление, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и экспертной комиссией (если в подразделении имеется ЭК), утверждается руководителем структурного подразделения.

Описи дел подразделения составляется в двух экземплярах: один передается в архив организации, другой – остается в подразделении. В крупных организациях, где в подразделениях действуют собственные экспертные комиссии, опись составляется в трех экземплярах, в этом случае один экземпляр предназначается ЭК.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

В небольших организациях допускается в одну опись включать дела нескольких лет, в том числе в описи дел по личному составу. Если в организации создается небольшое количество дел постоянного хранения (не более 20), опись составляется на дела организации в целом, и в нее могут включаться дела за 2-3 года. Описи дел составляются после того как закончена экспертиза ценности документов, проведено оформление дел и отобраны дела, подлежащие уничтожению.

Если дело продолжалось несколько лет, оно вносится в опись по году заведения, а затем в каждом годовом разделе указывается заголовок данного дела со ссылкой на номер, который был ему присвоен при занесении в опись в первый раз.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.