Оформление обложки дела

Дело считается заведенным после включения в него первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка дела.

На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:

• наименование организации (полное и сокращенное в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения организации;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела (в соответствии с номенклатурой дел);

• срок хранения дела.

При обозначении названия организации на обложке дела может указываться ее ведомственная принадлежность.

5.3. Хранение дел в делопроизводстве

Оперативное хранение документов до их передачи в ведомственный архив осуществляется в службе делопроизводства и в подразделениях организации. Следует различать оперативное хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Во время исполнения документы должны находиться у исполнителя в специальных папках с надписями “Срочно”, “На исполнение”, “На заседание”, “На подпись”, “На отправку” и т.п. Если документы, с которыми работает исполнитель, посвящены одной теме, вопросу, проекту, на папках делаются соответствующие надписи, например: "Проект "Голубой поток". На папках также указываются фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Если с документами ведется работа, папки находятся в течение дня на столе исполнителя, после окончания работы - в ящике стола или в шкафу.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

Для хранения документов используются различные папки. Папки типа “скоросшиватель” используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу). В текущей работе документы могут храниться в прозрачных файлах в папках типа "Корона", в папках-регистраторах.

Для документов длительных и постоянного сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.

Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования. Законченные дела до их передачи в архив должны храниться в службе делопроизводства или в подразделении у секретаря.

5.4. Обработка дел для архивного хранения Экспертиза ценности документов

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организаций, неодинаковы. Одни документы необходимы только для решения оперативных управленческих задач, и после завершения работы с ними утрачивают свое значение. Другие документы имеют важное научно-техническое, экономическое, культурное значение и должны храниться долго или постоянно, третьи содержат информацию о гражданах, имеют важное социально-правовое значение и поэтому должны сохраняться на протяжении жизни человека.

Деятельность по определению значимости документов организации получила название «экспертиза ценности документов». Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

• на стадии оперативной работы с документами в делопроизводстве: при разработке номенклатуры дел и определении сроков хранения документов, а также при завершении работы с документом и передаче его в дело на хранение;

• при передаче дел из структурных подразделений на хранение в ведомственный архив или архив организации;

• при передаче дел на хранение в государственный архив.

Для проведения всех работ, которые связаны с экспертизой ценности документов в организации, создаются экспертные комиссии (ЭК). В организациях с большим объемом документооборота создается Центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Росархивом разработано и утверждено Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии (приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2). На основании этого положения в организациях создаются ЭК и разрабатываются положения об ЭК, утверждаемые руководителями организаций.

ЭК является совещательным органом при руководителе организации. В ее состав входят работники службы делопроизводства и архива организации, ведущие специалисты подразделений, председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации. Члены ЭК должны хорошо знать функции организации, ее структуру, систему документационного обеспечения, состав и содержание всей совокупности документов. ЭК проводит заседания не реже двух раз в год, ее решения фиксируются в протоколах, которые утверждаются руководителем организации, именно он, согласно законодательству, несет ответственность за сохранность документов.

Основной функцией ЭК является экспертиза документов, то есть ежегодный отбор документов учреждения для дальнейшего (архивного) хранения, а также к уничтожению.

Экспертиза ценности документов осуществляется ЭК на основе номенклатуры дел и перечней (типовых, ведомственных) со сроками хранения документов. Дела постоянного хранения и временного (до 10 лет), имеющих отметку ЭПК (ЭК) подвергаются полистному просмотру.

Результаты экспертизы ценности документов выражаются в составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов и дел к уничтожению. Уничтожению подлежат документы, срок хранения которых истек, то есть документы, полностью утратившие свое значение.

Отбор документов на уничтожение и составление акта о выделении документов к уничтожению проводятся только после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Акты и описи одновременно рассматриваются и утверждаются на заседании ЭК. Если организация передает документы на хранение в государственный архив, акты о выделении документов к уничтожению утверждаются только после утверждения описей экспертно-проверочной комиссией архива, который принимает документы организации на хранение.