Корректировка номенклатуры дел

Корректировка номенклатуры дел проводится ежегодно в последнем квартале года. Предварительно, перед уточнением номенклатуры, руководитель делопроизводственной службы организации проводит совещание с сотрудниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях. На этих совещаниях анализируются номенклатуры дел текущего года, определяется, удачно ли были сформулированы заголовки дел, проверяется соблюдение сроков хранения дел и то, насколько полно отражен в номенклатуре весь комплекс документов, образующихся в деятельности организации. Кроме того, на совещании устанавливаются основные направления корректировки номенклатуры дел.

Номенклатура дел анализируется ведущими работниками подразделения, в нее вносятся новые заголовки дел, уточняются старые заголовки, после чего номенклатура дел перепечатывается и вводится в действие с нового календарного года.

5.2. Формирование дел

Общие принципы формирования дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.

• Работа по формированию дел включает:

• распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

• расположение документов внутри дела в определенной последовательности;

• оформление обложки дела.

В зависимости от организационной формы делопроизводства – централизованной, децентрализованной или смешанной, - документы могут формироваться в дела только в службе делопроизводства или в службе делопроизводства и в подразделениях организации.

Формированием дел в подразделениях занимаются секретари подразделения под методическим руководством службы делопроизводства.

Для того чтобы обеспечить наиболее рациональную организацию хранения дел и обеспечивать быстрый поиск необходимых документов, при формировании дел необходимо соблюдать ряд правил:

• в дела группируются исполненные документы в течение одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, судебные, личные дела, документы выборных органов, которые формируются в дело за период их созыва; документы учебных заведений, формирование которых в дела осуществляется за учебный год и некоторые др.;

• документы постоянного и временных сроков хранения группируются в разные дела, в частности, отдельно следует хранить подлинники и копии документов, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и др., поскольку они имеют разные сроки хранения. В отдельных случаях допускается временное хранение в одном деле документов с различными сроками хранения, если они относятся к одному вопросу, но по окончании календарного года такие документы рекомендуется перегруппировать в отдельные дела;

• в дело помещается только один экземпляр документа, не включаются в дело документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты, проекты документов, размноженные копии, за исключением особо ценных документов, копии которых имеют резолюции, визы, пометки, дополняющие основной документ;

• группировка документов в дела производится в соответствии с отметками исполнителей на документах "В дело №..." и на основании номенклатуры дел;

• документ, помещаемый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов, неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку;

• инициативный документ и ответный документ помещаются вместе как один комплекс документов в одно дело, сопроводительные письма подшиваются с приложениями или с отметкой об их местонахождении;

• сформированное дело должно содержать не более 250 листов. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, дело подразделяется на тома или части.

Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности. Используется несколько способов группировки документов внутри дела:

• хронологический, начиная от более ранних по датам документов и заканчивая более поздними датами;

• вопросно-логический, то есть в последовательности разрешения вопроса, такой порядок, как правило, совпадает с хронологическим;

• нумерационный, то есть по порядку регистрационных номеров, от № 1 и далее;

• алфавитный, от А до Я (в таком порядке располагаются, например, обращения граждан, различные опросные листы, анкеты и некоторые другие документы).