Оформление и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается с архивом организации, Экспертной (экспертно-проверочной) комиссией и утверждается руководителем организации. В государственных организациях номенклатура дел согласовывается также с архивным учреждением, которому передаются документы на хранение.

Номенклатура дел организации составляется в трех или четырех экземплярах, если она согласовывается с архивным учреждением: 1-й экземпляр помещается в дело службы делопроизводства; 2-й – в архив, который согласовывал номенклатуру дел; 3-й – является рабочим экземпляром в службе делопроизводства, 4-й – расходится по структурным подразделениям. Подписи и отметки о согласовании оформляются только на первых двух экземплярах.

В течение года номенклатура дел может дополняться информацией о новых заголовках дел (если они не были предусмотрены заранее), а также сведениями о заведенных делах.

При составлении номенклатуры дел в каждом разделе предусматривают несколько резервных номеров на тот случай, если будет необходимо включить дополнительно какие-либо заголовки. Например, если последнее дело имеет индекс 01-25, резервные номера будут - 01-26, 01-27, 01-28 и т.д.

По мере формирования дел заполняется графа 3 "Количество томов (частей)". В одном деле не должно быть подшито более 250 листов (соответствует толщине дела в 4 см). Если дело превышает установленный объем, следует заводить 2-й том, при этом дело сохраняет единый индекс. Сведения о томах (частях) с указанием хронологических рамок дела вписываются в соответствующую графу номенклатуры дел:

Т. 1 03.01.2009-28.05.2009

В графе «Примечания» служба делопроизводства в течение года делает отметки о заведении дела - «Заведено», как только в дело подшивается первый документ, о переходящих делах - «Переходящее», отметки о передаче дел в другие организации, о местонахождении подлинников документов и др.

В конце года заполняется итоговая запись номенклатуры дел, в ней указывается общее количество сформированных дел и их количество по категориям дел: постоянного хранения, временного свыше 10 лет хранения и временного до 10 лет включительно. Также указывается количество переходящих дел.

Номенклатура дел организации действует в течение года – с 1-го января по 31-е декабря. На предстоящий календарный год номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года, печатается в необходимом количестве экземпляров и вводится в действие с 1 января нового года.

Одна и та же номенклатура дел, если не произошло серьезных изменений в деятельности организации, может действовать в течение 5 лет, но каждому году должен соответствовать отдельный экземпляр номенклатуры.

В течение года в номенклатуру дел могут вноситься поправки и уточнения, не изменяющие сути этого документа, поэтому ежегодно, с наступлением нового года, номенклатура дел перепечатывается с учетом всех изменений.

Если же в деятельности организации произошли серьезные изменения в структуре или функциях, разрабатывается новая номенклатура дел.