Форма сводной номенклатуры дел организации

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных

в _____ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности

Руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности,

Передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Заголовки дел

Формулировки заголовков дел должны быть краткими, четкими и полностью соответствовать смысловому содержанию документов, сгруппированных в деле. Вместе с тем от заголовка требуется максимальная конкретность, исключающая различные толкования.

При составлении заголовков дел следует помнить, что в одно дело могут быть подшиты документы, имеющие одинаковый срок хранения. В дело не должны попадать документы, не соответствующие его содержанию и сроку хранения, иначе в дальнейшем, при передаче документов в архив, придется переформировывать дело с целью исключения из него документов с истекшими сроками хранения или со сроками хранения, превышающими срок хранения остальных документов дела.

При формулировании заголовков дел используются так называемые "признаки заведения дел":

• номинальный признак - указывает на вид документов, сформированных в деле: Приказы генерального директора по основной деятельности за 2002 г. , Протоколы заседаний совета директоров общества за 2002 г. и др.;

• авторский признак - указание на автора документов (организацию или должностное лицо, издавшие документы), например: Приказы генерального директора по личному составу за 2002 г. ;

• корреспондентский признак - указывает на адресата документов, например: Переписка с Главным управлением кадров о повышении квалификации; этот признак используется, как правило, при составлении заголовков дел, содержащих переписку.

• предметно-вопросный признак - указывает на содержание документов дела, например: Акты проверки начисления заработной платы;

• хронологический признак - указание на то, к какому периоду времени относятся документы дела. Как правило, в дела подшиваются документы одного календарного года, за исключением «переходящих» дел, в которых группируются документы за несколько лет. В последнем случае указание на хронологический период обязательно. Например: Справки руководителей ремонтно-эксплуатационных контор Северного административного округа г. Москвы о наличии свободного жилого фонда за 1999-2001 гг.

• географический признак - указание на территорию, на которой расположены организации-корреспонденты, например: Годовые отчеты директоров детских музыкальных школ г. Подольска Московской области.

• Этот признак используется при систематизации большого количества однотипных документов от разных корреспондентов.

Не все признаки одновременно используются при составлении заголовка дела, а только те, которые наиболее полно раскрывают содержание документов дела.

В отдельных случаях в заголовке используется указание на род заводимого дела (дело, переписка). Термин «дело» употребляется при обозначении личных дел, судебных дел, следственных дел, а также при объединении в деле различных документов, связанных между собой последовательностью решения одного вопроса, например: Дело о присвоении знака «Заслуженный работник науки Российской Федерации» Кондратьеву П.П.

Термин «переписка» употребляется при группировке в дело документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более учреждений.

Название учреждения - автора документов в заголовке дела указывается обобщенно: Протоколы заседаний Ученого совета института за 2002 г. (конкретное название института не указывается).

В наименованиях дел с распорядительными документами обязательно указывается год.

При наличии в деле документов нескольких видов, их перечисляют в заголовке: Отзывы и заключения на научные работы сотрудников института.

Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, при формулировании заголовка дела используется слово «документы», а в конце заголовка в скобках перечисляют названия документов, из которых будет формироваться дело: Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, сводки, предложения). Использовать в заголовке слова "материалы", "документальные материалы" не рекомендуется.

При обозначении в заголовке дела корреспондентов необходимо соблюдать дифференцированный подход:

• если переписка ведется с однородными учреждениями, в заголовке они указываются обобщенно: Переписка с предприятиями о поставке оборудования;

• если переписка ведется с одним корреспондентом, то указывают его название: Переписка с ОАО «Аэрофлот» об организации перевозок.

• если переписка ведется с разнородными корреспондентами, они не перечисляются, указывается только вопрос: Переписка о внедрении новой техники.

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается номер формы: Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС).

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела слова "по вопросу": не Переписка по вопросу расчетов с поставщиками продукции, а Переписка о расчетах с поставщиками продукции.